Автоматизация процесса обмена служебной документации в органах местного самоуправления и государственной власти

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение          3

1 Основные понятия и классификация служебных

документов в органах государственной  власти и органах местного

самоуправления         6

1.1 Виды служебных документов их классификация и

функции          6

1.2 Документооборот как основа деятельности органа

власти          14

1.3 Российская модель делопроизводства в органах государственной

власти и местного самоуправления      16

2 Автоматизация процесса обмена служебной документации в органах

местного самоуправления и государственной власти   19

2.1 Необходимость автоматизированных систем

документооборота        19

2.2 Требования к автоматизированным системам управления

документацией и выбор подхода к автоматизации

документооборота        22

2.3 Автоматизация обмена документами между органами

власти          26

Заключение         28

Библиографический список       30

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность темы заключается в том, что документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота, позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами.

Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организаций, создающих кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов.

Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

Необходимость автоматизации делопроизводственных процессов и организации электронного документооборота осознается сегодня органами государственной власти и местного самоуправления практически во всех субъектах Российской Федерации.

Объектом данного исследования являются автоматизированные системы управления документацией, а также системы, включающие в себя эту функцию.

Предметом данного исследования являются предпосылки развития и современные условия автоматизированных систем управления документацией позволят определить их достоинства и недостатки.

Целью курсовой работы является изучение теоретических основ организации делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления. Согласно цели в  курсовой работе поставлены следующие

Задачи:

1.определить понятие документооборота;

2.рассмотреть российскую модель обмена служебной документации  в органах государственной власти и местного самоуправления;

3.рассмотреть автоматизацию обмена документами между органами власти.

Методами для написания курсовой работы послужили компиляционный, анализ научной литературы, метод обобщения, сравнительный метод, метод интерпретации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ  ВЛАСТИ И ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ

 

1.1 Виды служебных документов их классификация и функции

 

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений. 1

Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д. Элементы содержания - это структурные части основного текста - обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

– по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию: простые (посвященные  одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме: индивидуальные, когда  содержание каждого документа  имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда  часть документа отпечатана, а  часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.

Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.

- по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный  срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению: служебные, затрагивающие  интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного  лица и являющиеся именными;

- по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.2

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Все многообразие документов классифицируется по таким признакам и основаниям, как:

 способу фиксации (письменные, графические, фото-, кино-, видео-, аудиодокументы);

 содержанию (организационно-распределительные, научно-технические, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, а также документы по личному составу);

 наименованию (уставы, наставления, положения, директивы, приказы, распоряжения, инструкции, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.);

виду (типовые – разрабатываются вышестоящими организациями и носят обязательный характер, примерные – разрабатываются вышестоящими организациями и носят рекомендательный характер, индивидуальные – разрабатываются на местах для внутреннего пользования, трафаретные – печатные или электронные формализованные бланки с нанесенной постоянной частью текста и оставленным свободным местом для переменной информации);

 степени сложности (простые  – содержащие один вопрос, сложные  – содержащие два и более  вопросов);

 месту составления (внутренние  – не выходящие за пределы организации или учреждения, внешние – входящие и исходящие документы);

 срокам исполнения (срочные  – разрабатываемые к заранее  установленным срокам согласно  табелю срочных донесений, внесрочные  – разрабатываемые по мере  необходимости);

 происхождению (служебные – по вопросам служебной деятельности; официально-личные – именные жалобы, заявления, письма и т.п., то есть касающиеся конкретных лиц); 3

 степени гласности (обычные, секретные  – содержащие информацию, отнесенную  к государственной тайне, ограниченного доступа – содержащие конфиденциальную (доверительную) информацию, то есть не подлежащую разглашению по каким-либо причинам);

 юридической силе (подлинные  – выданные в установленном  порядке и составленные с соблюдением  всех правил, подложные – документы, у которых содержание не соответствует истине или они составлены с нарушением установленных правил);

 назначению (подлинник – первоначальный  документ, копия – точное воспроизведение  реквизитов и содержания подлинника  с пометкой «копия», отпуск – полная и точная копия, то есть сделанная одновременно с подлинником под копирку; выписка из документа – копия части документа; дубликат – это документ, выданный взамен утраченного подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу);

 сроку хранения (постоянного срока хранения; временного свыше 10 лет; временного до 10 лет);

 роду деятельности (системы  документации плановой, стандартов  и технических условий, организационно-распорядительной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, по изобретениям и открытиям и т.п.).

Основными требованиями, предъявляемыми к документам, являются:

 своевременность составления (разработки);

 достаточность информации (высокая  информационная емкость);

 достоверность, точность и обоснованность  приводимость доводов и фактов;

 официально-деловой стиль и  язык документа;

 грамотность текста документа  в профессиональном и литературном  отношении;

 логика и краткость (лаконизм) изложения информации;

 ясность документа, исключающая  двоякое понимание содержащейся  в нем информации;

 наглядность;

 юридическая безопасность (документ  соответствует компетенции органа  управления, а его содержание  и оформление не противоречит  требованиям законов и других нормативно-правовых документов).

Функции служебных документов:

Любой документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на: