Управление муниципальных закупок Администрации города Воронежа

Для определения степени  использования предоставленных  возможностей для творчества было проведено тестирование сотрудников Отдела (см. "Приложение 3: Результаты теста по выявлению возможностей к творчеству сотрудников"). Итоги теста показали, что основные проблемы в творческом подходе к работе заключаются во взаимоотношениях с вышестоящим руководством. В первом случае начальство ограничивает независимость тестируемого (возможно, используя авторитарный стиль руководства). Это способствует увеличению творческой заинтересованности сотрудника в своей работе. Однако лишение свободы действий не всегда может обеспечить эффективный процесс творчества. Во втором случае, наоборот, тестируемому предоставляется чрезмерная независимость, что тормозит процесс творчества в целом. Итоговые результаты на среднем уровне (между 22 и 49). Это вполне хороший результат, так как чрезмерная творческая активность (также как и ее отсутствие) могут отрицательно сказаться на деятельности организации.

Отдел занимается контролем  номенклатуры, объемов и цен закупаемой продукции; контролем исполнения условий муниципальных закупок, решений муниципальной конкурсной и котировочных комиссий и другими задачам, связанными с контролем деятельности Управления. Непосредственно эти задачи выполняют специалисты. Оформлением документации, связанной с деятельностью Отдела (и Управления) занимается  инспектор. Координирует работу Отдела начальник Отдела. Все работы распределены между сотрудниками.

3. Стратегические и тактические планы

Долгосрочные планы Управления муниципальным заказом формируются в соответствии с местным бюджетом. Ежегодно Воронежская городская Дума рассматривает законопроект городского бюджета. В соответствии с ним выявляются потребности города и осуществляется поиск источника финансовых ресурсов на их удовлетворение.

Одновременно  с бюджетом Администрацией представляется годовой план муниципальных закупок. Отчет об исполнении плана представляется в Воронежскую городскую Думу за 1 полугодие, 3 квартал и 4 квартал  не позднее 1,5 месяца со дня окончания отчетного периода. (см. «Приложение4: Типовые формы плана муниципального заказа»; «Приложение5: Типовые формы отчета об исполнении плана муниципального заказа»).

На  основе годового плана муниципальных  закупок составляются полугодичные планы (см. «Приложение6: Распоряжение главы города Воронежа об утверждении плана муниципального заказа на второе полугодие 2002 года»).

Деятельность  же самой администрации планируется  ежеквартально. Управление организационно-кадровой работы по предложениям структурных подразделений администрации города готовит проект плана работы администрации на квартал.

Ежеквартальный  план представляет собой документ, состоящий из списка заданий и  списка исполняющих их Управлений и  других муниципальных подразделений. Задания разбиваются по месяцам и относятся к следующим вопросам: рассмотрение проектов постановлений администрации города, рассмотрение распоряжений главы города, контроль за ходом исполнения распорядительных документов, городские  мероприятия.

План  работы администрации на квартал утверждается распоряжением главы города, а его выполнение контролируется начальником организационно-кадровой службы. По согласованию с главой города, его заместителями, руководителями аппарата администрации в план работы в ходе его выполнения могут вноситься изменения и дополнения, о чем управление организационно-кадровой работы информирует не позднее, чем за две недели до запланированного мероприятия.

План мероприятий на предстоящую  неделю и заявки на помещения, в которых  будут проводиться мероприятия предоставляются руководителями структурных подразделений администрации не позднее 17 часов в четверг на текущей неделе в управление организационно-кадровой работы, которое готовит сводный план мероприятий на предстоящую неделю.

Проведение незапланированных мероприятий (не включенных в план) на текущей неделе осуществляется по письменной заявке руководителей подразделений с разрешения руководителя аппарата администрации.

При разработке системы планов в  администрации используется программно-целевой метод. Он предполагает разработку целевых комплексных программ, которыми и являются мероприятия, внесенные в планы администрации.

Рассмотренная система планов непрерывна, так как каждый недельный план является частью квартального, а квартальный  явялется частью годового. В течение недели составляется план на следующую неделю, в течение квартала на следующий квартал и так далее. Это дает возможность для непрерывного планирования (а следовательно, для исполнения и контроля).

Квартальный план реализуется за счет выполнения комплекса запланированных на неделю мероприятий. По итогам квартала контролируется выполнение годового плана. Таким образом соблюдается принцип преемственности.

При составлении планов предусмотренно их изменение в соответсвии с  непредвиденными обстоятельствами, которое позволяет оперативно реагировать на внешнюю среду. Исходя из этого можно предположить, что изменение более мелких планов может повлечь за собой изменение более крупных планов. Следовательно существующая система планов может отвечать принципу гибкости.

Предложения и заявки на проведение мероприятий предлагается руководителями структурных подразделений, следовательно планы согласованы.

Составление годового, квартального, месячного и недельного плана  должны быть ориентированными на городской бюджет, который создан для рационального использования городских средств. В соответсвии с этим можно говорить об экономичности существующей системы планов.

Планы, составляемые в администрации  обязательны для всех его работников. Даже рутинные работы определяются в соответсвии с этими планами. Другими словами в исполнении планов участвует максимальное колличество сотрудников администрации.

4. Мотивация персонала

Мотивы эффективного трудового поведения в рассматриваемой  организации.

• Рабочая среда. Рабочая среда оказывает мощное влияние на работника, поэтому организациям не стоит жалеть средства и усилий на создание  благоприятной обстановки для работающих. (см. 1.5. Социальные цели по созданию нормальных условий труда).
• Вознаграждения. Размер должностного оклада муниципального служащего не должен быть менее МРОТ в РФ. Надбавки к должностному окладу за квалификационный разряд могут устанавливаться в размере до 30% от оклада. Надбавки к за выслугу лет от 10 (1-5 лет) до 40 (свыше 15 лет). Надбавка за сложность выполнения, особые условия службы, ненормированный рабочий день – до 40%. Ежегодный оплачиваемый отпуск  (30 дней) может быть увеличен за счет стажа (до 45 дней).
• Безопасность.  Чувство безопасности.  Это чувство связано с наличием работы, с отсутствием неуверенности в завтрашнем дне, с признанием и уважением окружающих, принадлежностью группе и т.д. Права муниципальных служащих охраняются Кодексом Законов о Труде и Федеральным Законом «Об основах муниципальной службы» от 8 января 1998 года. Следовательно можно говорить, что муниципальные служащие не обеспокоены проблемой потери работы.
• Личное развитие и профессиональный рост. Муниципальная служба не предусматривает быстрого карьерного роста. Чтобы подниматься вверх по карьерной лестнице необходимо наличие не только соответствующих знаний, но и определенного опыта работы, за который служащим присваиваются квалификационные разряды. Однако для этого служащие могут пройти профессиональную переподготовку за счет администрации.
• Чувство причастности. Служащие городской администрации обязаны быть в курсе всех дел организации, вносить предложения по совершенствованию, участвовать в деятельности всей администрации (независимо от того, к какому подразделению они относятся).
• Интерес и вызов. Работа в администрации позволяет сотрудникам направить свои усилия на общественное благо. Это заставляет служащего думать, что он является частью чего-то очень важного. Также для создания заинтересованности в работе необходимо предоставить сотруднику возможность для творчества (см. 2.2. Анализ должностных инструкций).

Однако несмотря на все плюсы  муниципальные служащие лишены многих прав обычных граждан: право заниматься другой оплачиваемой деятельностью, принимать участие в забастовках, обладать акциями коммерческих организаций и т.д.

5. Власть. Стили управления и лидерства

С начальником отдела контроля исполнения муниципальных  закупок было проведено тестирование «Самооценка стиля персонала». Исходя из результатов можно сделать вывод, что начальнику отдела присущ демократический стиль руководства. Так как авторитарный и либеральные стили руководства на достаточно низком уровне – это может говорить о неспособности руководителя смешивать различные стили управления. Использование одного демократического стиля может повлечь за собой безразличие к своему труду у сотрудников.

