Бизнес план хостела «Мечта»

 

Схема организационной структуры хостела

Для деятельности малой гостиницы  наиболее подходит адаптивная организационная  структура. Напомним, что адаптивная организационная структура —  гибкие структуры, способные изменяться к требованиям среды. Именно адаптивные организационные структуры способны, используя все эффективные аспекты  линейных и функциональных структур, успешно функционировать в постоянно  изменяющемся мире.   

При выборе бюрократической  организационной структуры не будет  возможности оперативно реагировать  на изменяющуюся внешнюю среду, что  может привести к краху организации.

 

Директор (управляющий  гостиницей)

Бухгалтер                          Администратор            Инженерно-технический работник

                                                               Горничная

Схема 2. Организационная  структура

 

Штатное расписание хостела «Мечта»     

Штатное расписание хостела  имеет свои особенности. Оно состоит  из управляющего отелем (заместителя  директора), гостиничного персонала  и инженерно-технического персонала.

Во главе всего персонала  стоит управляющий отелем, под  его руководством осуществляются взаимосвязь  между различными службами отеля, денежные расчеты и общение с гостями.

Гостиничный персонал включает в себя администраторов и горничную, руководство сменой осуществляет администратор. На него ложатся обязанности приема и размещения гостей, а также приготовление континентальных завтраков. Для администратора желательным требованием является знание иностранных языков.

Персонал по приему и размещению гостей работает круглосуточно. Профессия горничной – самая востребованная в гостиничном бизнесе. Если в помещениях отеля нет абсолютной чистоты, гости никогда не захотят остановиться в нем повторно. Работа горничной относится к тяжелому физическому труду, в ее обязанности входит уборка помещений, перестилание постели, проверка состояния санитарно-технического оборудования. В ее обязанности входит также сдача в камеру хранения вещей, забытых уехавшими клиентами.

Из инженерно-технического персонала в гостинице могут  быть предусмотрены должности сантехника, плотника, электрика, лифтера. В хостеле  все эти должности совмещает  один работник.

Итак, в штатное расписание хостела входят следующие должности:

- директор (управляющий);

- бухгалтер;

- администратор (3);

- горничная (1);

- инженерно-технический  работник;

Итого, 7 человек.

 

График работы персонала предусматривается таким образом, что отель может работать круглосуточно, и при этом оптимизировать количество сотрудников. При минимальном количестве персонала обеспечивается постояльцам необходимые услуги и в то же работоспособность гостиницы должна соответствовать своему уровню.

    Ежедневное нахождение бухгалтера в хостеле не обязательно, бухгалтер будет работать дистанционно и приезжать в гостиницу по мере необходимости.

    В хостеле три администратора, которые выполняют свои рабочие функции по стандартному графику, применяемому в малых отелях – сутки через двое, с 10.00 до 10.00

    Порядок контролируют  администраторы и горничная.

    Инженерно-технический работник выполняет свои трудовые обязанности по мере необходимости. Фиксированного графика для данного сотрудника не требуется.

   

Кадровая политика и деление хостела «Мечта» по горизонтали на широкие блоки

Все гостиничные службы подразделяют на контактные и неконтактные. К  службам хостела, персонал которых  вступает в непосредственный контакт  с гостем, относятся служба бронирования и размещения и хозяйственный  отдел. К неконтактным службам гостиницы  относятся финансовый и маркетинговый  отдел.

В структуру гостиницы  входят следующие службы:

• Служба бронирования и размещения
• Финансовый отдел
• Отдел маркетинга
• Хозяйственная служба

В хостеле «Мечта» не предполагается разделения персонала на отдельные службы, так как это малое предприятие.

          

            Служба бронирования и размещения

            Служба бронирования и размещения  – это командный пункт гостиницы,  место встречи гостя с хостелом  и прощания с ним. Для гостя  служба бронирования и размещения  – это лицо хостела и более  того, зачастую всё общение гостя  с гостиницей ограничивается  общением с персоналом службы  бронирования и размещения.

В функции службы входят:

- бронирование;

- регистрация и размещение  по номерам;

- взимание платы за  проживание;

- ведение необходимой  документации;

- поддержание в порядке  базы данных.

Служба бронирования и  размещения гостиниц и других средств  размещения обычно включает в себя работников нескольких должностей (таблица  16).

 

           Таблица 16.  Должности службы бронирования и размещения

Должность	Обязанности
Агент по приему и размещению (дежурный администратор)	Агент службы приема должен быть хорошим психологом и найти  верный путь к общению с любым  клиентом.
Администраторы	Ответственные за предоставление информации гостю, а так же за сбор, подшивку и хранение информации. Осуществляют контроль за номерным фондом гостиницы, ведя картотеку по занятости номеров  и наличия свободных мест –  выполняет службу информационного  центра.
Агент по бронированию	Занимается бронированием  мест в гостинице и поиском  клиентов.

 

Хостел «Мечта» - малое  предприятие, поэтому все обязанности  по бронированию, приему и размещению гостей будут выполнять администраторы. В штатном расписании хостела будут числиться 3 администратора, один из которых главный. 

          

Финансовый отдел 

Финансовый отдел решает вопросы финансового обеспечения  предприятия. Этот отдел ведет единый финансовый учет на предприятии (то есть учет расходов и доходов, ведение  операций по учету оплачиваемого  рабочего времени, выплачиваемые бонусы и т.д.). В него входит главный бухгалтер, который отчитывается непосредственно  перед генеральным директором за все финансовые операции, проводимые в гостинице. В его обязанности  также входят составление баланса  организации, ведение налогового и  управленческого учета. 

 

Отдел маркетинга

Отдел маркетинга занимается вопросами оперативного и стратегического  планирования.

У данного отдела существуют свои обязанности:

- продажа гостиничного  продукта;

- реклама;

- связи с общественностью.

Представители отдела маркетинга занимаются во многом тем, что ведут  переговоры на перспективное использование  номерного фонда гостиницы, выясняют потребности определенных групп  клиентов, поддерживая контакты с  соответствующими подразделениями  обслуживания.

В функции этой службы входят организация рекламных компаний, составление рекомендаций руководству  о том, куда следует направлять капиталовложения. 

Отдел маркетинга также проводит анализ степени удовлетворенности  клиента услугами хостела. Одной  из самых важных задач службы является определение ценовой политики гостиницы (основного тарифа и различных  скидок для привлечения клиентов).

Ответственный за маркетинговую  организацию – заместитель директора.

 

Хозяйственная служба

В хозяйственную службу входят горничная и инженерно-технический  работник. Руководитель этого подразделения является дежурный администратор. Именно он несет ответственность за чистоту всего хостела и его номеров. Также он ведет документацию службы. Он не только составляет график работ и оценивает труд служащих отдела, он также отвечает за сохранность и надлежащий вид мебели в гостевых комнатах, номерах, снабжение горничных запасами моющих и чистящих средств, учет и пополнение запасов постельного белья, снабжение номеров санитарно-гигиеническими принадлежностями и т.п.

Данная служба имеет прямую связь со службой бронирования и  размещения. Сообщения службы бронирования и размещения о выписке гостя  из номера фиксируются в соответствующей  графе журнала хозяйственной  службы. В другой графе журнала  записывается фамилия горничной, которой  поручена уборка номера. По окончании  уборки в журнале делается соответствующая  отметка. О готовности номера сообщается в администраторам.

Стоимостные расчеты оплаты труда в соотношение с должностями  приведены в таблице 17 .

 

Таблица  17. Расходы на оплату труда

Наименование  должности		Кол-во человек		Оклад (руб.)	Затраты на оплату труда (руб./мес.)		Затраты на оплату труда (руб./год.)
Управленческий персонал
Директор		1		20 000	20 000		240 000
Бухгалтер		1		7 000	7 000		84 000
Администратор		3		9 000	27 000		324 000
Обслуживающий персонал
Горничная	1		5 000			5 000		60 000
Инжерно-технический сотрудник	1		5 000			5 000		60 000
Итого:	7					64 000		000

 

2. Управленческий персонал

Первым лицом хостела  является директор. Директор имеет  все мыслимые полномочия, именно он задает стиль гостиницы. У директора главная задача – это так управлять хостелом, чтобы полностью удовлетворять все пожелания гостя и тем самым привлечь его повторно посетить гостиницу; и самое главное обеспечить прибыльность гостиницы.

           Директор осуществляет ежедневное оперативное руководство персоналом гостиницы, контролирует работу подчиненных и решает все возникающие проблемы. Вместе с этим он должен обеспечить и стратегические задачи управления.

В обязанности директора  входит составление и представление финансового плана хостела и ответственность за его выполнение. Помимо ежегодных планов директор отвечает за разработку долгосрочного плана, в котором должны быть определены долгосрочные цели предприятия и разработаны стратегии достижения этих целей. Управляющий директор также ответственен за маркетинговую организацию и руководствует хозяйственной службой. Важными задачами также являются разработка системы поощрений и взысканий для персонала и контроль за его соблюдением. Управляющий директор должен обеспечить нормальные условия труда и отдыха персонала.

Директором мини-гостиницы будет являться Степан Федорович Милюков.

           Степан Федорович в 1998 году закончил Башкирский государственный университет, экономический факультет. Долгое время проработал в администрации города, совмещая с преподаванием дисциплины «Мировая экономика» в одном из высших учебных заведений города Уфа.

Кандидату на должность присуще  такие качества, как ответственность, коммуникабельность, достижение поставленных целей. К слабым сторонам можно отнести  лишь отсутствие опыта в данной сфере.

Просматривая резюме и  будучи лично знакомой со Степаном Федоровичем, можно сделать верный вывод, что этот человек вполне подходит для должности директора мини-гостиницы. 

 

     Бухгалтером хостела «Мечта» будет являться Наталья Николаевна Михайлова.

            Наталья Николаевна закончила  в 1986 году Всероссийский финансово-экономический институт (ныне Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации). На данный момент работает бухгалтером в бюджетной организации.  

Наталья Николаевна будет заведовать финансовым отделом гостиницы, решать вопросы финансового обеспечения предприятия. Этот отдел ведет единый финансовый учет на предприятии (то есть учет расходов и доходов, ведение операций по учету оплачиваемого рабочего времени, выплачиваемые бонусы и т.д.). Бухгалтер Михайлова будет отчитываться непосредственно перед директором за все финансовые операции, проводимые в гостинице. В ее обязанности также входит составление баланса организации, ведение налогового и управленческого учета.