Первичная документация по учету транспортных работ тракторов

 

 При всех вариантах построения производственного учета важное значение при этом имеет целевая направленность получения группировочных (обобщающих) сведений, характеризующих результаты функционирования машинно-тракторного парка, в которых отражается степень использования рабочего времени механизаторов, техническое состояние машин, коэффициент полезного использования машинно-тракторных агрегатов, квалификация кадров. Еще более общей характеристикой являются объемы и назначения выполненных работ. В этом показателе отражается уровень организации и управления производством, эффективность использования парка машин и оборудования. Снижение себестоимости тракторных работ служит одним из решающих факторов сокращения затрат на единицу производимой продукции, повышения ее конкурентоспособности и рентабельности.

 

 Вместе с тем сложившийся порядок группировки и систематизации данных по машиноиспользованию в сельскохозяйственных организациях не обеспечивает сплошного непрерывного наблюдения за работой машинно-тракторного парка в течение года по определенным рабочим периодам процесса производства, что не позволяет оперативно выявлять результаты деятельности структурных подразделений, определять резервы улучшения использования машин и снижения их эксплуатационных издержек, а также объективно оценивать конкретных исполнителей механизированных работ.

 

В этой связи необходима организация системного накопительного учета не только по месяцам года, но и по периодам работ. Только своевременный контроль с помощью этих обобщающих сведений может позволить активно влиять на общую сумму прямых производственных затрат, на формирование и уровень себестоимости единицы продукции по мере проведения механизированных работ в рамках текущего года.

 

Для активного наблюдения и систематизации хода выполнения работ машинно-тракторного парка в процессе возделывания сельскохозяйственных культур возникает необходимость закрытия первичной документации не только по окончании календарного, но и рабочего периода. С этой целью отдельные виды механизированных работ должны быть прочно закреплены за определенным рабочим периодом, в соответствии с делением внутрихозяйственного планирования процесса производства на рабочие периоды. Только в этом случае неточности в определении себестоимости единицы работы могут быть ликвидированы. Если известна себестоимость работ по каждому периоду, можно точно, без всяких условностей, проанализировать формирование себестоимости продукции в ее динамике по периодам года, выявить, на каком этапе был допущен перерасход средств, каковы его причины, когда и какая была получена экономия материальных и трудовых затрат в процессе эксплуатации машин и оборудования.

 

При обработке и обобщении первичной документации машинно-тракторного парка целесообразно использовать исходную планово-нормативную информацию, охватывающую необходимый круг показателей по внутрихозяйственному планированию (бюджетированию) и нормированию в разрезе каждого вида работ. Наиболее обоснованными и значимыми в этой связи представляются нормативы затрат труда и средств на единицу работ по выращиванию сельскохозяйственных культур - вспашке, боронованию, культивации, посеву и т.п. Вместе с тем необходимы и фактические данные машиноиспользования, для того чтобы иметь возможность разрабатывать многовариантные нормативы с учетом возможных схем комплектования машинно-тракторных агрегатов в данных природно-производственных и экономических условиях.

 

Дальнейшее повышение оперативности и аналитичности производственного учета может быть достигнуто только в направлении обеспечения формирования систематизированной информации о деятельности машинно-тракторного парка при выполнении им работ на различных этапах технологического цикла производства сельскохозяйственной продукции, что следует также предусматривать при всех вариантах построения производственного учета.

 

 Общий подход к порядку ведения свободного учета в машинно-тракторном парке сводится к следующему. Зарегистрированные данные должны подтверждать и представлять объективные свидетельства того, что заданные параметры хода осуществления производственного процесса и степень участия в нем машин на различных его стадиях и этапах выполняются с целью гарантировать их пригодность, адекватность и эффективность для представления итоговых результатов и принятия по ним соответствующих управленческих решений.

 

В связи с этим основные требования к обобщению первичной документации включают:

 

- накопление и группировку документированных процедур в соответствии с требованиями системы управления машиноиспользованием;

 

- документы должны быть систематизированы таким образом, чтобы с помощью обобщения можно было обеспечить эффективное функционирование машинно-тракторного парка и контроль протекания производственных процессов, осуществляемых с применением машинной техники;

 

- обобщаемая информация должна способствовать непрерывному улучшению системы управления посредством установления политики и целей в области формирования издержек производства сельскохозяйственной продукции и показателей эксплуатации машин и оборудования на основе качества сводной информации, использования результатов ее систематизации, контроля и анализа данных, принятия необходимых управленческих решений на различных уровнях. В ходе рассмотрения должен осуществляться постоянный мониторинг (соответствующая оценка): исчерпывающих характеристик производственных процессов и их соответствия установленной технологии; необходимости и возможности в изменениях системы управления объектами машинно-тракторного парка, в том числе политики и целей в области качества выполнения механизированных работ; состояния предупредительных и корректирующих мер по соблюдению технологии производственных процессов и формированию эксплуатационных издержек парка машин; результатов последующих мер, принятых после прежних рассмотрений руководством; обратной связи с исполнителями и руководителями соответствующих подразделений машинно-тракторного парка, изменений, могущих повлиять на совершенствование системы управления производством.

 

Исходя из вышеуказанного подхода систематизация данных о затратах на содержание машинно-тракторного парка должна быть в следующих разрезах:

 

а) по установленным объектам учета затрат основного производства - для отнесения расходов по эксплуатации техники на издержки производства определенных видов продукции с целью достоверности и объективности исчисления ее себестоимости;

 

б) по отдельным машинам, их маркам, типам однородных по назначению машин, а также по всему парку машин и оборудования в целом - для определения технико-экономических показателей использования сельскохозяйственной техники;

 

в) по отдельным исполнителям-механизаторам (трактористам-машинистам, комбайнерам и др.) - для подведения итогов их работы на машинно-тракторных агрегатах, определения основной и дополнительной оплаты труда, а также премиальных выплат.

 

 

    Сменную  выработку  трактора  в  эталонных  условиях  подсчитывают  как

произведение коэффициента перевода    физических  тракторов  в    эталонные

(K   ) на продолжительность времени смены (T   ) (7 часов):

  эт.                                       см.

 

 

                      -------------------------------

                      ¦ W          = K    x T       ¦

                      ¦  усл.эт.га    эт.    см.    ¦

                      -------------------------------

 

 

 

За условный эталонный трактор принят трактор с эффективной мощностью 55 кВт и мощностью на крюке 35 кВт, имеющий наработку, равную 1 усл. эт. га за час сменного времени. Значения коэффициентов перевода и сменная эталонная выработка тракторов основных марок приведены в приложении N 1.

 

Например, трактор Т-150 К вспахал за 7 час. смены - 12 га. Норма выработки предусмотрена (установлена) в 10 га. В этом случае количество сменных норм составит - 1,2 (12 : 10).

 

Эталонная выработка данной марки трактора равна при 7-часовой смене - 11,6 га (1,65 x 7).

 

Фактическая выработка за смену в переводе на усл. эт. га составит - 13,9 га (1,2 x 11,6).

 

По тракторным работам из-за вредных условий труда нормы выработки могут устанавливаться в расчете на 6-часовой рабочий день. В этом случае сменную эталонную выработку находят путем умножения коэффициента перевода трактора в условный на 6-час. Для трактора данной марки (Т-150 К) она будет равна - 9,9 га (1,65 x 6).

 

При перенесении итогов из первичных документов в данный раздел накопительной ведомости необходимо лишь подсчитать количество выполненных сменных норм и умножить на эталонную выработку той или иной марки трактора. К примеру, по учетному листу тракториста-машиниста на тракторе Т-150 К за 5 дней общее количество выполненных нормо-смен составило - 5,33. Тогда объем выполненных работ за этот период будет равен - 61,8 усл. эт. га (5,33 x 11,6).

 

 

По эксплуатации тракторов, занятых на транспортных работах, такие прямые затраты, как оплата труда трактористов-машинистов, а также количество и стоимость израсходованных нефтепродуктов выделяются и накапливаются в качестве самостоятельных показателей этого направления использования машин. Остальные суммы нераспределенных затрат для последующего формирования фактических издержек транспортных перевозок здесь не группируют. Их обобщение и распределение производят в регистрах аналитического учета по машинно-тракторному парку.

