Подготовка и проведение деловых встреч, приемов

 

 

 

1.5.Материалы для обсуждения.

Предстоящая встреча или переговоры предусматривают предварительную  подготовку материалов. Существуют соответствующие  категории документов, которые обсуждаются  в ходе деловых отношений:

документы, отражающие позицию участников встречи по широкому кругу вопросов и, как правило, содержат рекомендации по вопросам, которые будут рассматриваться;

проекты различных соглашений, протоколов или договоров, которые предлагаются в качестве основы для проведения переговоров;

проекты резолюций или соглашений о намерениях.

Сложным, но важным элементом подготовительной работы является подбор различных документов по вопросам, которые предполагается рассмотреть. Это официальные справки  и документы, вырезки и газет  и журналов, которые содержат сведения о партнере и его бизнес, это  данные о конъюнктуре своих партнеров, их поведение на рынке. Несмотря на то, что все это требует больших  усилий, знаний и времени, в итоге  такая работа себя оправдывает. Так, в своей работе "Как выжить среди акул" X. Маккей отмечает, что знать хоть что-то о клиенте так же важно, как знать все о своей продукции. Если  знаете своих клиентов, если известны их специфические интересы и черты характера, то всегда будет основа для установления контакта.  Предлагает анкету из 66-ти пунктов, включает вопрос о личных данных клиента, образование, семейное положение, предыдущей деятельности, особые интересы, стиль жизни и др.., И дает возможность лучше "узнать" клиента.

Оптимальным результатом договоренности является осознание каждым ее участником, что он получил определенную выгоду по сравнению с исходной ситуацией.

 

 

 

1.6. Расстановка и  оборудование  столов

Важным элементом подготовки помещения  к деловой встрече является оборудование столов.

Психологический аспект влияния на участников встречи может носить форма стола. Так, по мнению австралийца Алана Пиза, квадратный стол не располагает к доверию и способствует созданию атмосферы соревнования. Такая форма стола пригодна для проведения коротких деловых переговоров. Переговоры за круглым столом предусматривают неформальный характер встречи и свободный обмен мнениями. Небольшой журнальный столик помогает дружеской беседе и служит проведению визитов вежливости

На столах раскладываются для каждого  участника блокноты, авторучки, карандаши, проспекты. Стулья или кресла должны быть удобными и в достаточном  количестве.

Вдоль стола для переговоров  принято расставлять группами бутылки  с минеральной водой и чистыми  стаканами.

Желательно позаботиться о кофе или чай. Для этого необходимо предусмотреть на столах для переговоров  самовар, несколько хороших сервизов, чай, кофе, печенье, фрукты, пирожные или  кондитерские изделия.

Если  поставили на стол пепельницу, это является сигналом, что курить можно, но прежде чем зажечь, необходимо спросить разрешения у присутствующих лиц. Если же курить нельзя, должно быть подготовлено помещение для курения во время перерыва. (приложение 1)

 

 

 

 

 

 

 

 

1.7. Встреча делегации.

Подготовкой помещений для деловых  встреч обычно занимаются либо специально наемные работники фирмы, или  приглашенные специалисты.

Важным элементом делового протокола  является организация встречи делегации. В первую очередь, необходимо правильно  определить уровень встречающих. Встречать  должен тот, кто приглашал, подписывал письмо с приглашением, но как исключение - один из его заместителей.

При встрече делегации, особенно зарубежной, необходимо придерживаться определенных протокольных правил

Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации.

Для встречи обычно прибывает глава  принимающей делегации в сопровождении 2-3-х человек.

Если гость приезжает вместе с женой, то председатель принимающей  делегации встречает его также  со своей женой.

Первым представляется глава, который  принимает делегацию, и если на встречу приехала его жена, то он отрекомендовывает ее гостям.

Вторым представляется гость - глава  иностранной фирмы, который отрекомендовывает  также и свою жену.

Председатель принимающей делегации  потом отрекомендовывает своих  сотрудников - членов делегации, приехавшие встречать гостей, по рангам. Если среди  встречающих есть женщины, то их отрекомендовывает  в первую очередь. Если женщин немного, то их рекомендуют по рангам, а затем  мужчин - также по рангам.

Руководитель делегации, приехавшей после этого таким же образом отрекомендовывает членов своей делегации.

Встречая делегацию в аэропорту  или на вокзале, глава принимающей  стороны должен вручить цветы  всем женщинам - участникам делегации  или прибывшим вместе с членами  делегации. При встрече и проводах в аэропорту или на вокзале следует преподносить цветы, завернутые в целлофан (мужчинам цветы не дарят, за исключением юбилейных дат).

Встреча делегации неизбежно связана  с размещением в автомашинах. Знание правил посадки согласно международной протокольной практики необходимо каждому члену делегации. Их должен знать и водитель, и переводчик, и руководитель делегации, и его жена (Приложение 17).

Прежде, машина имеет подаваться так, чтобы правая дверь были обращены к тротуару. Первым и садится, и  выходит пассажир, занимающий почетное место. Если условия не позволяют  водителю подать машину правым боком  к тротуару, то почетный пассажир садится  в машину через левую дверь. Они  также садятся через левую  дверь.

Почетный пассажир занимает место  на заднем сиденье с правой стороны  по ходу автомобиля, у него - хозяин или руководитель встречающей делегации. Рядом с водителем может сесть  охранник, репортер и, как исключение, переводчик. Лицо, занимающее почетное место, выходит через правую дверцу, а остальные, чтобы не беспокоить сидящего на почетном месте - через левую.

 

 

 

2. Подготовка и проведение  приемов

2.1.Приёмы и их сущность

Приёмы и их сущность

Приёмы - как дипломатические, так  и деловые - одна из важнейших форм внешнеполитической, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых  людей, общественных и других организаций  и лиц. Они могут проводится по торжественным случаям (в честь государственных визитов, национальных праздников и т.д.) и иметь политическое значение, носить чисто протокольный характер (в связи с деловыми визитами, открытием выставок) или же использоваться в порядке повседневной деятельности (в ходе переговоров и другие).

Важно чётко представлять, что основным содержанием приёмов является не приём пищи или дегустация напитков, а решение деловых проблем  к чему надо тщательно готовиться заранее. Для большинства участников приёмы - это сосредоточенная, целенаправленная работа, а отнюдь не поверхностная  «скучная пустота», внешность которой  почти два века назад созерцал Байрон.

Приёмы могут способствовать установлению, поддержанию и развитию контактов  между сторонами и отдельными лицами, сообщению и разъяснению  своей позиции, сбору информации, обмену мнениями, наконец - обсуждению и согласованию позиций и решению  имеющихся вопросов в неофициальной  обстановке.

Традиции проведения приёмов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остаётся существенным показателем чести и достоинства  народа и государства, их доброжелательности.

Поэтому страны бережно хранят исторические традиции приёма гостей как символы  миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Многолетняя  международная практика установила виды дипломатических приёмов, методы их подготовки, дипломатический этикет, которого принято придерживаться.

Протокольная практика России в  целом совпадает с международной. Приёмы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей - на приёмы с рассадкой и без рассадки.

 

2.2.Назначение и подготовка проведения приёмов

Назначение  и подготовка проведения приёмов

 

Приём - одна из форм «внешне - и внутриполитической»  деятельности организации. Это, как  правило, организованное и заранее  подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Приём  проводится: а)по случаю торжественной даты - юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации; б)по случаю посещения организации известного и почётного гостя, делегации фирмы-партнёра; в)в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе.

Целью проведения приёма может быть расширение и углубление контактов  в сфере деятельности компании, получение  необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой  среде.

Приёмы могут быть: дневные и  вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными  местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дневные приёмы - это «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского  « начинается обычно в 12 часов и  длится около часа. Поводом для  такого приёма может быть годовщина  национального праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание делегации. Открытие выставки (фестиваля) и т.д. Это наиболее простая форма приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без рассадки гостей - стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются только шампанское, вина, соки и легкая закуска (мини-пирожные, бутерброды, орешки).

Завтрак или обед с рассадкой - более  торжественная форма приема. Для  такой формы приема предусматриваются  места за столом для всех участников. Завтрак с рассадкой устраивается между двенадцатью и пятнадцатью  часами и продолжается примерно полтора  часа. По своему содержанию и времени  он соответствует российскому обеду  и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака - сухие виноградные вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк, ликер. Гости, как правило, приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее форма специально не указана в приглашении.

Вечерние приемы бывают нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и продуктивным, с точки  зрения охвата общения является «коктейль», который начинается между 17-18 часами и продолжается два часа. Прием  проходит стоя. Гости сами подходят к столам с закусками, набирают себе угощения, а официанты предлагают напитки, если разносятся горячие закуски, то прием может быть назван «а ля фуршет». Для большей торжественности  встречи к ее концу возможно подача шампанского, мороженного, кофе. Фуршет - наиболее демократичная форма приема. С такого банкета можно уйти в любое удобное время. Находясь на таком приеме, следует помнить несколько правил:

- подходить к столу следует  только после приглашения или  после того, как к столу пошли  остальные присутствующие;

- гости берут тарелки из стопки, стоящие в начале стола, и  движутся вдоль стола в одну  сторону( чтобы не мешать друг другу), накладывая на свою тарелку угощение;

- неучтиво находиться возле  стола с дымящейся сигаретой;

-некрасиво наваливать на тарелку  все предлагаемые блюда сразу.  Существует определенный порядок  угощения: полагается в начале  отведать рыбных блюд, рыба и  мясо не должно быть на одной  тарелке;

- следует брать ровно столько,  сколько можно съесть;

- закуски перекладывают в тарелку  общим прибором, который находится  на блюде с данной закуской. Набрав угощения, следует не забыть  положить общий прибор на место;

- для десерта и сладких блюд  необходимо взять чистые тарелки;

- мужчина может угостить даму, принеся ей что-нибудь из буфета. Даме недопустимо угощать мужчину.

Единственным столовым прибором на фуршете является вилка. Поэтому  закуски нарезают небольшими кусочками( « на один раз»). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки - небольшие палочки воткнутые в бутерброды- канопе и другие штучные закуски. Ножи могут быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет принято приходить в повседневном костюме или платье.

Похожий на фуршет прием - «коктейль». Он также проходит в промежутке времени  от 17 до 20 часов. В отличие от фуршета, столы для коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько  небольших столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят бумажные салфетки в вазочках. Угощение и напитки подаются официантами  на подносах. Вместо вилок гости  пользуются специальными банкетными шпажками. Заканчивают прием подачей шампанского  и кофе.