Автоматизация учета основных средств на предприятии

Доходы и расходы от списания отражаются в отчетном периоде, к которому они относятся и подлежат зачислению на счет прибылей и убытков в качестве операционных доходов и расходов

1.2.8.Аренда основных средств

Согласно гражданскому законодательству в аренду могут быть переданы земельные участки, предприятия и другие имущественные комплексы, здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другие вещи, которые не теряют своих натуральных свойств в процессе их использования. Существует несколько вариантов классификации видов аренды. По экономическому смыслу рассматривают два типа аренды:

текущая и финансовая (лизинг)

Имущество передается в аренду по соответствующему договору, согласно которому арендодатель передает в пользование арендатору имущество и начисляет арендную плату, при этом право собственности остается у арендодателя.

Арендодатель начисляет амортизацию, по переданному имуществу, и производит его ремонт на условиях, прописанных в договоре.

Учет объектов основных средств, переданных в аренду ведется у арендодателя на субсчете "Основные средства, переданные в аренду" к счету 01 "Основные средства".  Арендатор учитывает принятые основные средства на забалансовом счете 001. Ежемесячно арендатор начисляет (субсчет "Расчеты за арендованное имущество" к счету 76) и уплачивает арендную плату. Суммы арендной платы являются для арендодателя операционными доходами (либо доходами от основной деятельности, если таковая прописана в уставе), для арендатора - расходами по обычным видам деятельности. По окончании договора аренды имущество возвращается арендодателю.

Финансовая аренда (лизинг)

Согласно закону от 29 октября 1998 года N 164-ФЗ "О финансовой аренде (лизинге)" по договору лизинга лизингодатель обязуется приобрести в собственность указанное лизингополучателем имущество и предоставить его лизингополучателю за плату во временное владение и пользование.  
Лизинг бывает: финансовым (прямым) и операционным. 
        Финансовый лизинг предусматривает погашение договорной стоимости имущества в течение срока действия договора, а также уплату процентов за пользование имуществом. В зависимости от характера операций финансовый лизинг подразделяется на:

Прямой - после окончания договора, объект лизинга переходит в собственность к лизингополучателю

Возвратный - организация продает свое имущество лизингодателю и сразу же, как лизингополучатель берет его обратно в долгосрочную аренду (удобен в случае, когда необходимо получить свободные денежные средства)

Смешанный - основан на долевом участии лизингодателя и лизингополучателя при приобретении объекта лизинга.

Операционный лизинг подразумевает, что после окончания договора, имущество возвращается лизингодателю.

По соглашению сторон предмет лизинга учитывается на балансе лизингодателя или лизингополучателя. Амортизационные отчисления производит тот, у кого на балансе находится предмет лизинга, при этом возможно применение ускоренной амортизации предмета лизинга.

9. Инвентаризация основных средств

Инвентаризация проводится ежегодно в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств и на основании письменного приказа руководителя (Форма № ИНВ-22).

До начала инвентаризации проводится проверка:

1. инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
2. технических паспортов или другой технической документации;
3. документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи (Форма № ИНВ-1) полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.). Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись.

По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости (Форма № ИНВ-18). В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Выявленные при инвентаризации расхождения регулируются в следующем порядке:

• основные средства, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию по рыночной стоимости и зачислению в состав прочих доходов организации на счетe 91;
• недостачи относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки. Учет недостач ведется на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

2. Информационное  обеспечение для решения задач  учета ОС

1. Перечень справочников, используемых для решения задач учета ОС.

Для решения комплекса задач по учету ОС в программе «1С: Предприятие 8.1» используются  следующие  справочники:

Годовые графики амортизации ОС; Основные средства; Объект строительства;  Параметры выработки ОС; Причины списания ОС; События ОС; Способы отражения расходов по амортизации.

Справочник «Годовые графики амортизации ОС» содержит способ распределения годовой суммы амортизации по месяцам. Для каждого месяца можно установить долю годовой амортизации, относящейся на этот месяц. Доля рассчитывается относительно общей суммы долей всех месяцев, то есть для каждого месяца доля может быть больше единицы.

Годовые графики могут быть установлены для основных средств в момент принятия к учету в документе «Принятие к учету ОС», в дальнейшем их можно изменить в документе «Изменение графиков амортизации ОС».

Справочник «Основные средства» предназначен для хранения списка основных средств и сведений о них. Сведения об основном средстве заполняются при принятии к учету и могут изменятся в процессе эксплуатации. Справочник имеет многоуровневую, иерархическую структуру. Для классификации ОС можно создавать группы и подгруппы.

При вводе ОС автоматически присваивается инвентарный номер.

Справочник «Объекты строительства» предназначен для хранения списка строящихся (модернизируемых, реконструируемых) объектов основных средств.

Справочник «Параметры выработки ОС» предназначен для хранения списка натуральных показателей пропорционально объему, которых может начисляться амортизация ОС.

Справочник «Причины списания ОС» предназначен для хранения списка, причины списания объектов ОС.

Справочник «События ОС» предназначен для хранения перечня событий с основными средствами организации (принятие к учету, перемещение, модернизация).

Справочник «Способы отражения расходов по амортизации» предназначен для хранения списка возможных способов отражения расходов по амортизации в затратах предприятия.

2.2 Первичные документы, необходимые для ведения учета ОС на предприятии.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

1. Форма ОС-1 Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)
2. Форма ОС-1а Акт о приеме-передаче здания (сооружения). Акт приемки-передачи по форме ОС-1а применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи зданий (сооружений) в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, поступивших по:

   • договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой

    аренды;

    • путем приобретения за плату денежными средствами;

   • изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию;

   • выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и

    пр.) другой

3. Форма ОС-1б Акт о приеме-передаче групп объектов основных

     средств (кроме зданий, сооружений) Акт приемки-передачи по форме

     ОС-1и ОС-1б применяется для оформления и учета операций приема,

    приема-передачи объектов основных средств (кроме зданий,

    сооружений) в организации или между организациями для включения

    объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию,

    поступивших по:

   •договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой 

   аренды;

   •путем приобретения  за плату денежными средствами;

   •изготовления для  собственных нужд и ввода в  эксплуатацию;

   •выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и

   пр.) другой организации.

4. Форма ОС-2 Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств. Документ используется для оформления операций перемещения объектов основных средств внутри организации из одного подразделения в другое. Форма ОС-2 выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Данные о совершенном перемещении вносятся в инвентарную карточку учета объектов основных средств.
5. Форма ОС-3 Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств. Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6).
6. Форма ОС-4 Акт о списании объекта основных средств (кроме

автотранспортных средств). Документ по форме OC-4 предназначен для

оформления операций по списанию и выбытию пришедших в      

негодность объектов основных средств. Является основной формой

подтверждающей выбытие. Составляется в двух экземплярах,

подписывается членами комиссии, которая назначается руководителем

организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им

лицом.

7. Форма ОС-4а Акт о списании автотранспортных средств. С помощью этого документа производится оформление операций по списанию и выбытию пришедших в негодность автотранспортных средств. Форма составляется в двух экземплярах, которые подписываются членами комиссии, назначаемой руководителем организации, документ подписывается руководителем или уполномоченным лицом.

7. Форма ОС-4б Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств). Документ предназначен для оформления групповых операций по списанию и выбытию пришедших в негодность основных средств. Форма составляется в двух экземплярах, которые подписываются членами комиссии, назначаемой руководителем организации, документ подписывается руководителем или уполномоченным лицом.
8. Форма ОС-6 Инвентарная карточка учета объекта основных средств. Инвентарная карточка по форме ОС-6 применяется для организации учета наличия и движения объекта основных средств внутр предприятия. Карточка заводится на каждый инвентарный объект на основании акта приема передачи по форме ОС-1 (ОС-1а,ОС-1б). этом документе регистрируются вся информации о приеме, перемещении, ремонте, модернизации и иных изменениях объекта основных средств..
9. Форма ОС-6а Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств. Инвентарная карточка по данной форме используется для учета наличия объектов основных средств, а также учета их движений его внутри организации. Документ ведется в единственном экземпляре бухгалтерией предприятия на группу объектов. Инвентарная карточка заводится на группу объектов в момент принятия к учету этих объектов на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.).

10. Форма ОС-6б Инвентарная книга учета объектов основных средств.

      Данная форма учета основных средств может использоваться на               малых предприятиях. Записи об объектах основных средств вносятся

      бухгалтером на основании первичных документов подтверждающих: