Адміністративні витрати

     На  початок року невиплачені суми депонованої  заробітної плати із реєстрів за попередній рік переносяться у реєстр депонованої  заробітної плати поточного року.

     Підприємства, які не застосовує рахунки класу 8 "Витрати за елементами", у складі Журналу 5 ведуть розділ III "Витрати діяльності".

     Дані  за рядком 9 "Усього за розділом III" з граф 3 - 16 Журналу 5 переносяться до Головної книги. Підсумки рядків за графами 3 - 16 і за графами 18 - 23 (із журналів 1, 2, 3, 4, 6, 7) наводяться у відповідному рядку графи 24 як фактичні витрати  за наведеними напрямами (статтями) витрат операційної і надзвичайної діяльності, а в графі 25 накопичуються такі дані для складання звітності  за період з початку року.

     У графі 2 по рядках 1.1 - 1.6 розділу III підприємства вказують об'єкти витрат (види, групи  продукції, послуг основного виробництва, об'єкти будівництва, допоміжні (підсобні) виробництва). У графах 3 і 4 цього  розділу і розділів III А і III Б  підприємства витрачання виробничих запасів  можуть наводити за сумою їх облікової  вартості та сумою розподілених транспортно-заготівельних  витрат.

     Підприємства, які застосовують одночасно рахунки  класу 8 "Витрати за елементами" і класу 9 "Витрати діяльності" у складі Журналу 5 А, ведуть розділи III А "Витрати діяльності" і III Б "Витрати за елементами".

     На  підставі первинних облікових документів (та/або аркушів-розшифровок) на витрачання виробничих запасів, нарахування заробітної плати, відрахувань на соціальні  заходи тощо записуються дані у графи 3 - 12 розділу III Б за складовими відповідних  елементів витрат. У графи 14 - 19 розділу III Б з журналів 1, 2, 3, 4, 6, 7 (з аркушів-розшифровок  до них) записуються дані про складові відповідних елементів витрат.

     Підсумкові  дані (рядок 6 "Усього за розділом III Б") за графами 3 - 12 з розділу III Б "Витрати  за елементами" разом з підсумком  за відповідними рахунками у графах 3 - 15 розділу III А записуються до підсумкового рядка 10 "Разом за розділами III А і III Б" розділу III А Журналу 5 А, а звідти - до Головної книги.

     Підсумкові  дані (графа 20) розділу III Б переносяться у розділ III А до відповідної статті (напрямку) витрат за графами 17 (з кредиту  рахунку 80 "Матеріальні витрати"), 18 (з кредиту рахунку 81 "Витрати  на оплату праці"), 19 (з кредиту  рахунку 82 "Витрати на соціальні  заходи"), 20 (з кредиту рахунку 83 "Амортизація"), 21 (з кредиту  рахунку 84 "Інші операційні витрати"). Дані підсумкового рядка 9 розділу III А  за графами 16 - 21 також заносяться до Головної книги.

     У графі 21 розділу III Б накопичуються  дані за складовими елементів витрат за період з початку звітного року, включаючи звітний (поточний) місяць.

     У графі 23 розділу III А накопичуються  дані про складові витрат діяльності (рахунки, субрахунки, статті) за період з початку звітного року.

       У розділі IV узагальнюються аналітичні  дані про операції з товарами  і торговою націнкою.[11]

       Облік виробничих запасів за  синтетичними рахунками (або субрахунками) ведеться у Відомості 5.1 за  центрами відповідальності (матеріально  відповідальними особами, місцями  зберігання) та місцями витрат (синтетичними  рахунками або субрахунками обліку  витрат). У Відомості визначаються  сума і рівень транспортно-заготівельних  витрат (відхилень фактичної собівартості  виробничих запасів від їх  поточної облікової оцінки), а  також фактична собівартість  витрачених (вибулих) запасів, якщо  застосовується метод оцінки  вибуття запасів за середньозваженою  собівартістю.

     Записи  у Відомість 5.1 проводяться на підставі документів (звітів), в яких узагальнені  надходження до матеріально відповідальних осіб (складів, цехів, дільниць) виробничих запасів та їх витрачання, вибуття  з відповідних місць зберігання за звітний місяць (або за більш  короткий проміжок часу - декада тощо).

