Лингвистическая составляющая коммуникации в процессе управленческой деятельности

Е.В.ЗАЦАРИНИНА, А.В.КОЛОДЕЖНАЯ

к.филол.н., доцент кафедры  гуманитарных и 

естественнонаучных дисциплин  БФ РАНХиГС;

студентка II курса направления Государственное

и муниципальное управление БФ РАНХиГС

ЛИНГВИСТИЧЕСКАЯ СОСТАВЛЯЮЩАЯ КОММУНИКАЦИИ

В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В современной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, знаниями, предложениями и установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс обмена информацией представить как процесс коммуникации. Коммуникации можно и нужно назвать связующим процессом, так как без обмена информацией сегодня не сможет обойтись не одна организация. Одним из важнейших инструментов управления в руках современного менеджера является находящаяся в его руках информация. Используя эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных, поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное и правильное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Хотя коммуникация имеет  широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для  осуществления функции руководства  и лидерства.

Невозможно переоценить важность коммуникации в управлении. Едва ли не всё, что делают руководители, чтобы облегчить достижение целей организации, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют ни работать вместе, ни формулировать цели, ни достигать их.

Согласно исследованиям, руководители тратят на процесс коммуникации от 50 до 90% всего рабочего времени. Это  кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать  свою роль в межличностных отношениях, информационном обмене, процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля.

Поскольку основные функции  руководителя направлены на то, чтобы  сформулировать цели организации и  достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации данных целей. Это значит, что для успеха организации работы индивидов и предприятий необходима эффективная коммуникация.

Хотя роль коммуникации общепризнана, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организаций. Эти данные говорят о том, что обмен информацией представляет собой одну из самых сложных проблем в организациях.

Эффективно работающие руководители хорошо представляют себе суть коммуникационного процесса, обладают навыками устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Коммуникационный процесс  – это обмен информацией между  двумя или более людьми. Но он не всегда так эффективен, как следовало бы, т.е. на деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

Для примера возьмём  факт, проиллюстрированный Ренсисом Лайкерто, американским социальным психологом, исследователем проблем организаций, организационного поведения и управления, внесшим большой вклад в обоснование методов исследования социального поведения. При изучении работы начальников и их подчинённых на одном из предприятий, было выяснено, что в то время как 85% начальников считали, что их подчинённые чувствуют себя свободно при обсуждении деловых вопросов, в действительности только у 51% подчиненных присутствовало это чувство свободы. В другом исследовании начальник отдела зарегистрировал инструкции или передаваемые подчинённым решения по 165 специальным поводам,  но, судя по записям подчинённых, они были осведомлены только о 84 таких сообщениях. Кроме того, во многих случаях передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, обмен информацией – неэффективным.

Джон Майнер, выдающийся исследователь в области управления, указывает, что, как правило, лишь 50% обмена информацией приводит к обоюдному  согласию общающихся. Чаще всего причина  низкой эффективности состоит в  забвении того факта, что коммуникация – это обмен. В ходе обмена обе стороны играют огромную активную роль. К примеру, если вы как управляющий описываете одному из подчинённых, как нужно изменить работу, это только начало обмена. Чтобы обмен информацией стал эффективным, ваш подчинённый должен сообщить вам, как он понимает вашу задачу и ожидания в отношении результатов его деятельности. Настоящий обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает её.

Устная речь по-прежнему остается самым распространенным способом коммуникации. Чтобы вас поняли, мало иметь хорошую дикцию. Вы должны ясно осознавать, что собираетесь сказать. Кроме того, вы должны выбрать такие слова, чтобы ваша мысль была верно, понята. Если человеку предстоит выступить перед большой аудиторией, то он формулирует для себя тезисы или как-то иначе готовится к докладу. Но в обыденной жизни устная коммуникация требует спонтанности, и это может вызвать у человека тревогу, неуверенность и даже страх. Работу над устной речью можно начать с расширения словарного запаса. Если вы ясно понимаете, что именно хотите сказать, и ваш словарный запас достаточно велик, то вы наверняка сумеете точно выразить свою мысль и предотвратите возможные недоразумения.

Можно выделить несколько барьеров:

1. Фонетический, когда говорят на иностранном языке или используют

много специальных либо иностранных слов, говорят быстро или невнятно.

2. Семантический барьер непонимания возникает, когда значения слов

неясны собеседнику  из-за наличия разных смысловых значений и различных смысловых «полей» у людей. Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку слова могут иметь разные значения для разных людей, то, что некто намеревается сообщить, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации.

Семантические вариации часто становятся причиной неверного  понимания, ибо во многих случаях  вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем. Руководитель, говорящий подчиненному, что отчет представляется «адекватным», может иметь в виду, что он полон и отвечает цели. Однако подчиненный может декодировать слово «адекватный» в том смысле, что отчет зауряден и требует значительного улучшения.

Значение слова выявляется через опыт и варьирует в зависимости от контекста, ситуации, в которой оно использовано. Поскольку, у каждого человека свой опыт, и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же значение слову, которое мы ему придали.

Семантические барьеры  могут создавать коммуникативные  проблемы для компаний, действующих  в многонациональной среде. Например, фирма «Дженерал Моторс», выбросив на латиноамериканский рынок модель «Чери Нова», не добилась ожидаемого уровня сбыта. Проведя исследование, фирма к своему ужасу установила, что слово «нова» по-испански означает «она не едет»!

3. Стилистический барьер возникает при несоответствии между

формой сообщения и  его содержанием. Главное в преодолении этого барьера – правильно структурировать передаваемую информацию.

4. Логический барьер непонимания заключён в том, что человек

отказывается воспринимать сообщение, если оно не логично с  его точки зрения. Необходимо учитывать  логику и жизненную позицию собеседника, а также правильно аргументировать свои рассуждения.

Очень важной способностью, связанной с устной речью, является умение удерживать внимание слушателей. Если, выступая с докладом, вы будете смотреть кому-либо из слушателей прямо  в глаза, то его ответное внимание вам будет гарантировано. И наоборот, если вы будете излагать свои мысли монотонным голосом, уткнувшись в заранее подготовленную бумажку, то очень скоро обнаружите, что аудитория не слушает вас. Визуальный контакт с аудиторией полезен еще и потому, что позволяет докладчику оценить реакцию слушателей.

Неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения  проблем. И глубоко осмысливая функцию  коммуникации на уровне организации  и личности, надо стараться снизить  частоту случаев неэффективных коммуникаций. Если это удастся, это значит, что руководитель стал лучше в профессиональном смысле, ведь эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях.

Список литературы:

1. М.Х.Мескон. Основы менеджмента. – Издательство «Дело», 1992. www.bibliotekar.ru/biznes-43/index.htm