 В Управлении муниципальным заказом  существуют две неформальные группы. У каждой есть свой лидер – опытный  руководящий работник. Разделение на группы произошло в силу того, что два руководящих работника имеют разное мировоззрение. По той же причине между группами возникают конфликты.

Выделяют следующие пять основных стилей поведения в конфликтной  ситуации: приспособление, уступчивость; уклонение; противоборство; сотрудничество; компромисс.

Некоторые работники Управления переходят из одной группы в другую в зависимости от личных целей, они составляют третью группу. Сила конфликта направляется руководством на достижение своих целей. Практически каждый сотрудник пытается удовлетворить личные амбиции при помощи конфликта.

6. Контроль и регулирование

Контроль - процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Контроль позволяет  выявить проблемы и скорректировать  деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Выделяют три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль проводится другими структурными подразделениями Администрации в трех областях: по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

По отношению к человеческим ресурсам контроль проводится в виде анализа деловых и профессинальных знаний, навыков; отбора наиболее подготовленных и квалифицированных исполнителей и установления справедливых размеров выплат и компенсаций. Контроль проводится Аппаратом Админстрации города и Отделом кадровой работы и муниципальной службы.

В отношении использования материальных ресурсов другие структурные подразделения Администрации подают заявки на приобретение товаров, оказание услуг или выполнение работ для удовлетворения потреб-ностей города. На основе заявок в течение 5-ти рабочих дней организатор конкурсных процедур готовит конкурсную документацию и производит необходимые конкурсные процедуры. Также структурные подразделения имеют право на заключение контрактов по закупкам товаров, работ, услуг для муниципальных нужд у единственного источника.

В области финансовых ресурсов контроль состоит в рассмотрении бюджета  денежных средств для приобретения товаров, услуг, работ для му-ниципальных  нужд. Финансовый контроль проводится Финансово-казначейским управлением.

Текущий контроль осуществляется непосредственно  в ходе исполнения муниципального заказа. Он проводится посредством документальных реви-зий, проведения проверок конкретных объектов, номенклатуры, объемов, цен  закупаемой продукции и т.д. Контроль за исполнением принятых решений по закупкам товаров, работ и услуг на конкурсной основе проводится конкурс-ной комиссией. Общий конроль за исполнением муниципального заказа ло-жится на Отдел контроля исполнения муниципальных закупок Управления муниципальным заказом. Задачи, которые выполняет данное подразделение в рамках контроля прописаны в положениях «Об Управлении муниципальных закупок» и «Отдела контроля исполнения муниципальных закупок» и в должностных инструкциях сотрудников отдела.

Учет закупок продукции для муниципальных нужд города Воронежа осуществляется заказчиками в собственных реестрах закупок. Муниципаль-ные контракты на сумму свыше 2000 МРОТ подлежат обязательной реги-страции в Едином реестре закупок города Воронежа. Внесение контрактов в реестры обязательно, так как без этой процедуры их финансирование прово-диться не будет.

Заключительный контроль имеет  две функции: дает информацию для  планирования; способствует мотивации. Глава города до 31 января должен предоставить в городскую Думу отчет о заключенных, профинансированных и выполненных муниципальных контрактах за предыдущий финансовый год, содержащий:

• наименование муниципального заказчика;
• наименование и местонахождение исполнителя муниципального контракта;
• основание заключения муниципального контракта ;
• наименование поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг;
• цена и сроки финансирования данного муниципального контракта.

На основе отчета проводится анализ работы Управления за предыдущий год, составляется план на будущий и проводится анализ эффективности деятельности сотрудников.

Для оценки эффективности существующей системы контроля проанализируем ее на основе требований к эффективному контролю.

Стратегическая направленность. У Управления муниципальных закупок одной из ведущий целей является экономия бюджетных средств. Для этого при заключении контрактов для муниципальных нужд проводятся конкурсные процедуры, по итогам которых определяется поставщик продукции (товаров, услуг, работ), установивший наиболее низкую ценовую котировку на нее.