Оформление управленческих документов

Утверждение документа должностным лицом: гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, ее расшифровки, даты утверждения:

 

УТВЕРЖДАЮ

Глава Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга

Подпись А.С. Делюкин

17.01.2009

 

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования учредительного документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕН

приказом Администрации 
Петроградского района 
Санкт-Петербурга 
от 16.01.2009 № 12-п

 

При наличии грифа утверждения реквизит «Дата документа» может отсутствовать.

Гриф утверждения документа располагают в верхней части документа справа, на уровне реквизита «Наименование организации», отступив от  края левого поля документа 10 см.

Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, приведен в Приложении 4.

Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указания об исполнении данного документа

В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, разработка предложений и пр.

Резолюция включает фамилии, инициалы, исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица и дату:

 

Сидоровой О.А.

Жукову П.К.

Прошу подготовить проект

распоряжения Губернатора

Санкт-Петербурга по данному вопросу к 22.05.2009

Личная подпись

15.05.2009

 

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названый первый в резолюции. Ответственный исполнитель готовит обобщающий ответ согласовывая его с другими исполнителями.

Резолюция пишется от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте, либо на отдельном листе формата А6.

Заголовок к тексту кратко отражает содержание документа. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа. Чаще всего он отвечает на вопросы о чём? (о ком?) или чего? (кого?). Допускается отсутствие заголовка к тексту документов, оформленных на бланках формата А5. При регистрации документа его заголовок заносят в соответствующую регистрационную форму.

Отметка о контроле содержит сведения о постановке документа на контроль в процессе его исполнения в целях его обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения документа. Существуют два вида срока исполнения документа типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом, индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный распорядительным документом Администрации или указанный в резолюции.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом «Контроль».

Текст документов Администрации составляют ясным, лаконичным. Его излагают в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка. Терминология, используемая в тексте документа, соответствует терминологии, установленной соответствующими нормативными актами. В тексте документа инициалы располагают после фамилии.

Отметка о наличии приложения оформляется только в случае необходимости. Способ её оформления зависит от содержания текста документа.

Если приложение названо в тексте, то отметка о  наличии приложения оформляется  следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в  тексте, то реквизит оформляют следующим  образом:

Приложение: 1. Приложение о Комиссии по предоставлению экстренной социальной помощи жителям Петроградского района Санкт-Петербурга на 2 л. в 1 экз.

2. Состав Комиссии по предоставлению экстренной социальной помощи жителям Петроградского района Санкт-Петербурга на 1 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметку об их наличии оформляют следующим образом:

Приложение: Договор от 31 марта 2009 г. № 17 и приложения к нему, всего на 25 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывают только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеет ссылка на приложение в тексте документа или нет:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронная канцелярия» в 2 экз.

Если документ направляют нескольким адресатам, а приложение – только одному из них, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в экз. только в первый адрес.

В приложении к правовому акту на его первом листе в правом верхнем углу располагают слова «Приложение №» и указывают наименование распорядительного документа, его дату и регистрационный номер:

 

Приложение № 2

к распоряжению администрации

Петроградского района

Санкт-Петербурга

от 14.01.1009 № 8-р

 

В документах Администрации допускается слова «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центровать эти слова, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Реквизит «Подпись» располагают под текстом документа или под отметкой о наличии приложения, в случае ее присутствия в документе. В его состав входят наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, расшифровка подписи:

 

Начальник отдела здравоохранения 
администрации Петроградского 
района Санкт-Петербурга Подпись  М.М.Пискунов

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Глава администрации Подпись  А.С.Делюкин

 

Начальник отдела 
бухгалтерского отчета 
и отчетности Подпись  Л.В.Чернышева

 

В случае длинного наименования должности его печатают в несколько строк, стараясь добиться того, чтобы длина одной строки не превышала 73 мм, расшифровку подписи располагают на уровне последней строки.

При подписании документа несколькими лицами равных по уровню должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

 

Глава администрации   Глава администрации

Петроградского района   Приморского района

Санкт-Петербурга    Санкт-Петерурга

Подпись А.С.Делюкин  Подпись Ю.Л.Осипов

 

В случает отсутствия должностного лица документ может быть подписан исполняющим обязанности с указанием его фактической должности и расшифровки подписи или с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывают в мужском роде, например:

 

Исполняющий обязанности 
начальника отдела 
социальной защиты населения Подпись  В.Н.кузьмина

 

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации) личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Заместитель главы администрации 
Петроградского района 
Санкт-Петербурга

Подпись Н.С.Соломахина

09.02.2009

 

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документов, то реквизит оформляют в следующем виде:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Письмо Комитета 
по здравоохранению 
от 09.02.2009 № 4-56

 

Реквизит может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делают отметку: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования в этом случае оформляют следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

СОГЛАСОВАНО    СОГЛАСОВАНО

 

Председатель Комитета финансов  Председатель комитета

Санкт-Петербурга    по здравоохранению

Подпись А.А.Никонов  Подпись Ю.А.Щербук

10.04.2009    14.02.2009

 

Согласование документа также оформляется визой согласования документа. Этот реквизит указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Виза включает в себя должность визирующего, его подпись, ее расшифровку и дату написания, например:

 

Начальник юридического отдела

Подпись Н.Г.Леонтьев

25.03.2009

 

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

 

Замечания прилагаются

 

Начальник юридического отдела

Подпись Н.Г.Леонтьев

25.03.2009

 

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Допускается оформление виз на отдельном листе согласования.

Возможно полистное визирование документа и его приложений.

Если в процессе визирования в проект документа вносят существенные изменения, он подбежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Оттиск  печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Санкт-Петербурга становится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством.

Постановление оттиска Гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, или  при санкционировании расходования денежных средств, и материальных ценностей, а так же на других документах, перечень которых приведен в Приложении 5.

Оттиск негербовой печати ставят на копиях документов, направляемых за пределы исполнительных органов, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях архивных документов, за исключением архивных документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.

Оттиск печати нанося таком образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающий документ.

На документах финансового характера оттиск печати ставят таким в специально отведенном месте (как правило, оно обозначено символом «М.П.») без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и его подписи.

Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

На копиях документов оформляют отметку о заверении копии.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или  
часть их.

При заверении  соответствия копии документа подлиннику реквизит оформляют следующим образом:

 

Верно

Начальник общего отдела  Подпись  В.И.Неуймин

26.01.2009

 

В случае заверения документа с копии делают отметку «Копия с копии».

На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам ставят печать.

Если документ необходимо сброшюровать, то на его левом поле делают три прокола, через которые пропускают скрепляющий материал (нить). концы скрепляющего материала выводят на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5 х 6 см), с заверительной надписью, которая затем заверяются печатью, например:

В данном документе прошито  и пронумеровано 6 (шесть) листов   Верно Начальник общего отдела Подпись              В.И.Неуймин «___» _______________ 2009 г.   М.П.

 

Если документ не сброшюрован, то заверяют каждый его лист, на котором имеется текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.

На исходящих документах Администрации оформляют отметку об исполнителе. Ее располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Она содержат инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

 

А.А.Петров

232-32-23

 

На документах, работа с которыми закончена, оформляют отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит содержит ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова  
«В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело подписывает и датирует исполнитель документа или руководитель структурного подразделения, в котором исполнен документ, например: