Учетные документы архива

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и др.); обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин,  см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как ревком, профком, в список сокращений не включаются.

Указатели к  описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей – ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Указатели по виду могут быть предметными (общими и специальными), именными,  географическими ( как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

По форме указатели могут быть глухими и аннотированными (краткими или полными).

К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе – заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата  к ней  пронумеровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписывается составителем описи, например:

В  опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24

Составитель_____________________

Дата – 00.00.00

Глава 4 Архивные путеводители

 

Путеводитель – архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива (ов), краткий справочник по фондам архива (ов), тематический путеводитель по фондам архива (ов).

Путеводитель по архивам (архиву) – вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.

Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты.

Путеводитель по фондам архива – вид архивного справочника, содержащие краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

Тематический путеводитель по фондам архива (ов) – вид путеводителя по фондам архива (ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива (ов), в которой заключена информация оп теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива (ов).

Подробно рассмотрим методику создания подобного рода архивных справочников на примере путеводителя по фондам архива.

Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик фондов (документов) и справочного аппарата.

 

4.1 Характеристики  фондов в путеводителе

 

Основной частью в путеводителе является характеристика фонда – это совокупность сведений  включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации – фондообразователя (для фонда личного происхождения – основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов  фонда. Она может  дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок  расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например:

1. Фонды досоветского  периода.

2. Фонды советских, современных учреждений, организаций  и предприятий.

Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться оп следующей схеме:

v высшие и  местные  органы государственного  управления;

v органы финансово-хозяйственного  управления и подчиненные им  учреждения; хозяйственно-экономические  организации и предприятия;

v культурно-просветительские  органы и подчиненные им учреждения;

v органы сословно-городского  и земского самоуправления;

v учреждения  религиозного культа;

v общественные  организации;

v фонды личного  происхождения и архивные коллекции.

Характеристики фондов советского и современного периодов могут располагаться по такой схеме:

высшие и местные органы государственного управления;

органы народного и государственного контроля;

органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения и организации;

органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора;

общественные организации;

фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики могут объединяться по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. В нутрии этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т.д.

При составлении характеристик фондов существует различные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе  принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию.

Теперь рассмотрим характеристики фондов. Они могут быть индивидуальные и групповые. Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Для групповой характеристике дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики,   объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности этих фондообразователей.

Основное требование, предъявляемое к характеристике фонда, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и характеристике его документной информации. Максимально полный охват содержания документов фонда без лишний детализации возможен при четко намеченных пределах описания, зависящих от целевого назначения данного вида справочника.

Цель характеристики фонда в целом – дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. Необходимость и достаточность информации определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основные направления деятельности организации, зафиксированные  в ее документах, с учетом специфики е деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, аннотация, библиографический список литературы о фонде.

Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку.

Название фонда – обязательный элемент характеристики, который может дать указание:

1)   на историческую  эпоху деятельности фондообразователя;

2)   название  фондообразователя, его функции  в государственном аппарате или  отрасли экономики, культуры и  т.п.;

3)   масштаб  деятельности фондообразователя, который  содержится в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д. В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как правило, установить масштаб их деятельности;

4)   местонахождение  фондообразователя.

Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в определенной мере о сохранности документов, составе фонда.

Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определенной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характеристикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации.

Важной частью фонда является историческая справка, которая помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные).

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов и их содержания.

В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов и отдельных групп документов и обозначены их графические границы.

В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов.

Характеристика небольшого по объему фонда печатных изданий может быть дана в предисловии к путеводителю.

 

4.2 Справочный  аппарат к путеводителю

 

Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются:  титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

Следует знать, что титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это – информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

Для повышения информативности оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, подразделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов в целом.

Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

Основное внимание в предисловии уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют специфику данного архива.

Кроме того, указывается объем, степень сохранности документов, приводятся сведения об опубликованных документах архива. В предисловие следует включать сведения о материалах, относящихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, библиотеках, музеях. При отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесообразно оговорить их наличие в составе архива.

В последний части предисловия даются сведения о принципах построения справочника; составе характеристик, справочного аппарата и приложений.

Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит от назначения и формы издания. Для многотомных изданий составляет справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов.

Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

Глава 5 Обзоры документов и другие архивные справочники

 

Обзор архивных документов – тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения или единством содержания. В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.

Обзор архивного фонда – вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом.

Тематический обзор документов – вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов.