Лідерство

Кредитный лимит/отсрочка платежа:

Предоставляется в единичных случаях, только ключевым футбольным клубам Украины и может составлять не более 25% от суммы договора. При этом отсрочка платежа составляет не более 60 дней. В случае превышения суммы кредитного лимита или отсрочки платежа, необходимо согласование с сотрудником отдела контроллинга московского офиса – Старшим кредитным контролером (Senior credit controller).

В отдельных случаях клиентам team также может предоставляться кредитный лимит на одноразовую отгрузку не более 100 тыс. грн. и отсрочка платежа не более чем 30 дней, необходимо согласование с кредитным контроллером.

Кредитный контроллер оценивает финансовые риски по сотрудничеству с клиентом и предоставляет на рассмотрение Старшему кредитному контроллеру свои расчеты по коммерческим условиям

3. Глобальные партнеры /Special sales deals

Данные поставки носят единоразовый характер и являются в большей  части маркетинговыми, нежели коммерческими  операциями. Под Глобальными партнерами подразумеваются международные компании как McDonalds, Coca-Cola, Carlsberg и т.д.,  этим и обусловлены следующие кредитные условия:

 

Порядок согласования коммерческих  по special sales deals условий указан в п.2.1

Скидка 50%

Отсрочка платежа не более 60 дней

Кредитный лимит определяется в  размере 100% от суммы договора.

 

 

 

4. Контроль за выполнением коммерческих условий договора

 

Все коммерческие условия (включая  скидку, объем заказа, кредитный  лимит, отсрочку платежа) фиксируются в договоре с клиентом.

Для клиентов, работающих на системе  постоплаты, предусматривается понедельный/помесячный график платежей. Контроль за выполнением  данного графика лежит на кредитном  контроллере. В случае, если клиент не выполняет условия платежей, кредитный  контроллер блокирует дальнейшие отгрузки клиента в системе до момента  получения оплаты и передает информацию в юридический отдел о сумме  просрочки/недоплаты. Юридический отдел  информирует клиента о нарушении  договорных условий - клиентам высылаются письма с официальным уведомлением о нарушениях.

В случае, если клиент произвел оплату после получения письма в течение 15 дней после окончания срока, предусмотренного на ответ клинта, кредитный контроллер  разблокирует клиента и его поставки возобновляются.

 

В случае, если клиент не произвел оплату после получения письма в течение 15 дней после окончания срока, предусмотренного на ответ, юридический отдел. принимает  решение о целесообразности начала процедуры принудительного взыскания  задолженности (судебное разбирательство, третейское разбирательство, международный  коммерческий арбитраж, привлечение  коллекторских организаций и  проч.).

Решение о принудительном взыскании  задолженности принимается руководителем  юридического отдела. На данное решение  влияют:

- сумму задолженности, 

- место нахождения ответчика, 

- его платежеспособность,

- наличие активов, 

- юридическую обоснованность позиции  ДП «Адидас-Украина»

 

 

 

4. Сессия предзаказа

За месяц до проведения сессии предзаказа кредитный контролер подготавливает Коммерческие условия, содержащие основные финансовые критерии работы на сезон.

Кредитный контролер готовит прогноз рейтингов клиентов, ожидаемых на предзаказ, на основании их текущей работы, а также соответствующие данным рейтингам коммерческие условия.

Приглашенный на предзаказ клиент размещает заказ (персональный файл программы Order с перечнем артикулов и размеров, которые он готов реализовать в течение сезона) на основании предоставленных ему условий. Клиент и ДП «АДИДАС-УКРАИНА» подписывают Контракт и приложение (поартикульную спецификацию) к нему (далее по тексту такое приложение к Контракту именуется как «поартикульная спецификация») в течение 5 дней с момента окончания процедуры предварительного заказа.

После размещения предзаказа, возможно его уменьшение – дропы артикулов, связанные с отказом фабрик в пошиве и поставке товара. В этом случае контракт подписывается на уменьшенную сумму, скидка от розничной цены остается такой же, как было оговорено в Контракте.

Контракт содержит информацию об объеме предзаказа, предоставленной скидке, размере депозита и сроках его оплаты.

Контракты подготавливаются Специалистом по работе с клиентами, визируются Юридическим отделом, Кредитным контролером, Главным бухгалтером и подписываются Операционным Менеджером Украины. Данные контракты заносятся в карточку клиента и затем проверяются кредитным контролером.

Отчетность и контроль:

Ответственным за сбор Контрактов является ассистент Юридического отдела. Ответственным за хранение Контрактов является Юридический отдел.

5. Депозит

Для клиентов, работающих по предзаказу, обязательным условием является размещение депозита. Размер депозита зависит от рейтинга клиента. Как правило, это 9% от объема, предварительно заказанного клиентом товара в денежном выражении. Для новых клиентов размер депозита составляет 50%.

Депозит должен быть оплачен до начала отгрузок по коллекции в сроки, указанные в контракте.

Данный депозит является гарантией выполнения клиентом своих обязательств по контракту в течение всего сезона и засчитывается ему в качестве оплаты за последнюю отгрузку. В случае ненадлежащего исполнения условий контракта, депозит подлежит изъятию в пользу Компании.

6. Роспуск предзаказа

При частичном или полном роспуске предзаказа к клиенту применяются следующие санкции:

- при частичном роспуске клиент лишается части внесенного депозита, рассчитанной пропорционально сумме распущенного товара. За последующее размещение предзаказа с клиента будет взыматься новый депозит. Скидка пересчитывается по новому уменьшенному объему. Если до этого уже были отгрузки, то счета перевыставляются с учетом новой скидки. На уменьшенный объем Специалист по работе с клиентами формирует дополнительное соглашение со спецификацией по товару.

-при полном отказе от предзаказа клиент лишается внесенного депозита.

Процедура роспуска предзаказа

На основании полученной информации, ответственный Менеджер или Специалист по работе с клиентами заполняет заявку на роспуск, прилагая к ней информационное письмо клиента. После согласования с кредитным контролером, Специалист по работе с клиентами распускает товар.

 

 

7. Свободный склад

Коммерческие условия для отгрузок клиентам со свободного склада устанавливаются Отделом контролинга и согласовываются оптовым отделом на каждый сезон. Приказ по скидкам подписывает Директор Компании.

Отгрузка товара клиентам Компании осуществляется только при наличии 100%-ной предоплаты, либо банковской гарантии, выданной банком, одобренным Отделом казначейства.

Документы, касающиеся отгрузок клиентам TEAM, хранятся в оптовом отделе, за исключением договоров и транспортных накладных.

8. Лот

Под лотом подразумевается отгрузка товара в течение текущей коллекции со свободного склада, либо сформированный заказ оптового клиента, от которого он отказался по каким-либо причинам. Лот могут разместить как новые, так и постоянные клиенты Компании на следующих условиях:

• Скидка от объема, аналогично предзаказу
• Без депозита
• Коммерческие условия – предоплата

На лот Специалистом по работе с клиентами оформляется отдельный договор.

9. Санкционирование заказов

1. Специалист по работе с клиентами создает в системе заказ и подтверждает его у клиента. Условия платежа, скидка и цены в созданном заказе основываются на коммерческих условиях, установленных для данного сезона.

2. Специалист по работе с клиентами формирует SO (заказ), проставляет фазу «Executing of Financial control» и направляет ответственному кредитному контролеру запрос на санкционирование по электронной почте. Сообщение должно содержать номер заказа и информацию о платеже.

Заявки на санкционирование заказов оптовых клиентов принимаются в соответствии с графиком отгрузок товара со склада.

3. Получив заявку, кредитный контролер проверяет заказ на соответствие предоставленным клиенту условиям и ставит разрешение на отгрузку (Function→Sanction), а так же отправляет заказ на склад для начала сбора товара.

10. Возврат товара

В соответствии с «Законом о защите прав потребителей» и  товар может быть возвращен продавцу в течение 14 дней в надлежащем товарном виде.

 

Каждый возврат оформляется кредитной нотой.

Кредитные ноты (далее SK) делятся на группы в зависимости от кода причины:

1. Коррекция;
2. возврат не бракованного товара (включая обмен размеров);
3. возврат бракованного товара;
4. недостачи (по вине склада, по вине транспортной компании).

Коррекции

Такого рода SK создаются для исправления ошибок в учтенных заказах. Это может быть корректировка цены, скидки, курса валюты, клиентского номера. Любая SK  должна сопровождаться созданием нового корректного заказа.

