Офисная техника

Содержание.

Введение………………………………………………………………………….3

Офисная техника и ее роль в современном  бизнесе…………………………4

MS Power Point. Возможности создания  электронных презентаций и области  их использования………………………………………………………………5

Практика……………………………………………………………………….12

Заключение……………………………………………………………………...27

Список литературы…………………………………………………………….28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Современное материальное производство и другие сферы деятельности все больше нуждаются в информационном обслуживании, переработке огромного количества информации. Универсальным техническим средством обработки любой информации является компьютер, который играет роль усилителя интеллектуальных возможностей человека и общества в целом, а коммуникационные средства, использующие компьютеры, служат для связи и передачи информации. Появление и развитие компьютеров - это необходимая составляющая процесса информатизации общества.

Непременным условием повышения эффективности  управленческого труда является оптимальная информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и  адаптивностью к внешним воздействиям.  
Информационная технология предполагает умение грамотно работать с информацией и вычислительной техникой.

Информационная технология - сочетание процедур, реализующих функции сбора, получения, накопления, хранения, обработки, анализа и передачи информации в организационной структуре с использованием средств вычислительной техники, или, иными словами, совокупность процессов циркуляции и переработки информации и описание этих процессов.

 

 

 

 

 

 

 

 

Офисная техника и ее роль в современном бизнесе.

Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

К офисной технике в широком  смысле можно отнести любые технические  средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек  и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком  смысле относят лишь технические  средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

Во второй половине XX столетия стремительными темпами начали развиваться всевозможные технические средства, предназначенные  для автоматизации выполнения деловых  операций, повышения производительности труда и эффективности работы сотрудников и снижения затрат в  компаниях. Сегодня офис любой компании оснащен широким спектром офисной  техники, которая должна быть оптимально подобрана по составу и функциональным возможностям. Для того чтобы затраты  на приобретение офисной техники  окупились, ее потенциал должен быть использован на 100%. В широком смысле к офисной технике можно отнести  любые приборы, устройства и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них  и заканчивая компьютерами. Компьютерная техника стала весьма разнообразной, появилось огромное количество дополнительных периферийных компьютерных устройств. В связи с быстрым техническим  прогрессом постоянно появляются новые  усовершенствования и модели офисной  техники, которые можно отнести  одновременно и к той и к  другой группе. Так, например, компьютеры, которые раньше считались средством  для обработки документов, в настоящее  время можно считать и средством  коммуникации; принтер может относиться как к средствам компьютерной техники, так и к средствам  тиражирования. Кроме того, в настоящее время преобладает тенденция объединения разных технических средств в компьютерные сети различного масштаба, и компьютеры стали базой для интеграции различных средств организационной техники. Таким образом, в целом офисные технические средства можно разбить на следующие группы:

Компьютерная техника — это  средства, предназначенные для обработки  и хранения информации, являющиеся базой интеграции всех современных  технических средств. К ним относятся  компьютеры, компьютерные сети, принтеры, сканеры и другая компьютерная периферия. Функциональные возможности различных  моделей компьютеров различны. Они  зависят от комплектующих устройств  и от периферийных компьютерных устройств, подключенных к компьютеру. К комплектующим  устройствам, влияющим на быстродействие и возможности компьютера относятся: материнская (системная) плата; жесткий  диск (винчестер); внешние запоминающие устройства; клавиатура; указательные устройства; монитор; модем; принтеры; сканеры; цифровые фотокамеры; источники  бесперебойного питания. Выбор компьютерной техники для офиса зависит  от направления деятельности офиса  и задач, решаемых сотрудниками с  помощью этой техники.

Коммуникационная техника - это средства, предназначенные для передачи информации, которые могут функционировать как самостоятельно, так и в комплексе со средствами компьютерной техники.

 

MS Power Point. Возможности  создания электронных презентаций  и области их использования.

Программа MS Power Point является специализированным средством автоматизации для создания и оформления презентаций, призванных наглядно представить работы исполнителя группе других людей. Программа обеспечивает разработку электронных документов особого рода, отличающихся комплексным мультимедийным содержанием и особыми возможностями воспроизведения. MS Power Point позволяет разрабатывать следующие документы:

1. презентации, рассчитанные на распечатку на прозрачной пленке с целью их демонстрации через оптический проектор;
2. презентации, рассчитанные на распечатку на 35-мм диапозитивной фотопленке с целью их демонстрации через оптический слайд-проектор;
3. презентации, рассчитанные на воспроизведение через компьютерный проектор;
4. материалы презентации для автономного показа на экране компьютера;
5. материалы презентации для публикации в сетевом окружении с последующим автономным просмотром;
6. материалы презентации для рассылки по электронной почте с последующим автономным просмотром адресатами;
7. материалы презентации для распечатки на бумаге с целью последующей раздачи.

Любой документ MS Power Point представляет собой набор отдельных, но взаимосвязанных кадров, называемых слайдами. Каждый слайд в документе имеет собственный уникальный номер, присваиваемый по умолчанию в зависимости от места слайда. Последовательность слайдов в документе линейная. Слайды могут содержать объекты самого разного типа, например: фон, текст, таблицы, графические изображения и т.д. При этом на каждом слайде присутствует как минимум один объект - фон, который является обязательным элементом любого слайда.

 

 

 

 

Объекты в приложении Power Point

 

Параметры объекта  «Слайд»

Группы инструментов среды Power Point.

В процессе создания презентации  будут использованы предоставляемые  средой Power Point группы инструментов.

 

 

 

Запуск MS Power Point

Запуск программы можно  осуществить разными способами:

1. Наиболее простой из них заключается в использовании кнопки Панели быстрого запуска или Рабочего стола.
2. Если таких кнопок нет, то выполните команду Пуск – Программы -Microsoft Power Point.

После запуска появляется окно программы с открытым диалоговым окном MS Power Point. В окне предлагается выбрать форму работы по созданию презентации:

1. Мастер автосодержания можно использовать для быстрого создания презентации с типовой структурой. В этом случае на экран поступит диалоговое окно Мастера, который будет задавать вопросы. Пользуясь вашими ответами, Мастер за несколько шагов создаст "черновик" профессиональной презентации из 8-15 слайдов, который приблизительно будет соответствовать вашему замыслу. Затем эту презентацию следует отредактировать.
2. Шаблон оформления позволяет взять за основу своей презентации один из готовых шаблонов Power Point. При выборе этого раздела и нажатии кнопки OK, на экране появится диалоговое окно Создать презентацию с тремя вкладками. На вкладке Шаблон оформления можно выбрать дизайн оформления слайдов.
3. Пустую презентацию. Если активизировать этот раздел, то о создании своей презентации вам придется позаботиться самим. (Слайд 6)

Открыть презентацию. Этот раздел позволяет загрузить готовую презентацию с жесткого диска, или другого съемного носителя.

В левой части окна приложения находится область Структура или Слайды для переключения между режимами Слайды и Структура. По умолчанию в области Структура - Слайды устанавливается режим Слайды, т.е. отображается панель Слайды. В этом режиме в этой области отображаются миниатюрные изображения слайдов, входящих в презентацию.

 

В режиме Структура в этой области отображается иерархическая структура, содержащая заголовки и тексты слайдов презентации. Перед заголовком каждого слайда стоит номер и значок. Основной текст, включающий до пяти уровней отступов, расположен после каждого заголовка. В центре приложения находится область слайда, в которой отображается слайд. Режим обычный - это основной режим для создания, редактирования и форматирования отдельных слайдов. Ниже главного окна находится область заметок. В этой области к каждому слайду можно добавить заметки докладчика, которые не отображаются в режиме показа слайдов. Строка меню предоставляет доступ ко всем важным командам программы Power Point. Панели инструментов предоставляют быстрый доступ к используемым командам. В Power Point используется группа команд меню Показ слайдов вместо меню Таблица редактора Word. На панели форматирования размещены следующие инструменты: Конструктор и Создать слайд. При выборе кнопки Конструктор в области задач отображается панель Дизайн слайда, в которой размещены три раздела: Шаблоны оформления; Цветовые схемы; Эффекты анимации. С помощью команд этих разделов можно к слайду применить шаблон оформления, цветовые схемы и эффекты анимации. При выборе на панели инструментов команды Создать слайд, в области задач отображается панель Разметка слайда, с помощью которой можно изменять разметку слайдов (Макет текста, Макет содержимого, Макет текста и содержимого). Бегунок линии прокрутки позволяет переходить между слайдами, а не по тексту в пределах одного слайда. Кроме того, во время перетаскивания бегунка редактор показывает номер и название каждого слайда.

Кнопки режима просмотра слева от горизонтальной полосы прокрутки, позволяют быстро переключиться в один из режимов просмотра Power Point (Обычный режим, Режим сортировщика слайдов, Показ слайдов). В левой части строки состояния отображается номер слайда, над которым идет работа в данный момент, и тип создаваемой презентации.

Режимы просмотра:

Для эффективного применения Power Point при создании и редактировании презентаций необходимо использовать различные режимы просмотра документов. Режимы представляют собой разные способы отображения слайдов на экране. К основным режимам, применяемым в Power Point, относятся: обычный режим и режим сортировщика слайдов. Переключение режимов отображения можно осуществлять в меню Вид (Обычный, Сортировщик слайдов, Показ слайдов, Страницы заметок). Переключение режимов можно также осуществлять с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки (Обычный режим, Режим сортировщика слайдов, Показ слайдов).

Режимы отображения  слайдов:

Режим «Обычный». В этом режиме в окне приложения отображаются три области: Структура - Слайды; область Слайда; Заметки к слайду. Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы. 
          Режим «Сортировщик слайдов» – это режим, в котором все слайды презентации отображаются виде миниатюр. В этом режиме можно легко перемещать слайды, изменяя порядок их следования в презентации. 
         Режим «Показ слайдов» - это режим, с помощью которого можно просмотреть презентацию на экране. 
         Режим «Страницы заметок» – режим просмотра, в котором к каждому из слайдов можно добавить заметки докладчика. В верхней половине страницы появляется уменьшенное изображение слайда, а в нижней половине отображается большая панель для текста заметок.  
 

 

 

 

 

 

 

 

1. В данной задаче для формирования базы данных используются следующие показатели:

• ФИО;

• Табельный номер;
• Дата рождения;
• Образование;
• Должность;
• Разряд;
• Адрес
• Кол-во детей;
• Оклад;
• Районный коэффициент;
• Подразделение;
• Ученая степень;
• Интенсивность;
• Вредность.