Управление муниципальных закупок Администрации города Воронежа

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение

Управление муниципальных закупок  Администрации города Воронежа представляет собой структурное подразделение  Администрации города Воронежа (бюджетное учреждение). Оно расположено по адресу: г. Воронеж, ул.Средне-Московская, 10.

Администрация города Воронежа образована в 1989 году. С 2001 года в структуре Администрации  действует Управление муниципальных  закупок.

Управление выступает в роли Единого муниципального заказчика. Оно планирует и утверждает план муниципальных закупок; контролирует размещение и выполнение муниципального заказа; группирует задания на поставку однотипных товаров, работ и услуг для проведения консолидированных закупок; организует и проводит конкурсы на размещение муниципального заказа; ведет реестр закупок города Воронежа; оказывает иные услуги, предусмотренные Положением «Об управлении муниципальных закупок».

Партнеры Управления – свыше 900 учреждений и предприятий. Ежегодно через Управление закупается 100000 единиц номенклатуры продукции на сумму 6 миллиардов рублей.

 

1.  Миссия и цели организации

1.  Миссия организации

Миссия Управления муниципальных закупок: обеспечение прозрачного, эффективного, экономичного и целевого использования бюджетных средств города Воронежа; пресечение  злоупотреблений муниципальных служащих своим служебным положением при закупках продукции для муниципальных нужд; развитие конкуренции в городе Воронеже и расширение налогооблагаемой базы.

2. Анализ миссии

С точки зрения предъявляемых  требований миссия Управления сформулирована верно. Она не несет в себе конкретные указания того, что и в какие сроки следует делать организации. Формулировка ясна и исключает возможность неоднозначного толкования. Большинство сотрудников Управления разделяют положения миссии. Миссия не зависит от текущего состояния организации, форм и методов работы. В ее тексте не упоминается получение прибыли. Из миссии ясно, чем является организация и какова её главная цель.

3. Вариант миссии

Для того, чтобы сформулировать миссию, необходимо определить интересы тех групп людей, которые влияют на организацию. К ним относятся собственники организации (граждане РФ, осуществляющие свои права и обязанности на территории города Воронежа), ее деловые партнеры (юридические и физические лица, федеральные и областные органы власти, а также другие организации, управления и законодательные органы), сотрудники (муниципальные служащие, работающие в Управлении) и представители «внешней среды» (совокупность собственников, партнёров, заказчиков, влияющих на организацию извне).

С учетом интересов вышеперечисленных  лиц миссию Управления можно сформулировать следующим образом: обеспечение  жизнедеятельности граждан города Воронежа путем экономии и увеличения средств городского бюджета, удовлетворяющего потребности граждан.

Оба варианта миссий верно сформулированы и отвечают требованиям. Однако второй вариант миссии более ясен «непросвященному»  человеку, так как не содержит профессиональных терминов и легок для чтения.

4. Ключевые цели организации

Ключевые цели Управления муниципальных  закупок прописаны в миссии организации: обеспечение прозрачного, эффективного, экономичного и целевого использования бюджетных средств города Воронежа; пресечение злоупотребления муниципальных служащих своим служебным положением при закупках продукции для муниципальных нужд; развитие конкуренции в городе Воронеже и расширение налогооблагаемой базы.

Эти цели удовлетворяют следующим  требованиям. Они выделены из миссии, следовательно известны сотрудникам организации (так выполняется требование «согласованность»).  Если они согласованны с сотрудниками – значит они им понятны («понятность»). Так как  Управление муниципальных закупок создано для достижения этих целей, следовательно цели реальны («реалистичность»).

Однако перечисленные цели не соответствуют  таким требованиям как гибкость, конкретность и своевременность. Они  являются ключевыми, то есть они не могут быть гибкими (не могут видоизменяться). Гибкими являются цели , стоящие ниже в «дереве целей». Так же как и миссия, цели не должны нести в себе конкретных указаний того, что и в какие сроки следует делать организации, следовательно, цели не могут удовлетворять этим условиям конкретности и своевременности.

5. Социальные цели по созданию нормальных условий труда

Соблюдение эргономических условий труда. Данные условия регулируются различными ГОСТами, Сан ПиНами - Санитарными правилами и нормами и другими документами, которые фиксируют: физические факторы (шум и вибрацию, микроклимат, электромагнитное излучение), тяжесть и напряженность труда, биологический фактор, травмобезопасность, средства индивидуальной защиты. Также раз  в четыре года проводится аттестация рабочих мест  по условиям труда.

Обеспеченность социальной инфраструктуры состоит из следующих блоков: коммунально-бытовое обслуживание (не проводится); восстановление и сохранение физического здоровья (проводятся субботники, а также работникам даются дотации на санаторно-курортное лечение); общественно–политическая и интеллектуально-культурная деятельность (не поощряется, а даже запрещается «Законом о муниципальных служащих»).

Техническая вооружённость  труда. В отделе контроля исполнения муниципальных закупок технические средства труда следующие: столы; стулья; три компьютера; различного рода лампы.

Здоровый психологический  климат. Здоровый психологический климат достигается через создание корпоративного духа организации, путём соблюдения следующих условий: предоставление сотрудникам такой работы, которая позволяла бы им общаться; проведение с подчинёнными периодических совещаний; обеспечение обратной связи с достигнутыми результатами; привлечение подчинённых к коллективной выработке решений; поощрение у подчинённых творческих способностей.

Правовая защищённость. Деятельность Управления защищена документами: Конституцией РФ; Федеральными законами РФ; Указами президента РФ; постановлениями Правительства РФ; законами и иными нормативными актами Воронежской области; Уставом города Воронежа; постановлениями Воронежской городской Думы; постановлениями администрации города Воронежа; распоряжениями главы города Воронежа.

2. Организационная структура

2. 2.1. Организационная структура

2.1. Анализ организационной  структуры

Управление муниципальных  закупок является структурным подразделением администрации города Воронежа. Структура администрации города Воронежа представлена в "Приложении 1:.Структура администрации города Воронежа".

В соответствии с "Положением об Управлении муниципальных закупок" Управление подчиняется непосредственно Главе города Воронежа. Управление возглавляет начальник Управления, который назначается на должность и освобождается от нее распоряжением Главы города. На период отсутствия начальника Управления исполнение его обязанностей возлагается на одного из двух заместителей начальника Управления (1-й и 2-й заместитель), которые также назначаются на должность и освобождаются от нее распоряжением Главы города.

Управление состоит  из трех подразделений: Отдела конкурсных процедур, Отдела реестров и плана муниципальных закупок и Отдела контроля исполнения муниципальных закупок. Каждое подразделение Управления во главе с их начальниками подчиняются непосредственно начальнику Управления. Назначение и освобождение от должности начальников Отделов проводится распоряжением руководителя аппарата администрации города Воронежа по согласованию с начальником отдела кадровой работы и муниципальной службы. Начальники Отделов осуществляют общее руководство Отделами, дают предложения по назначению и освобождению от должности работников вверенных им подразделений. На период отсутствия начальника исполнение его обязанностей возлагается на главного специалиста соответствующего Отдела.

Штат Управления включает в себя семнадцать человек: начальник  Управления, два заместителя, три  начальника подразделения, восемь главных специалистов, два ведущих и один инспектор. Главные, ведущие специалисты и инспектор подчиняются непосредственно начальникам соответствующих отделов. Прием и увольнение с работы осуществляется приказом руководителя аппарата администрации города по предоставлению начальника Управления, по согласованию с начальником отдела кадровой работы и муниципальной службы. Таким образом, структуру Управления муниципальным заказом можно представить в виде схемы (см. "Приложение 2: Структура Управления муниципального заказа"). Как видно из схем структура администрации города Воронежа - линейно-функциональная, а структура Управления - линейная.