Процедура

- специалист по работе с клиентами создает SK и правильный заказ в системе (со ссылкой на номер SK), заполняет заявку с указанием причин коррекции и передает на рассмотрение кредитному контролеру в электронном виде

- кредитный контролер проверяет SK и заказ, подписывает заявку и проставляет в них санкции и информирует по электронной почте специалиста по работе с клиентами, который в свою очередь делает запрос в бухгалтерию о необходимости учета.

- бухгалтер учитывает SK и заказ в системе.

Возврат не бракованного товара

Возврат не бракованного товара от клиентов предзаказа не принимается GI.

Данные SK создаются при возврате не бракованного товара, при отгрузке которого были выявлены ошибки сотрудников склада, сотрудников Департамента оптовых продаж или ошибки клиента. GI

Процедура

- Клиент высылает претензию на возврат товара.

- Специалист по работе с клиентами создает SK в системе, заполняет заявку (см. Приложение 3 к Политике) с объяснением причины возврата товара и передает на рассмотрение кредитному контролеру.

- Кредитный контролер проверяет правильность заполнения заявки и ее соответствие SK в системе и ставит разрешение.

- Клиент возвращает товар в розничный магазин в ближайшем городе.

- Клиент в магазине пишет письмо на обмен размеров, с указанием реального количества товара. Директор магазина письменно информирует специалиста по работе с клиентами и ответственного бухгалтера о реальном количестве и ассортименте товара.

- Ответственный бухгалтер создает TR на этот товар и отправляет скан TR в магазин для оприходования товара в системе 1С магазина.

- Магазин приходует товар на основании скана TR.

Для клиентов, отгружающих экипировочный товар, допускается возможность обмена артикула по размеру или по цвету. В этом случае к заявке должен прилагаться запрос клиента с указанием артикулов и размеров и количеств единиц, подлежащих обмену. Запрос должен быть с печатью и подписью клиента.

Процедура аналогичная предыдущей.

Возврат бракованного товара

Претензии от клиентов предзаказа не принимаются, взамен они получают дополнительную скидку 0.75GI%.

Недостачи

Данные кредит-ноты создаются на товар, который в действительности не был поставлен клиенту, но по системе и документам проходит как отгруженный.

Клиент предоставляет акт расхождений, подписанный со своей стороны. При этом претензии принимаются по товару, отгруженному не более 30 дней назад с момента получения заявки.

Недостачи делятся следующим образом:

• недостача по вине склада (недовложение)
• недостача по вине транспортной компании, подлежащая компенсации со стороны перевозчика
• недостача по вине транспортной компании, не подлежащая возмещению из-за отсутствия необходимых документов-доказательств вины перевозчика

Процедура

• Специалист по работе с клиентами, получив от клиента акт о расхождениях, создает в системе SK на основе указанных в акте артикулах. Заносит SK в реестр и передает в отдел логистики для авторизации, установки кода причины и проверки факта недостачи в течение трех дней с момента получения акта от клиента.
• Ответственный сотрудник Департамента логистики проверяет факт недостачи, устанавливает причину недостачи, возможность компенсации транспортной компанией, устанавливает код недостачи.
• Ответственный сотрудник Департамента логистики создает претензию по кредитной ноте, подлежащей перевыставлению на перевозчика, и отправляет ее перевозчику в течение трех дней с момента авторизации кредитной ноты и ежедневно следит за статусом выставленной претензии. После официального принятия претензии перевозчиком направляет ее в бухгалтерию для выставления счета.
• Кредитный контролер авторизует кредитную ноту в системе и проставляет санкцию в системе в течение одного дня с момента получения кредитной ноты  и передает сведения специалисту по работе с клиентами.
• Бухгалтерия, после авторизации кредитного контроллера, делает проводку кредитной ноты в системе в течение двух дней с момента получения номера ноты от специалиста по работе с клиентами.
• Бухгалтерия по кредитным нотам, компенсируемым перевозчиками на основании претензии, созданной отделом логистики и принятой перевозчиком, создает счет на оплату и выставляет его перевозчику в течение трех дней с момента получения претензии. И ежемесячно отслеживает получение денег или акта взаимозачета от перевозчика.