Учетные документы архива

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………….3

Глава 1 Учетные документы архива……………………………………………4

1.1   Учет  и обеспечение сохранности документов  Архивного Фонда Российской Федерации…………………………………………………………..5

1.2   Организация  учета документов Архивного Фонда  Российской Федерации………………………………………………………………………...6

1.3   Составление  учетных документов в архиве………………………….…...7

Глава 2 Научно-справочный аппарат к документам архива…………………10

2.1 Система научно-справочного  аппарата к архивным документам……..11

Глава 3 Классификация архивной документации……………………….……12

3.1 Распределение  дел в соответствии со схемой  классификации…….…..15

3.2 Влияние классификации  документов и дел в пределах  архивного фонда на составление  архивной описи……………………………………………….15

3.3 Составление  собственно архивной описи дел……………………….….16

3.4 Составление  справочного аппарата к описи……………………….……17

Глава 4 Архивные путеводители…………………………………….………...19

4.1 Характеристика  фондов в путеводителе……………………….…….…..19

4.2 Справочный  аппарат к путеводителю…………………………..………..21

Глава 5 Обзоры документов и другие архивные справочники……………...23

5.1 Характеристика  документов в обзоре…………………….……………...23

5.2 Справочный  аппарат к обзору…………………………….………….…...24

Заключение………………………………………………………………….…...25

Список литературы……………………………………………………….……..26

Введение

 

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Учет документов необходим для:

1. обеспечения  сохранности и ведения контроля  за их наличием;

2. для создания  систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением  персональных компьютеров;

3. для наиболее  эффективного использования документов.

При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко  отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.

«Основными правилами» предусмотрена группа учетных документов. Основные учетные документы, обязательные для архива организации: 

1.   книга  учета поступления и выбытия  документов;

2.   список  фондов;

3.   листы  фондов;

4.   описи  дел.

Основными видами научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива организации являются справочники по составу и содержанию документов.

Справочники по составу и содержанию документов архива организации включают:

1. описи дел;

2. номенклатуры  дел;

3. картотеки;

4. исторические  справки.

Научно-справочный аппарат  взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел – это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).

Все виды научно-справочного аппарата связаны между собой поисковыми данными документов. Эти данные закреплены описями дел. К ним относятся номера фонда, описи, дела, листов дела.

Глава 1 Учетные документы архива

 

К группе учетных документов относится также лист-заверитель дела и внутренняя опись.

В книге учета поступлений и выбытии документов делают отметки о каждом текущем поступлении (выбытии) дел и изменений в составе фондов в архиве.

Изменение объема дел могут быть связаны, прежде всего, с приемом дел от структурных  подразделений.

Стандартная ситуация в архивах организации состоит в том, что объемы дел, хранящихся в архиве будут ежегодно увеличиваться на определенное количество дел. К количеству дел постоянного хранения прибавляется количество дел по личному составу и дела со сроками хранения свыше 10 лет.

Изменения объемов дел в сторону уменьшения могут быть связаны с планомерным уничтожением дел с истекшим сроками хранения, а также с передачей дел на государственное хранение или другой архив.

Сведения, заносимые в книгу учета поступлений и выбытия документов, служат основой для составления листов фондов.

Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящим один фонд, ведут по листу фонда.

Список фондов служит для суммарного учета фондов и присвоения им номеров. Его ведут, если архив хранит два или более фондов.

Описи дел служат для поединичного и суммарного учета дел, одновременно выполняя ряд функций. Поединичный  учет ведут, закрепляя за каждым делом в описи самостоятельного номера.

Итоги суммарного учета отражают в итоговой  записи к описи. Любое изменение объема дел в описи в результате поступления, переформирования, выбытия дело отражают в новой итоговой записи с обязательной ссылкой на документ, в котором зафиксированы те или иные изменения в составе дел. Затем составляют новую итоговую запись.

Например:

Дела № 18, 20, 41 выбыли на основании акта о выделении к уничтожению дел от 26.08.98 № 3.

В описи в графе «Примечание» напротив каждого выбывшего дела пишут или проставляют штамп «Выбывало».

Описи структурных подразделений, по которым дела передавались в архив, служат учетными документами переданных дел до тех пор, пока дела не будут учтены в годовых разделах описей дел временного хранения.

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел по личному составу и описей дел временного хранения.

Лист фонда существует для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменение в составе и объема фонда. По листу фонда ведут учет поступления и выбытия документов в архиве,  если архив хранит один фонд.

Лист фонда является основным учетным документом, в котором записывают всю информацию о составе и объеме дел, количестве и номерах учетных документов на них.

В графе «Название фонда» указывают в  хронологической  последовательности все названия  и  подведомственность организации  фондообразователя  с момента возникновения  вне зависимости  от наличия документов   за этот период. Далее все  изменения в названиях и подведомственности  вносят по мере поступления документов в архив.

Сведения о поступлении или выбытии  дел вписывают в лист фонда только на основании  тех или иных документов,

Документы, сообщающие о поступлении или выбытии дел:

1. описи  дел  структурных подразделений;

2. описи дел  постоянного хранения;

3. описи дел  по личному составу;

4. описи дел  временного (свыше 10 лет) хранения;

5. акты приема-передачи  дел в государственный архив;

6. акта о выделении  дел к уничтожению;

7. акта о необнаружении  дел, пути поиска которых исчерпаны;

8. акта о неисправимом  повреждении дел;

9. акта проверки  наличия и состояния дел.

Лист фонда пересоставляют в том случае, если он неисправимо поврежден. Старый лист сохраняют и помещают в дело фонда. На старом  и новом листах делают отметку ”Лист пересоставлен” с датой пересоставления (в правом верхнем углу).

Лист фонда может иметь лист-продолжение, в правом верхнем углу  которого пишут “продолжение фонда №, лист 2” и т.д. Листы хранят в порядке их номеров в папке с клапанами (не подшивая).

Архив любой организации на каждый фонд должен иметь дело фонда.

В дело фонда помещают:

1. историческую  справку;

2. старые листы  фонда;

3. акты передачи  или приема дел в архив;

4. акты о выделении  документов и дел к уничтожению;

5. акты о неисправимых  повреждениях дел;

6. акты о проведениях  проверок наличия дел;

7. методические  пособия по обработке дел фонда  и др.

Документы в деле фонда располагают в хронологической последовательности. Листы документов нумеруют.

Акты, фиксирующие изменения в составе  и объеме фонда, помещают в дело фонда только после внесения изменений во все учетные документы архива.

1.1Учет и обеспечение  сохранности документов архивного  фонда Российской Федерации

 

Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.

Под учетом архивных документов понимается установление  их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

подсчета количества документов в архиве;

регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;

составление в органах управления архивным делом  сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов – это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных  документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

централизации учета – регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;

унификации учета – преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

динамичности учета – любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;

полноты и достоверности государственного учета – документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета Архивного фонда РФ   называется единица измерения количества документов.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

v архивный фонд (а также приравненная к нему  архивная коллекция);

v единица хранения;

v отдельный обособленный  документ.

Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.

 

Организация учета документов Архивного Фонда Российской Федерации

Государственному учету подлежат следующие документы:

государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

государственных музеев и библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);

негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции  8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателей  возникает «учетофобия» - профессиональное «заболевание» архивистов.

Под учетным документом понимается  документ установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.  

 

1.3 Составление  учетных документов в архиве

 

Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.

К внутренним учетным  документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела.

Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.