Планирование и оценка информационных систем в малом бизнесе

Планирование и оценка информационных систем в малом бизнесе.

Для того чтобы иметь хорошую информационную систему необходимо планировать ее создание. Именно поэтому вопрос планирования информационных систем следует рассмотреть.

Процесс планирования должен начинаться с оценки текущей ситуации, определения миссии информационной системы, интенсивности использования информации, пользователей, оценки среды организации, места на рынке, ее сильных и слабых сторон, выработки стратегии, которая должна лечь в основу бизнес-плана по созданию информационной системы.

Подход, описанный здесь, к планированию информационных систем предложен Д.P. Трутневым (см.: Trutnev О. Information Systems Management. IMISP, МВА Program. St. Petersburg, 1998.)

Планирование позволяет:

        создавать планы информационных систем, поддерживающие бизнес-направление фирмы;

        ориентировать разработчиков на конечные бизнес-результаты, а не на окончание проектов информационных систем;

        эффективнее использовать ресурсы информационной системы;

        закладывать большую управляемость и лучшую интеграцию существующих и будущих систем;

        быть уверенным в том, что ИС будет соответствовать общему направлению развития организации;

        учесть мнение конечных пользователей;

        создавать условия для правильного реагирования на непредвиденные ситуации.

Самая простая идея планирования – это придерживаться прагматичной стратегии (в зависимости от событий и идей), то есть обращаться с информационными проектами как с "проектами делового развития". Нужно осуществить проект по развитию бизнеса, и все вовлеченные в него должны это понимать, а не руководствоваться вводящим в заблуждение энтузиазмом по поводу самой информационной системы или технологии.

При таком подходе информационные системы должны рассматриваться как технические части проектов общего усиления организации, а не как отдельные проекты самих систем.

Ключевые вопросы при оценке проектов:

1.      Как этот проект поможет мне достичь целей?

2.      Подходит ли он мне технически?

3.      Является ли он лучшим использованием ресурсов?

Процесс планирования информационной системы должен начинаться с оценки использования информации и информационной технологии во всей организации и с оценки самой по себе информационной системы. Оценка информационной системы может происходить при помощи внутренних и внешних экспертов, конечных пользователей.

Другой альтернативой может стать полная оценка, произведенная внешней фирмой на заказ и представленная главному менеджеру.

Оценка в любом случае должна представлять собой сравнение текущего уровня использования информации и информационно технологии с системой стандартов, которые могут представлять собой нормы в отрасли, оценку предыдущей деятельности, аналогичные параметры ведущих фирм, кроме того, отношения пользователей с системой.

Другой важной частью оценки является пересмотр миссии отдела, занимающегося информационной системой. Действия отдела должны быть оценены в свете этой миссии.

Миссия может быть лучше всего определена путем выделения отдельных аспектов из всей стратегии организации, устанавливающих требования для информационной системы.

Последующие два шага планирования включают в себя формирование взгляда на информацию и информационную архитектуру в будущем. "Информационное видение" - это термин, который означает будущее использование информации и менеджмента организации, а архитектура информационных технологий описывает способ, которым информационные ресурсы должны использоваться, чтобы соответствовать этому видению.

Вместе они преобразуют взгляд на будущее информации и ее использование и управление в систему правил, картинок, схем и т.д, в рамках которых должна действовать организация и принимать решения.

В информационную архитектуру следует включить:

Управленческую архитектуру:

        роль менеджера-пользователя и т.д.;

        системы менеджмента;

        связывающий механизм бизнес-плана;

        механизмы ИС планирования и контроля.

Техническую архитектуру:

        инфраструктуру;

        расположение;

        рабочие станции и т.д.;

        данные (владение и деление, защита и т.д.);

        операции.

Каков бы ни был механизм развития информационного видения и архитектуры, обсуждение должно продвигаться следующим путем:

        обзор текущей ситуации;

        анализ стратегического направления в бизнесе;

        рассмотрение основных трендов технологии;

        идентификация видения роли информации;

        определение архитектуры;

        связь видения и архитектуры;

        план изменений.

Решения по поводу видения и архитектуры должны стать входом к процессу планирования. Существует также ряд преимуществ создания подобного видения и архитектуры.

Для оценки проектов есть много формальных и неформальных методов. Оценка реализуемости, времени на реализацию и следствии реализации происходит постоянно в больших проектах, но для малого бизнеса эти методы выглядят достаточно сложными.

Следует подходить к проекту прагматично: он должен быть подходящим по времени, по затратам и по качеству.

Если же бизнес относительно нов для информационных технологий, то  можно добиться прогресса только "путем проб и ошибок".

Поэтому имеется больше причин для поиска помощи в решении возникающих вопросов и разбивки проекта на простые шаги, чтобы можно было больше учиться на своих успехах, чем на своих промахах.

Выход из данной ситуации заключается в целом ряде решений, предлагаемых в рамках современных подходов построения информационных систем.

Прежде всего, нужно обеспечить связь информационной системы с бизнес-планом. Важные решения принимаются на основе понимания стратегии компании. Этому подчиняются частные решения.

Использовать готовые решения в виде пакетов прикладных программ или прототипы информационных систем и технологий (т.е. готовых к использованию систем, которые надо только установить и наполнить данными).

Выбор должен осуществляться на основе альтернатив. Наконец, просто арендовать информационную систему.

4