В администрации города Главе города подчиняются как  линейные руководители (заместители по городскому хозяйству, по социально-экономической политике и т.д.), так и функциональные (начальник юридического управления, начальник управления по охране окружающей среды города и т.д.). Линейные руководители управляют только подвластным им муниципальным подразделениям и Управлениям, а функциональные имеют право на контроль всех муниципальных подразделений и Управлений. Тенденция чрезмерной централизации, которая свойственна данной ОСУ, вполне оправдана, так как для нормального управления такой большой организацией необходим постоянный контроль муниципальных подразделений и Управлений через функциональных управляющих.

Структура Управления муниципальным  заказом также эффективна. Для  линейной структуры управления характерны оперативность принятия управленческих решений; четко закрепленная и ясно выраженная личная ответственность; единство и четкость распорядительства. Недостатки, свойственные данной структуре оправданы. Высокая концентрация власти на высшем уровне необходима для точной и отлаженной работы Управления и администрации в целом. Повышенные требования к профессионализму руководителей обоснованны, так как Управление Отделами является стратегически важными как для Управления, так и для администрации. Сложности горизонтальных коммуникаций преодолимы в связи с тем, что подразделения малы по своему количеству и численности работников. Структура Управления - четырехуровневая:

1. Уровень: управление Администрацией города Воронежа.
2. Уровень: управление муниципальным подразделением.
3. Уровень: управление отделами муниципального подразделения.
4. Уровень: исполнители.

Несмотря на эффективность  существующей структуры, не совсем ясна необходимость во втором заместителе  начальника Управления. Предлагается сократить его полномочия путем  распределения его обязанностей между 1-м заместителем, начальником  Управления и начальниками отделов.

2.2. Анализ должностных  инструкций

Для анализа должностных  инструкций выбран штат отдела контроля исполнения муниципальных закупок. Отдел состоит из начальника отдела, двух главных специалистов, одного ведущего и инспектора.

Начальник отдела дает указания сотрудникам отдела; определяет порядок делопроизводства, отчетности и контроля; дает указания руководителям подразделение администрации в рамках своей компетенции, требует и получает от подразделений всю необходимую для деятельности отдела информацию и т.д. Другими словами начальник Отдела контроля исполнения муниципальных закупок представляет в своем лице работу Отдела посредством его руководства.

Главные специалисты  и ведущий работают в команде. Главный специалист составляет программы проведения тематических проверок, участвует в проводимых документальных ревизиях, проверяет номенклатуру, объемы и цены закупаемой продукции; проводит контроль исполнения условий муниципальных контрактов и т.д. Ведущий специалист обязан участвовать в вышеперечисленных работах как в качестве ассистента Главного специалиста, так и в качестве самостоятельного исполнителя. Специалисты имеют право запрашивать все необходимые для своей деятельности документы; контролировать номенклатуру, объемов  и цен закупаемой продукции; контролировать исполнение муниципального заказа и т.д.

Инспектор выполняет  задачи делопроизводственного характера: осуществляет правильный учет входящей и исходящей информации, регистрацию и передачу исполнителям или руководителю; контролирует исполнение документов и информирует руководство об этом; оформляет документы; дает справки по документам и т.д.

Ответственность за деятельность Отдела в целом несет его начальник. Ответственность за разглашение  служебной тайны; достоверность, полноту и качество подготовленных документов; неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на отдельных работников, несет соответствующий сотрудник.

Сотрудники отдела обязаны  творчески подходить к выполнению своей работы. В организации имеют место методы взыскания за "бездействие", то есть работники обязаны помимо выполнения своих непосредственных обязанностей вносить на рассмотрение руководству предложений по усовершенствованию работы подразделения. Возможности для творчества четко прописаны в должностных инструкциях. Специалисты имеют право выступать инициаторами принятия нормативно правовых документов органов местного самоуправления; готовить предложения по устранению нарушений и препятствий исполнения договорных обязательств; проводить семинары и консультации по вопросам Отдела. Некоторые задачи специалисты могут (должны) выполнять самостоятельно (без ассистента и указаний руководителей). Инспектор имеет право вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы отдела.