Структура системы бюджетов на предприятии и их характеристика

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

Саратовский государственный технический университет

Имени Гагарина Ю.А.

(ФГБОУ ВПО  «СГТУ имени Гагарина Ю.А.»)

Институт  социального и производственного менеджмента

(г. Саратов)

 

Факультет экологии и сервиса

 

Кафедра менеджмента

туристического  бизнеса

 

 

 

 

Курсовая  работа

По дисциплине

«Бизнес-контроллинг»

На тему:

 

«Структура системы бюджетов на предприятии и их характеристика»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                 Выполнил: Мосина Е.С. з/о СКС 51

                               Проверил: Саяпин Н.В.

 

 

 

 

 

 

 

Саратов 2012

 

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………..	3
Бюджеты на предприятии………………………………….……	4
Инструменты бизнес-контроллинга…………………………..…	8
Заключение……………………………………………………..…………	17
Список  литературы…………………………………………….………	19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Бюджет  предприятия - план, сформулированный в стоимостных и количественных величинах для принятия решений, планирования и контроля в процессе управления деятельностью компании. Бюджет предприятия составляется в натуральном и/или денежном выражении и определяет потребность предприятия в ресурсах, необходимых для получения прогнозируемых доходов.

Бюджетирование - это процесс планирования будущей деятельности предприятия, результаты которого оформляются системой бюджетов.

Обычно создание бюджетов осуществляется в рамках оперативного планирования. Исходя из стратегических целей фирмы, бюджеты решают задачи распределения экономических ресурсов, находящихся в распоряжении организации. Разработка бюджетов придает количественную определенность выбранным перспективам существования фирмы.

К числу основных задач бюджетирования относится  следующее:  обеспечение текущего планирования;  обеспечения координации, кооперации и коммуникации подразделений предприятия;  обоснование затрат предприятия;  создание базы для оценки и контроля планов предприятия;  исполнение требований законов и контрактов.

Выгоды качественного  составления бюджетов и контроля за их исполнением с излишком окупают затраты на их внедрение и разработку. Безусловно, очень многое зависит от специфики деятельности предприятия, но даже небольшим фирмам рекомендуется применение бюджетирования (например, в сокращенном варианте).

Внедрение бюджетирования на предприятии сталкивается с двумя  группами проблем: методические проблемы и организационные. Опыт автора доказывает, что, как правило, самым трудным  в бюджетировании является этап его  внедрения на предприятие. Приватизированные предприятия получили в наследство огромный опыт составления документов, ненужных предприятию в рыночной экономике.

Трудоемкий  процесс внедрения системы бюджетирования может длиться месяцами и даже годами. Помимо временных затрат он требует наличия высококвалифицированных специалистов в области бюджетирования и компьютерной техники. Как правило, украинские предприятия не в силах самостоятельно провести эти работы, привлечение консалтинговой фирмы обходится дешевле и значительно надежней.

Цель  работы – закрепить знания по применению инструментов бизнес-контроллинга к  анализу деятельности предприятия  сферы тризма и гостеприимства. К  задачам данной курсовой можно отнести: теоретический анализ системы бюджетов, применение инструментов бизнес-контроллинга к предприятию ресторанного бизнеса на примере ресторана итальянской кухни «Иль Патио». 

1. Бюджеты на предприятии

 

На  практике составление бюджета в  крупной компании на ближайший год  может занять от трех до четырех  месяцев, а в худшем случае до полугода. Другими словами начинать планирование приходится еще до того момента, когда компания сможет подвести итоги года, составив хотя бы предварительную финансовую или управленческую отчетность. Понятно, что достоверность подобных планов оставляет желать лучшего, и уже в самом начале года приходится вносить серьезные корректировки.

Причин  столь продолжительных сроков составления  бюджетов компании несколько.

Первое  место стабильно занимает неправильно  выстроенная система бюджетного управления. Не разработаны единые бюджетные формы для подразделений, не указаны сроки их заполнения и сдачи в финансовую службу, отсутствует указание ответственных лиц и санкций за нарушение сроков и т.д.

Вторая  распространенная причина – трудоемкая процедура балансировки бюджета и сопутствующее ей большое количество итераций согласования. Приведем пример. Руководители подразделений в компании заполнили разосланные им бюджетные формы и вернули их финансистам. Те, в свою очередь, сформировав общий бюджет компании, выяснили, что результаты неудовлетворительны, и внесли свои корректировки и предложения по пересмотру бюджетов. После чего руководители подразделений практически заново составляют свои планы на год. И так еще несколько раз.

Чтобы решить перечисленные проблемы нужно  оптимизировать сам процесс бюджетного управления, устранив существующие ошибки, а также разработать критерии и процедуру балансировки.

Чтобы понять, эффективна ли система бюджетирования в вашей компании, ответьте на следующие  вопросы:

• Увязаны ли стратегические целевые показатели с бюджетами?
• Указанны ответственные лица в подразделениях компании за исполнение бюджетов?
• Фактические результаты оперативно сопоставляются с принятыми планами?
• Результаты исполнения бюджетов анализируются в разрезе видов деятельности, подразделений, продуктов?
• Есть ли оперативное управление денежными потоками, увязанное с годовым бюджетом движения денежных средств?
• Вознаграждение руководителей подразделений зависит от результатов исполнения бюджетов?

Если  хотя бы по одному из пунктов вы ответили: «нет», то внедрение бюджетного управления в вашей компании либо не завершено, либо при его постановке были допущены серьезные ошибки. В этом случае бюджетирование не приведет компанию к намеченным целям, а время и усилия на его составление будут потрачены зря.

В регламенте бюджетного процесса должна быть предусмотрен раздел, упорядочивающий работу по консолидации данных от разных подразделений. Это сложный, итеративный, пошаговый  процесс. Представители нескольких подразделений и как минимум двух уровней управления должны сбалансировать целевые показатели итогового бюджета. Другими словами нужно исключить вероятность, например, того, что сформированный бюджет компании обеспечивает максимальную рентабельность, но в денежном потоке существуют серьезные кассовые разрывы, которые компания не может покрыть за счет использования внешних источников. Или возникает прямо противоположная ситуация. Рентабельность предельно низкая, так как компания планирует переходить на работу по предоплате от покупателей и снижает цены, зато в каждом прогнозном периоде положительный чистый денежный поток.

Требования, которым должен удовлетворять бюджет компании, в первую очередь, зависят  от стратегических целей бизнеса. Если речь идет о развивающемся бизнесе, было бы неоправданно надеяться на высокие прибыли и отсутствие кассовых разрывов, в то время как компания активно завоевывает рынок за счет снижения цен и поглощения конкурентов.

Чтобы максимально сократить сроки  на верстку и балансировку бюджета  по заданным критериям (целям) можно рекомендовать ряд шагов.

ШАГ 1. Разработать ключевые показатели для подразделений. Например, для  отдела продаж показатели могут быть следующими: оборачиваемость дебиторской  задолженности и рентабельность продаж. Допустим, что оборачиваемость дебиторской задолженности не должна превышать пяти дней, а в стандартном договоре максимальная отсрочка платежа 10 дней. Значит, уже на этапе планирования работы своего подразделения коммерческий директор должен пересмотреть условия платежа в типовом контракте на следующий год и с учетом этого составить план продаж.

ШАГ 2. Сформировать математическую модель, отражающую взаимосвязь ключевых бюджетных  статей. За основу при создании модели может быть взят бюджет движения денежных средств, составляемый косвенным методом, или модель «DuPont» (см. схему). Бюджет движения денежных средств, отражает зависимость прибыли компании и денежного потока, а «DuPont» - прогнозный баланс и бюджет доходов и расходов. Использование той или иной модели позволит финансовому директору, варьируя различные операционные показатели деятельности компании, отслеживать изменение других бюджетных статей и сформировать оптимальный устраивающий всех вариант бюджета.

 

 

Рис. 1 Модель «DuPont»

 

Даже  если бюджетное управление в компании уже функционирует не первый год, его, как и любую систему, надо поддерживать в рабочем состоянии. Для этого необходимо вместе с анализом исполнения бюджета уходящего года и в преддверии нового финансового года проводить корректирующие мероприятия.

Актуализация стратегических, тактических и финансовых целей компании. Стратегические цели компании могут полностью поменяться за пять-семь лет. Единственное, что остается неизменным на протяжении всей жизни компании, это ее миссия, ценности и принципы ведения бизнеса. Чтобы добиться сбалансированности всех составляющих бизнеса, компания должна проводить увязку стратегии, планов развития и финансовой политики на ежегодной основе. И если стратегические цели компании поменялись, это необходимо учесть в формируемых бюджетах.

Корректировка финансовой структуры. Любой бизнес динамично меняется. Та структура, которая  была эффективной для решения  задач вчерашнего дня, сегодня может  мешать развитию бизнеса. Организационная  и финансовая структуры должны обеспечивать не формальное, а реальное управление, позволяющее реагировать как на изменения, связанные с воплощением стратегических и тактических целей компании. Поэтому все значимые изменения бизнеса должны находить отражение в организационной и финансовой структурах.

Уточнение бюджетов и актуальности их распределения по центрам ответственности. Логика процесса бюдежтирования подразумевает, что вслед за изменениями финансовой структуры должны быть уточнен состава и структуры бюджетов, а также актуализирована их подчиненность центрам финансовой ответственности и степень детализации данных. Например, если в компании принято решение в будущем году контролировать не только производственные затраты целиком, но и их составляющие, то «Бюджет производственных расходов» должен быть детализирован до «Бюджета материальных затрат», «Бюджета энергозатрат», «Бюджета производственной амортизации» и т.д. Или, например, компания внедрила проектное управление, и теперь руководство интересует понимание структуры доходов и расходов в разрезе проектов. Для этого бюджет должен обогатиться еще одним измерением – проектным, по которому будет вестись учет, контроль и аналитика.

Обновление  системы нормативов и ограничений.. Нормативы (например, нормы расхода, производительность труда и т.д.) должны определяться на основе данных прошлых периодов, но с учетом условий, прогнозируемых на будущее. Другими словами утверждению нового бюджета на год должен предшествовать пересмотр нормативов. Об этом нередко забывают, используя нормы, установленные еще во времена Советского Союза.

В системе  бюджетирования компании кроме нормативов используют также ограничения. Так, для отдела продаж могут быть введены  ограничения, например, на размер дебиторской  задолженности. Для отдела закупок  важным ограничением являются максимальные складские остатки. Также ограничения могут иметь место по выплатам подразделений, расходам, минимальным нормам рентабельности и т.д. Их значение также нужно регулярно актуализировать с учетом изменившихся условий.

Проверка  системы мотивации. Важно, чтобы каждый сотрудник компании был мотивирован на выполнение и улучшение зависящих от него бюджетных показателей. Актуальность мотивационной системы сохраняется не более двух лет, поэтому с регулярностью в полгода ее стоит проверять на прочность и по необходимости вносить изменения.

Ревизия процедур бюджетного управления. Регламентируют процесс бюджетного управления два  типа документов. «Положение о бюджетировании»  описывает результат бюджетного процесса и его этапов. «Регламент бюджетирования» содержит процедуры, которые должны привести к данному результату. Корректировка этих документов должна проводиться в случае любых изменений в процессе планирования бюджетов, их реализации и контроля.

 

 

2. Инструменты бизнес-контроллинга

 

Все началось в далеких 90-х, когда появилась скромная, но прогрессивная пиццерия «Патио Пицца», где впервые в Москве пиццу стали готовить в настоящей дровяной печи на открытом огне. Постепенно мы стали больше, чем просто пиццерией, и в 2004 году «Патио Пицца» превратилась в «IL Патио», сеть демократичных ресторанов итальянской кухни с широким меню.