 

Для работы транспортных средств важными технико-экономическими показателями, определяющими производительность тракторных транспортных работ, являются: грузоподъемность тракторных тележек и прицепов (т), расстояние перевозок (км), общий пробег и в том числе с грузом (км), количество перевезенного груза (т), время работы техники (машино-часы), объем грузоперевозок (тонно-км перевезенных грузов). Для накапливания и группировки этой информации в данном разделе накопительной ведомости предусмотрены отдельные графы, которые при систематизации сведений первого раздела не заполняются и остаются свободными.

 

Основным обобщающим показателем выполнения тракторных транспортных работ является тонно-километр, с помощью которого определяются как плановый, так и фактический объем транспортных перевозок (внутрихозяйственных и внешних) и тем самым обеспечивается сопоставимость плановых и учетных данных.

 

Наряду с применением этого традиционного показателя объем выполненных транспортных работ может выражаться посредством почасового использования машинного времени в машино-часах, что в большей мере соответствует принципам окупаемости затрат в условиях рыночных отношений.

 

В то же время при использовании традиционного подхода в целях определения в конце года фактической себестоимости 1 усл. эт. га транспортных и всех иных выполненных работ машинно-тракторного парка в целом может быть осуществлен перевод транспортных работ в усл. эт. га с учетом отработанных нормосмен.

 

При использовании тракторов на транспортных работах, по которым отсутствуют технически обоснованные нормы выработки, число выполненных сменных норм определяют путем деления фактически отработанных часов на сменное время.

 

 Первичная документация по учету потребления материальных ресурсов и затрат по ремонту и техническому обслуживанию машинно-тракторного парка

Кроме учетной информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, важное значение имеет своевременный и точный учет производственного потребления соответствующих предметов труда и прежде всего горюче-смазочных материалов.

Вместе с тем нередко в Учетных листах тракториста-машиниста количество фактически израсходованного дизтоплива по отдельным работам показывается приблизительно, без замера остатков топлива в баках машин. Имеются также большие погрешности и неточности в отражении общего количества израсходованного горючего за месяц, поскольку оно приравнивается к количеству выданного трактористам-машинистам топлива на основании лимитно-заборных ведомостей без учета остатков на начало и конец месяца.

Регулярный и точный учет расхода топлива возможен при условии ежедневного измерения и регистрации остатков горючего в машинах по окончании работы.

В Учетных листах необходимо ежедневно записывать фактический расход горючего по каждой выполненной работе. Данный показатель складывается из остатка топлива на начало работы и количества залитого в баки горючего и вычитания остатков топлива на конец работы. Остаток горючего устанавливается путем замера. Обычно такой порядок учета затруднен из-за того, что измерение и регистрация остатков топлива на тракторах выполняется в большинстве случаев вручную. Вместе с тем учет расхода горючего можно значительно облегчить при установлении на машинах специальных счетчиков (топливомеров). Количество залитого топлива определяется в момент заправки трактора или самоходной машины, одновременно с этим оно регистрируется в Лимитно-заборной ведомости (ф. N 261-АПК) на получение материальных ценностей. Один экземпляр лимитно-заборной ведомости (в пределах действующего отчетного месяца и, как правило, не свыше 15 дней) находится у тракториста-машиниста, а другой - у зав. складом или заказчика нефтепродуктов. Тракторист-машинист при получении горючего, а зав. складом (кладовщик) при выдаче топлива обмениваются своими подписями в лимитно-заборных ведомостях. Кроме того, в учетных листах содержатся данные о движении горючего за весь период использования этих листов. По этой информации определяется общий фактический расход горючего и его количество сверяется с итогом ежедневных записей.

Для ежедневного учета рассмотренных показателей необходимо определить круг лиц, ответственных за формирование в учетном листе необходимых исходных данных.

В условиях формирования центров ответственности в структурных подразделениях машинно-тракторного парка вполне возможен и другой порядок, при котором реквизиты в учетных листах заполняют сами трактористы. Они отражают объем выполненных работ, количество фактически израсходованного горючего и другие сведения. В этом случае руководители производства отмечают лишь качество выполненных работ и расписываются в их приеме.