Защита персональных данных работника

 

 

НЕГОСУДАРСТВЕННАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ АВТОНОМНАЯ

НЕКОММЕРЧЕСКАЯ  ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ИНСТИТУТ БИЗНЕСА И ПОЛИТИКИ»

 

 

 

 

ДИСТАНЦИОННОЕ ОБУЧЕНИЕ

 

 

 

Юридический факультет

 

 

«Трудовое право »

Текущий контроль

Реферат на тему «Защита персональных данных работника»

 

 

Студентки

Седельниковой Анастасии  Дмитриевны

 

обучающегося по специальности  «Юриспруденция»

 

 

 

Содержание

 

Введение             3

1. Общая характеристика сведений, составляющих персональные данные работника и сведения, не отнесенные к персональным данным работника  4

2. Практические вопросы общих требований и условий хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников   8

3. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника               14

Заключение                  19

Список литературы                 20

 

Введение

В наше время общество всецело зависит от получаемых, обрабатываемых и передаваемых данных. По этой причине данные сами по себе приобретают высокую ценность. И тем больше цена полезной информации, чем выше ее сохранность.

Особой ценностью обладает информация, несущая в себе данные о личной, индивидуальной или семейной жизни человека. Ст.2 Конституции  Российской Федерации закрепляет основной принцип современного демократического общества: «Человек, его права и свободы являются высшей ценностью». Соответственно и информация, непосредственно затрагивающая частные интересы человека должны уважаться и защищаться государством.

В повседневной жизни  человека сохранность информации о его жизни зависит от него самого. Но совсем другая ситуация, когда мы обязаны предоставить данные о себе в соответствии с законом третьему лицу, а конкретно – работодателю. Работник в данной ситуации передает конфиденциальную информацию о себе на ответственное хранение. Далее за сохранность данных отвечает уже работодатель.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общая характеристика  сведений, составляющих персональные      данные работника и сведения, не отнесенные к персональным данным      работника.

В Трудовом кодексе под  персональными данными работника  понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ч.1 ст.85 ТК РФ). Принципиальным требованием правил работы с персональными данными является установление личной ответственности сотрудников за неразглашение доверенной им конфиденциальной информации, за сохранность сведений, а также их носителей. В этой связи лицо, получившее право работать с персональными данными, должно принять на себя ряд обязательств: не разглашать доверенные им сведения, неукоснительно выполнять правила работы с персональными данными, обеспечивать надежное хранение носителей конфиденциальной информации.

Также следует незамедлительно  сообщать уполномоченным лицам об утрате ключей, печатей и штампов, давать устные и письменные объяснения по фактам нарушения правил. В число ограничений входят также запреты на совершение определенных действий, могущих повлечь утрату носителей информации или разглашение конфиденциальных сведений, в частности, на передачу персональных данных лицам, не имеющим к ним доступа; на вынос документов из рабочего помещения без служебной необходимости и пр. Перечень указанных обязательств целесообразно отразить в Положении либо должностной инструкции специалиста.

К персональным данным относят  следующие сведения - сведения о  фактах, событиях и обстоятельствах  частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях¹.

Персональные данные – это особый вид конфиденциальной информации, требующей определенные правила работы с такой информацией.

Персональными данными  признается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация². Разглашение сведений, составляющих персональные данные, является важным аспектом деятельности организации, так как за разглашение персональных данных предусмотрены различные меры ответственности.

В настоящее время законодательно определить весь перечень сведений, входящих в состав персональных данных, защищаемых в сфере трудовых правоотношений, практически невозможно. Действительно, "персональные данные работника предназначены главным образом для его специальной идентификации как человека, имеющего и реализующего определенную трудоспособность". Лицо, вступающее в трудовые отношения, может предоставлять многогранную и многоплановую информацию о себе, и эта информация может касаться не только трудовых правоотношений, она может носить универсальный характер.

В российском законодательстве крайне мало императивных норм, за пределы  которых нельзя выйти даже при желании сторон. Прямые запреты, касающиеся сбора информации о работнике, сводятся к следующему:

• работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни в случаях, непосредственно не связанных с вопросами трудовых отношений (в соответствии со ст.24 Конституции РФ работодатель может получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия);
• работодатель не вправе получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

Некоторые юристы считают, что все сведения о работнике  условно можно разделить на две  категории: персональные данные (которые  работодатель вправе собирать) и информация о частной жизни (которую работодатель собирать не вправе). Существует и другое мнение - разделить их на три категории: персональные данные (которые работодатель вправе собирать и в отношении которых он должен соблюдать режим работы с персональными данными), сведения о публичной жизни (которые работодатель вправе собирать, но в отношении которых он не должен соблюдать режим работы с персональными данными), информация о частной жизни (которую работодатель собирать не вправе).

Учитывая отсутствие в законодательстве определения  понятия ”частная жизнь”, вряд ли кто-либо сможет однозначно ответить, являются ли сведения о хобби, вкладах в банке, наличии недвижимости и другая информация о частной жизни работника (которую работодатель не вправе собирать) свидетельствами о его публичной жизни (которыми работодатель может поинтересоваться) или персональными данными работника.

Для трудовых правоотношений характерно, что персональные данные включают в  себя информацию, которая позволяет  работодателю привлечь работника для эффективного выполнения трудовой функции. Она может содержаться в документах, предоставляемых работником при приеме на работу:

- в  документе, удостоверяющем личность  работника;

- в  трудовой книжке работника;

- в  страховом свидетельстве государственного  пенсионного страхования;

- в документах воинского учета (при их наличии);

- в  документах об образовании, квалификации  или наличии специальных знаний или подготовки;

- в  документах медицинского характера;

- в  иных документах, содержащих сведения, необходимые для определения  трудовых отношений, в том числе предоставляемых дополнительно работником по собственной инициативе (резюме, справки, грамоты, дипломы лауреатов различных конкурсов и т.п.); в различных приказах по персоналу, материалах служебных проверок и расследований, докладных и аналитических записках.

Большая часть таких материалов содержится в личном деле, которое складывается из различного рода документации. При прохождении гражданином при устройстве на работу в организацию психологических тестирований тоже должен быть установлен режим защиты персональных данных в части их результатов и сведений, сообщенных в ходе проведения подобных мероприятий.

Среди персональных данных работника должны быть трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, приказы (распоряжения) об изменении условий трудового договора, его прекращении, а также приказы (распоряжения) о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, примененных к работнику. В период действия трудового договора среди персональных данных работника должна находиться его трудовая книжка³. При работе с персональными данными сотрудниками отделов кадров должны соблюдаться следующие основополагающие принципы по их защите:

• личная ответственность руководства предприятия и работников отдела кадров за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела и персональных данных, а также о носителях этой информации;
• разбиение (дробление) персональных данных между разными руководителями предприятия и работниками отдела кадров;
• наличия четкой разрешительной системы доступа руководства предприятия и работников отдела кадров к документам, содержащим персональные данные;
• проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия.

Главным здесь является четкая регламентация функций работников отдела кадров по разным видам документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных. Посторонние лица не должны знать распределение этих функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров. Под посторонними лицами понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники предприятия, функциональные обязанности которых не связаны с работой отдела кадров. Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников отдела.

Должна быть схема доступа работников отдела кадров и руководящего состава предприятия, структурных подразделений к документам отдела, введена личная ответственность указанных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы  работник отдела кадров мог знакомиться  с любыми документами и материалами отдела.

2. Практические вопросы общих требований и условий хранения, обработки, использования и передачи персональных данных работников.

1. Хранение и использование персональных данных работника.

Для обеспечения хранения ПДР необходимо:

1.1. Издание приказа или распоряжения о закреплении за работниками Отдела определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях этих работников, утверждение схемы доступа работников Отдела и руководящего состава Общества, структурных подразделений к документам Отдела; устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в Отделе, организация приема посетителей порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут храниться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

1.2. В часы приема посетителей работники Отдела не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону. На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя.

1.3. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей ПДР по телефону. Ответы на письменные запросы других учреждений и организаций даются в письменной форме на бланке Общества.

1.4. При выдаче справки с места работы необходимо удостовериться в личности работника, которому эта справка выдается. Не разрешается выдавать ее родственникам или сослуживцам лица, которому требуется справка (за исключением случаев предоставления нотариально заверенной доверенности). За получение справки работник Общества расписывается в журнале учета выдачи справок.

1.5. В Отделе дела, картотеки, учетные журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время в металлических запирающихся шкафах. Работникам не разрешается при выходе из помещения оставлять какие-либо документы на рабочем столе или оставлять шкафы незапертыми.

1.6. На рабочем столе работника должен всегда находиться только тот массив документов и учетных карточек, с которым в настоящий момент он работает. Другие документы, дела, карточки, журналы должны находиться в запертом шкафу. Исполняемые документы не разрешается хранить в россыпи. Их следует помещать в папки, на которых указывается вид производимых с ними действий.

1.7. В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы должны быть убраны в металлические шкафы, сейфы. На рабочем столе не должно оставаться ни одной бумажки. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезательной машине.

1.8. Сдачу на охрану и снятие с охраны помещений Отдела осуществляют работники Отдела.

1.9. Уборка помещений допускается только в присутствии сотрудников Отдела.

1.10. Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, имеют гриф «Строго конфиденциально». Материалы с результатами тестирования работающих работников, материалы их аттестаций, также имеют гриф строгой конфиденциальности.

1.11. Личное дело должно обязательно иметь опись документов, включенных в дело. Листы дела нумеруются в процессе формирования дела. Все новые записи в дополнении к личному листку по учету кадров и учетных формах заверяются росписью работников Отдела.