Документооборот в организации

Чтобы обеспечить надлежащую сохранность архивных документов, некоторые  организации прибегают к созданию собственного архива. Это право закрепляется за коммерческими и некоммерческими  организациями положениями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». При этом у них остается свобода выбора способа хранения бухгалтерских документов — в  своем архиве или на территории специализированно  архивной компании. Рассмотрим подробнее  оба варианта.

 

Организация собственного архива

Если руководство приняло  решение хранить документы своими силами, то оно должно выделить под  архив отдельное помещение, оснащенное средствами хранения документов (например, полками или стеллажами), системой безопасности, а также системой климат-контроля для соблюдения температурно-влажностного режима.

 

Кроме того, исходя из общей  практики хранения архивных документов, можно дать несколько советов  по созданию собственного архива:

 

Если в помещении будущего архива слишком много света, то на окнах нужно повесить светонепроницаемые шторы или жалюзи. В противном  случае важнейшие документы организации  могут выцвести и испортиться  раньше истечения сроков их хранения. 

Если помещение архива находится на первом или цокольном  этажах на оконные проемы рекомендуется  поставить металлические решетки. Кроме того, в целях предотвращения несанкционированного доступа в  архиве можно установить металлическую  дверь.

Необходимо разработать  номенклатуру (систематизированный  перечень) хранящихся в архиве дел. Номенклатура дел позволит сотрудникам  организации сэкономить время при  поиске необходимых документов. Копия  разработанной номенклатуры дел  должна храниться непосредственно  в архиве организации.

Следует разработать регламент  выдачи документов из архива. Не стоит  выдавать бухгалтерские документы  из бухгалтерии или архива организации  сотрудникам других структурных  подразделений. В некоторых случаях  документ может быть выдан по мотивированному  запросу с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение бухгалтерских документов

Сегодня на рынке архивных услуг большой популярностью  пользуется сервис внеофисного хранения документов. При пользовании сервисом функции хранения бухгалтерских и иных документов передаются в руки профессиональной архивной компании. Профессиональные архивохранилища оснащены современным оборудованием и выполняют все требования законодательства, предъявляемые к архивам. В этом их главное отличие от собственных архивов организаций, которые, как правило (особенно в небольших организациях) находятся в весьма запущенном состоянии, поскольку на них не хватает ни средств, ни времени сотрудников.

 

К внеофисному хранению документов обычно обращаются в тех случаях, когда необходимо освободить часть дорогого офисного пространства и снизить издержки, которые связаны с созданием собственного архива и его последующим обслуживанием (аренда площадей, зарплата архивного сотрудника и др.). А для бухгалтера главным преимуществом внеофисного хранения является снижение непрофильной нагрузки за счет передачи обязанностей по работе с документами (создание архива, систематизация документов, поиск, копирование и т п.) специалистам архивной компании.

 

Выбор способа хранения бухгалтерских  документов — собственный архив  или внеофисное хранение — определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота. Как показывает российская практика, при правильном выборе архивной компании внеофисное хранение документов может стать более выгодным с точки зрения финансовых затрат на этапе создания и дальнейшего содержания архива.

 

Штрафы за нарушение порядка  хранения бухгалтерских документов

Если документ был утерян или его содержание стало недоступным  для использования, в случае архивной проверки (подробнее о ней см. «Архивная проверка: опровергаем  опасные стереотипы») или визита налоговой инспекции, проверяющие  могут оштрафовать организацию  или ее должностных лиц — руководителя и главного бухгалтера.

Административный штраф  в размере от 300 до 500 руб. может  быть назначен должностному лицу за несоблюдение правил хранения документов (ст. 13.20 КоАП РФ). Если же по причине отсутствия документов более чем на 10% было искажено содержание бухгалтерской отчетности, бухгалтер  или руководитель могут быть оштрафованы  на сумму от 2 000 до 3 000 руб. за грубое нарушение порядка хранения документов и правил ведения учета (ст. 15.11 КоАП РФ).

 

Самой «дорогой» потерей  для организации может стать  утрата документов, на основании которых  ведется налоговый учет. Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие определенных документов признается грубым нарушением правил учета доходов  и расходов. За данное нарушение  организация может быть оштрафована  на сумму от 10 000 до 30 000 рублей. К таким  последствиям приведет отсутствие первичных  документов, счетов-фактур или регистров  бухгалтерского учета.

 

В случае утраты первичных  документов руководитель организации  должен назначить комиссию по расследованию  причин утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском  учете, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105).

 

В ситуациях, когда бухгалтерские  документы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийное бедствие) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), данный факт должен быть подтвержден  сотрудниками соответствующих органов. Так, при пожаре таким подтверждением является справка службы пожарного  надзора, в случае хищения документов — справка из полиции.

 

Уничтожение бухгалтерских  документов

Первым этапом процедуры  уничтожения документов является оценка документов организации с целью  установления сроков их ранения. Для  экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архив  должна быть сформирована постоянно  действующая экспертная комиссия.

 

Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных  подразделений организации, которые  могут определить ценность  документов и принять решение об уничтожении  тех документов, сроки хранения которых истекли.

 

При ликвидации организации  необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой  организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный  или муниципальный архив (на основании  договора между ликвидационной комиссией  и государственным или муниципальным  архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

 

Если организация не является источником комплектования государственных  или муниципальных архивов, то уничтожение  бухгалтерских документов производится без согласования с архивными  органами. В таких организациях документы, подлежащие уничтожению, определяются после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу — после  подписания руководителем.

 

После того как экспертная комиссия провела экспертизу ценности бухгалтерских документов, ей необходимо подготовить акт о выделении  дел к уничтожению, который содержит список документов с истекшими сроками  хранения. Единой формы акта о выделении  дел к уничтожению нет, и организация должна разработать, а затем утвердить его в индивидуальном порядке.

 

Общая процедура уничтожения  документов установлена в пункте 9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому  делу. Управление документами. Общие  требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007» (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.07 № 28-ст).

 

Обратите внимание: документы  могут быть уничтожены только при  условии проведения инвентаризации за указанный период. Если инвентаризация не проводилась, проводить уничтожение  нельзя.

 

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). К примеру, для дел, составленных в 2010 году, срок хранения начинается с 1 января 2011 года.

 

Для проведения оперативной  утилизации или уничтожения большого объема бухгалтерских документов целесообразно  обратиться за помощью к профессиональным архивистам, которые, помимо всего прочего, помогут исключить риски ошибочного отбора документов на уничтожение. Кроме  того, бухгалтер будет избавлен от необходимости выполнять работу, выходящую за рамки его прямых обязанностей, а документы (включая  акт о выделении дел к уничтожению) будут отвечать всем требованиям  законодательства.

Напоследок отметим, что  уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения влечет административную ответственность. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов бухгалтер может быть оштрафован на основании статьи 13.20 КоАП РФ.