Документооборот в организации

Подпись первичных документов

Руководитель организации  по согласованию с главным бухгалтером  утверждает перечень лиц, имеющих право  подписи первичных документов. Должно быть ограничено количество лиц, имеющих  право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих  материальных ценностей. Документы, которыми оформляются операции с денежными  средствами, подписываются руководителем  организации и главным бухгалтером  или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа власти). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между  руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций, первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению по письменному распоряжению руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Порядок составления, приемки и обработки документов

 

 

Первичная документация составляется в основном оперативными работниками, а не работниками бухгалтерского учета. За достоверность содержащихся в документах данных, а также за добросовестное его составление  несут ответственность должностные  лица, подписавшие этот документ.

Приемка документов от оперативных  работников осуществляется бухгалтерией. Главным бухгалтером предприятия  устанавливается документооборот, точно определяющий порядок, место  и время происхождения каждого  документа с момента его составления  до сдачи в архив и график движения документов от каждого из цехов, участков, отделов, и каждого работника  с указанием работ, которые каждый из них должен выполнить в строго установленные сроки.

Обработка документов в бухгалтерии  включает следующие этапы учетных  работ: приемку, проверку, группировку  и бухгалтерское оформление.

При приемке документов бухгалтерия  устанавливает соответствие сводного документа (отчета, реестра) с прилагаемыми первичными документами.

Представленные документы  подвергаются проверки как с точки  законности операции (по существу), так  и по форме – правильности оформления документа, а также правильности арифметических вычислений и подсчетов, после чего принимаются к учету.

Проверка по существу состоит  в том, что по документам контролируется правовая сторона совершенных хозяйственных  операций, не нарушают ли они действующее  законодательство РК, договоры, инструкции, приказы и т. д. Документы по хозяйственным  операциям, которые нарушают действующее  законодательство и установленный  порядок приема, оприходывания, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных запасов и др. активов, бухгалтерия не принимает к исполнению и оформлению.

Проверка правильности оформления документов состоит в том, что  проверяется полнота заполнения реквизитов, наличие соответствующих  подписей, правильность технического оформления, соблюдены ли правила  исполнения ошибок и т. д.

Проверка арифметической правильности документов заключается  в том, что путем тщательного  пересчета проверяют правильность таксировки, подсчета итогов и т. д.

Документы, в которых операции учтены только в натуральных измерителях, исчисляют в денежном измерителе. По операциям внутреннего перемещения  товарно - материальных запасов производится встречная проверка документов по материально ответственным лицам, представляемых параллельно в бухгалтерию (у одних приходные, а у других расходные). Встречная проверка осуществляется и в ряде других случаев, когда представлены в бухгалтерию параллельные документы.

После проверки и утверждения  некоторых документов (отчетов материально-ответственных  лиц) производится их бухгалтерская  обработка. Целью обработки является подготовка документов к дальнейшим записям.

Проверенные документы группируются по однородным признакам совершенных  операций. Документы, отражающие движение денежной наличности в кассе, группируются в одну группу; движение материальных запасов в другую по материально  ответственным лицам; по расчетам с  рабочими и служащими по заработной плате – в третью; с выписками  банков – в четвертую и т. д. В этих целях обычно составляют так  называемые группировочные листы (накопительные ведомости), применение которых позволяет сократить число бухгалтерских записей, сократить затраты на ведение бухгалтерского учета.

Группировочные листы, накопительные ведомости и машинограммы (при компьютеризации) с приложенными к ним оправдательными документами служат основанием для бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета.

В обработке документов одним  из наиболее сложных видов работ  является корреспонденция счетов. Неточности приводят к неправильному отражению  хозяйственных операций в бухгалтерском  учете.

Указание корреспондирующих  счетов (или котировка) проводится непосредственно  на документах. Для этой цели в документах отведено специальное место. Котировка  документов находит свое внешнее  отражение в виде счетных формул, которые были указаны в главе 3 (счета бухгалтерского учета и  двойная запись).

Обработка первичных документов завершается составлением бухгалтерских  статей, или, как их нередко называют проводок.

Бухгалтерские статьи по корреспондирующим  счетам называют котировкой документа. Они бывают простые и сложные. Простыми называются такие статьи, в которых корреспондируют только два счета – один по дебету, другой по кредиту.

Сложной считается такая  статья, к которой одновременно корреспондируют  более двух счетов, причем один дебетуется и несколько счетов кредитуются или наоборот.

Обработка документов заканчивается  указанием корреспонденции счетов.

В документах бухгалтерского оформления обычно не пишут полное наименование счетов, а указывают  только их цифровые шифры. Это сокращенный  объем работ и делает дальнейшие записи на счетах более удобными.

Все документы после обработки  и использования для бухгалтерских  записей хранятся в порядке, установленном  нормативным актом о документах и записях в бухгалтерском  учете предприятий и хозяйствующих  субъектов (организаций).

Документы хранятся в специальных  архивах – текущих и постоянных. В текущем активе, находящемся  в помещении бухгалтерии, хранятся документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии. В постоянном архиве, находящемся в специально оборудованном помещении, хранятся в хронологическом порядке и по видам документы, отчеты прошлых лет под ответственностью главного бухгалтера или лица, им на то уполномоченного.

Выдача дел из бухгалтерского (текущего) архива другим структурным  частям данного предприятия производится только по разрешению главного бухгалтера.

 

Срок хранения документов в бухгалтерском архиве, а также  порядок передачи их по истечении  этих сроков в общий ( постоянный) архив предприятия (субъекта) осуществляется действующими нормативными актами утвержденными в установленном порядке.

 

 

 

3.3 График документооборота

 

График документооборота - это схема, которая характеризует  процедуру перемещения первичных  документов в организации от момента  их создания до момента передачи на хранение. График должен устанавливать  рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число  подразделений и исполнителей для  прохождения каждого первичного документа, определять минимальный  срок его нахождения в подразделении.

 

Единой, определенной законодательством  формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие  составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Как правило, его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений.

 

Например, в трудовом праве  существуют определенные законодательством  сроки выдачи копий документов, связанных  с работой, сроки заведения трудовых книжек, выплаты заработной платы, оформления отпусков, привлечения к дисциплинарной ответственности и наложения  дисциплинарного взыскания и  др. Все это сопровождается оформлением  различного рода документов. Поэтому  начальнику кадров целесообразно оформить и утвердить график документооборота в сфере регулирования трудовых отношений.

 

Начальнику юридического отдела следует продумать и закрепить  в графике документооборота сроки  составления ответов на претензии  в соответствии, например, с законом  о защите прав потребителей, сроки  рассмотрения поступающих на правовую экспертизу договоров, сроки для  регистрации юридических лиц  и др.

 

В бухгалтерии в связи  с наличием строгих, предусмотренных  налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего  процесса движения документов и поддержания  финансового благополучия предприятия.

 

Следующий немаловажный момент в системе документооборота - это  координация обмена документами  различных подразделений и служб  внутри организации. Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия  непрерывен.

 

Например, при удержании  из заработной платы работника бухгалтеру потребуется приказ или иной документ, на основании которого будет производиться  удержание. Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический  отдел.

 

Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор  поставки, необходимо провести его  правовой анализ, что относится к  сфере деятельности юристов организации. И только затем менеджер несет  его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает  при наличии полномочий).

 

Так как приказ по организации  является локальным правовым актом  и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его  реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. Кроме того, если по вине работника, выразившейся в несоблюдении сроков документооборота, организация понесла  убытки, она может в порядке  регресса взыскать их с работника.

 

Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти  документы. Целесообразно каждому  работнику под роспись вручить  выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления  операций с ними.

 

Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать  не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например разработанным на предприятии  должностным инструкциям.

 

В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке  документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а  также закрепляется порядок оборота  каждого вида документа, начиная  от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.

 

В графике документооборота можно выделить следующие этапы  обращения каждого документа:

 

1) составление документа  согласно требованиям, предъявляемым  к его оформлению;

 

2) проверка документов  по форме (проверяются полнота  и правильность оформления, заполнение  обязательных реквизитов) и содержанию;

 

3) утверждение документа  уполномоченными лицами;

 

4) ознакомление с документом  ответственных исполнителей;

 

5) передача документа  (его копий) в соответствующий  отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

 

6) выполнение исполнителями  требований, содержащихся в документе;

 

7) контроль за исполнением документа;

 

8) подведение итогов исполнения  документа и привлечение ответственных  за исполнение лиц к ответственности  за допущенные нарушения;

 

9) сдача и оформление  документов в архив на хранение.

 

Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в  форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно  по-разному, путем как текстуального  описания, начиная от ответственных  исполнителей и заканчивая сроками  прохождения документом отдельных  стадий, так и схематического отображения. Приведем пример.

 

 

Главное - чтобы информация была доступна, понятна и имела  однозначное толкование. В целом  график документооборота позволяет  определить общую совокупность документов, используемых в организации.

Правильное составление  и соблюдение графика документооборота способствует эффективному распределению  должностных обязанностей между  работниками, повышению производительности, оптимизации документооборота и  координации деятельности различных  служб и подразделений внутри организации. Таким образом, график играет важную роль в обеспечении эффективности производственного процесса.

 

Способы хранения бухгалтерских  документов