Оформление управленческих документов

 

Отправлен факс 05.05.2009

В дело № 07-139

Подпись

05.05.2009

 

На поступающих в Администрацию документах оформляют отметку о поступлении документа в организацию. В состав этого реквизита входит порядковый номер документа, дата его поступления в Администрацию, при необходимости указывают часы и минуты поступления.

 

Как видно из представленных правил и примеров оформления реквизитов, применяемых в документах Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга, в этой организации соблюдают правила, установленные ГОСТ Р 6.30-2003.

Можно отметить особенность оформления реквизита «Код организации». В документах Администрации он составной – проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Из представленных примеров видна особенность регистрационных номеров внутренних документов – помимо порядкового номера они содержат буквенное наращение, соответствующее первой букве наименования документа, например: № 9-п (регистрационный номер приказа).

Также существует специфика в оформлении приложений к документу. В самом приложении ставят знак «№» перед цифровым номером приложения, а также допускается слово «Приложение» писать прописными буквами, хотя по общим правилам этого не делают.

В инструкции по делопроизводству более подробно, чем в ГОСТе, рассмотрен порядок заверения копии, приведены примеры того, как надо поступать в случае заверения многостраничного документа.

По непонятным причинам в инструкции не приведено примеров оформления реквизита «Идентификатор электронной копии документа». По общим правилам этот реквизит должен содержать имя файла, а также другие поисковые данные, необходимые для поиска документа, которые устанавливает сама организация.

2.2.3. Виды бланков документов, используемых 
в Администрации Петроградского района

Для бланков документов Администрации применяют форматы бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), что соответствует требованиям  
ГОСТ Р 6ю30-2003. Также допускается изготавливать бланки  на бумаге форматов А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).

Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На формате бумаги А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции, поручения.

Бумага, применяемая для изготовления бланков должна быть белого цвета или, в исключительных случаях слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного изготавливают на бумаге высших сортов.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое не менее 10 мм, верхнее не менее 20 мм, нижнее не менее 20 мм.

При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатают на бланке, последующие – на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.

Образцы гербовых бланков документов Администрации разработаны Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и утверждены Правительством Санкт-Петербурга. Примеры гербовых бланков Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга представлены в Приложении 6 и 7.

2.2.4. Правила подготовки и изготовления документов в Администрации Петроградского района

Официальный характер издаваемых Администрацией документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах предусматривающего:

• единый стиль оформления документа;
• четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;
• правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;
• соблюдение установленных размеров полей;
• правильное размещение заголовка, адресата подписи, приложений;
• одинаковые абзацные отступы;
• правильное построение таблиц.

Документы Администрации изготавливают при помощи средств электронно-вычислительной техники. Их печатают с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размером 12–14 через 1–2 междустрочных интервала.

Текст документа  рекомендуется печатать на бланках  формата А4 через 1,5–2 междустрочных интервала, на бланках формата А5 и А6 – через 1 междустрочный интервал. Между абзацами дополнительные интервалы не допускаются.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как  на бланке, так и без бланка, имеет  следующие размеры полей: левое  – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.

Заголовок к  тексту печатают на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 междустрочный интервал. Деление заголовка на строки выполняется по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не оказывались в разных строках.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 междустрочный  интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 междустрочными интервалами.

Другие реквизиты  документа отделяют друг от друга 2–4 междустрочными интервалами.

Приложения  к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и междустрочные интервалы  при печатании приложении идентичны  размерам, применяемым при печатании  текстов основных документов.

В приложениях, как правило, помещают положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.

Заголовок к тексту приложения располагают по центу. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяют прописными буквами, полужирным шрифтом (ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, СОСТАВ и т.д.). Междустрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками увеличивают на 0,5 интервала.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки располагают по центру. Допускается выделение заголовков разделов полужирным шрифтом.

Если текст приложения оформлен в виде таблицы, то ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически согласовывают с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то ее заголовочную часть повторяют на каждой странице.

При печати документов рекомендуется соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля:

0 см – для печати реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», наименование должности в реквизите «Подпись», «Отметка о заверении копии, а также слов «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1,25 см – для начала абзацев в тексте;

4 см – для расшифровки подписи в реквизитах «Гриф согласования документа», «Визы согласования документа»;

8 см – для реквизита «Адресат»;

10 см – для реквизита «Гриф утверждения документа»;

12 см – для расшифровки подписи в реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения документа».

В документах Администрации прописными буквами, полужирным шрифтом и в разрядку печатают слова: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОСТАНОВЛЯЮ», «ПОСТАНОВЛЯЕТ».

При печати документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруют. Номера листов проставляют арабскими цифрами посередине верхнего поля.

Перечисления в тексте документа выделяют абзацами без проставления в их начале дефиса или других знаков.

Числа, в написании которых используется больше четырех цифр, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы, разделяют пробелом на классы по три цифры в каждом.

Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

• цифры одного числа;
• инициалы и фамилию;
• Число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября);
• знаки №, §, % и цифры, к которым они относятся;
• однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова;
• слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург).

Не рекомендуется делать более четырех переносов подряд в конце расположенных одна под другой строк.

Не рекомендуется оставлять часть слова «не» в начале строки и отрицание «не» в конце строки, например:

 

… граждане хотя …

… многие не хотят …

 

2.2.5. Порядок оформления правовых актов 
Администрации

Правовые акты Администрации оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование Администрации, название вида документа, дату, номер документа, заголовок к тексту, подпись.

Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога О или Об (о чем правовой акт).

Если правовым актом утверждается документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом «Утвердить положение о ...».

В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагают гриф утверждения.

При признании действующих правовых актов утратившими силу в тексте пишут «Признать утратившим (утратившими) силу …».

Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, проводят с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

При существенных многочисленных изменениях действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включается все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта.

В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются конкретные лица, на которых возглавляется контроль за его выполнением, например: «Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации Гаврилова В.А.».

2.2.6. Оформление распоряжений (приказов) 
Администрации

Распоряжение (приказ) Администрации оформляется на гербовом бланке установленного образца.

Обязательными реквизитами распоряжения (приказа) являются: наименование Администрации, название вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись.

Текст распоряжения (приказа) отделяется от заголовка 2–3 междустрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст распоряжения (приказа) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагают цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения (приказа).

Преамбула приказа заканчивается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

Пример оформления распоряжения Администрации представлен в Приложении 8.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы (труд, энергия, полезные ископаемые) можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять.

В любой организации обязательно используется управленческая информация.

Но сама по себе информация не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана и не сохранена. Для того, чтобы она приобрела дальнейшее применение в управлении, она должна быть заключена в официальный документ.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренний организации любого учреждения, предприятия, организации, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источников для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Любая сфера деятельности основывается на законодательной, нормативной базе и методических документах. Работа с документами – не исключение. В данной выпускной квалификационной работе был проведен анализ соответствия управленческих документов конкретной организации нормативно-методическим требованиям. В результате проведенной работы было установлено, что в Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга процесс работы с документами регламентируется инструкцией по делопроизводству, содержание которой не противоречит нормативно-методическим документам, а в некоторых случаях содержит даже более подробные рекомендации.