     У графі 2 видаток показується групуванням  за кореспондуючими рахунками (субрахунками, статтями). Суми внутрішнього обороту (надходження, видаток) виробничих запасів (від однієї матеріально відповідальної особи до іншої, зі складу в цех, з цеху в інший цех, склад тощо) за місяць виділяються окремими сумами і мають бути між собою рівними.[1;11;6] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     4. Особливості обліку адміністративних витрат при використанні сучасних засобів обчислювальної техніки  
 
 

     Як  автоматизувати облік доходів та витрат підприємствам, що мають внутрішню  інфраструктуру (допоміжні та підсобні підрозділи). Порада проста — перейти на більш відповідну конфігурацію, наприклад «Виробництво + Послуги + Бухгалтерія». Вибирати один вид калькулювання для різної продукції, на нашу думку, не слід. До того ж у конфігурацію закладено метод повної собівартості, що потребує калькулювання вручну. Економіст на підприємстві трапляється рідко.

     Рис. 4.1

     Практика  показує, що підприємства нормально  калькулюють прямі витрати, відносно нормально — загальновиробничі (залежить від обґрунтованості бази розподілу), а далі норми загальних витрат встановлюють вельми приблизно. У результаті розрахована собівартість дуже далека від реальної, відповідно, прибутковість різних виробів теж вельми сумнівна.

     Проте з різних причин не всі можуть скористатися порадою перейти на ВПБ, вважаючи за краще добиватися результату наявними засобами. У принципі, і це можливо. [12]

     Собівартість виходить за виробництвом загалом, що не влаштовує підприємство, яке бажає встановити відповідальних за витрати і знати внесок кожної дільниці до спільної справи отримання прибутку.

     Рис. 4.2

     Треба сказати, що використання бухгалтерського  обліку як системи, яка дає інформацію для управління, можна тільки вітати. Визначити собівартість загалом  стосовно виробничих дільниць цілком доступно. І якщо це можна зробити  при ручному обліку, то й після  автоматизації — також.

     Планом  рахунків бух. обліку передбачено застосовувати рахунок 23 «Виробництво» — для відображення інформації про витрати на виготовлення продукції, рахунок 26 «Готова продукція» — для відображення руху готової продукції, рахунок 25 «Напівфабрикати» — для відображення руху напівфабрикатів власного виробництва (рис.4.3).

     Рис. 4.3

     Аналітичний облік на рахунку 23 повинен давати змогу вирішити два завдання: калькулювати собівартість окремого об’єкта витрат (для цього використовується субконто «Види діяльності») і визначати  структуру собівартості за економічними елементами, як вимагає п. 21 П(С)БО 16 (це дозволяє зробити субконто «Виды  затрат» — трирівневий довідник (використовуються два рівні).

     На  першому рівні витрати згруповано за видами згідно з П(С)БО 16. На другому  — за економічними елементами. Кожному  елементу відповідає рахунок, на який будуть списані витрати (у цьому  випадку — рахунок 23).

     Рис.4.4

     Собівартість  визначають двома етапами. Спочатку накопичують витрати, що об’єднуються за однорідними елементами, потім  їх відносять до певних об’єктів витрат (прямі — прямо, непрямі — розподіляються). Використовується схема паралельного розподілу. Інформацію про витрати  вводять з планових калькуляцій. Усі прямі, змінні загальногосподарські та розподілені постійні загальногосподарські витрати збирають протягом місяця на рахунку 23. Можна на один вид діяльності (ОсОперД производство) і звідти списувати на рахунок 26 на конкретну номенклатуру продукції за нормами, вказаними у калькуляції (за плановою собівартістю). [12]

     Наприкінці  місяця з урахуванням незавершеного  виробництва собівартість продукції  доводиться до фактичної. Такий метод  зазвичай використовують у масовому виробництві, тобто там, де є сенс складати нормативні або планові калькуляції.

     Класично  у виробничому обліку витрати  спочатку відносять до певних підрозділів, а потім розподіляють між продукцією, що випускається. Таку схему реалізовано  і в конфігурації «Виробництво + Послуги + Бухгалтерія», причому реалізовано  послідовно, паралельно і з урахуванням  взаємних послуг розподіл непрямих витрат. Зазвичай фахівці рекомендують на рахунку 23 виділити синтетичні або аналітичні субрахунки. (Саме так і спробували зробити на підприємстві, що звернулося до нас, але при спробі виділити або  субрахунки 231, 232, або додати субконто «дільниці», у них перестали працювати  документи «Калькуляция»).

     Уважно  подивимося на субконто «Виды деятельности». Взагалі, воно стоїть на рахунках доходів. Згідно з П(С)БО, його використовують на розподіл діяльності на операційну (основну та іншу — виробництво, торгівля), неопераційну (наприклад  купівля-продаж валюти) і надзвичайну, доходи від яких за П(С)БО 3 потрібно розділити у звітності.

     Можете  додати відразу, оскільки заздалегідь  встановлені значення (загальна, виробнича  і торгова) це завдання не вирішують, а ми директивно зобов’язані це робити. Оскільки те саме субконто стоїть і на рахунках витрат, то за кожним об’єктом доходи і витрати можна зіставити (отримати приблизно облік за центрами доходів-витрат), визначивши внесок кожного  джерела.

     Відповідно, за кожним об’єктом можна виділити витрати і таким чином визначити  собівартість (калькулювати) об’єкта  витрат. Теоретично об’єктом витрат можуть бути і проекти, і послуги, і регіони, і діяльність, і підрозділи. Проте  практично при виборі об’єктів слід керуватися необхідністю (визначити  центри витрат-доходів, за якими можна  виділити окремі потоки), а також  можливістю визначити прямі витрати (матеріали, зарплату) за цими об’єктами.

     Наприклад, можна виділити як об’єкти «виробництво», «торгівлю», а можна розділити  виробництво за дільницями. Це має  сенс, якщо можна виділити достатню групу прямих витрат на певних процесах. Якщо ж майже всі витрати непрямі (беруть участь у кількох процесах), то як об’єкт виділяється вся група процесів, зокрема загалом виробництво. Роботи, зрозуміло, додасться, тобто за кожним видом діяльності розподіляються витрати й окремо закриваються калькуляції. Але і точність підвищиться.

     Витрати на виробництво продукції — матеріали, зарплата працівникам, знос виробничого  устаткування, вартість послуг, наданих  іншими організаціями, — відображають різними документами, в яких зазначають, зокрема, вид діяльності, щодо якого  можна буде виділити ці витрати. Основні  документи подано у таблиці. Крім того, до прямих витрат можуть частково потрапляти витрати, нараховані іншими документами і ручними операціями. У результаті роботи цих документів витрати на виробництво відносять  у дебет рахунків класу 8.

     Як  це відбувається, розглянемо на прикладі амортизації. Якщо устаткування належить до певних дільниць, вони як вид діяльності зазначаються у довіднику (рис. 4.2), при нарахуванні враховується вид діяльності. Накопичені витрати можна подивитися при аналізі рахунків за кожним вказаним видом діяльності (об’єктом витрат) (рис. 4.3), і так за кожним видом витрат.

     Звертаємо увагу, що всі накопичені витрати  надалі будуть розподілені між усією  випущеною продукцією, пропорційно  до норм, зазначених у калькуляціях. Тому витрати за дільницями, продукція  яких повністю споживається, можна  не виділяти окремо, а вважати загальногосподарськими (наприклад витрати котельні).

     При використаному методі калькулювання  треба нормативно визначити, яка  сума витрачається на обігрів окремого цеху, а потім на виробництво одиниці (наприклад пачки, куб. м паркету) при нормативній потужності та нормативній  температурі. Пропорційно будуть розподілені  фактичні витрати (нормування робиться вручну) (див. таблицю вище).

     До  таких найчастіше належать послуги  сторонніх організацій. Якщо ми отримуємо  рахунки (за електроенергію, зв’язок, Інтернет), що стосуються різних підрозділів (у схемі — видів діяльності), їх доведеться заздалегідь розподілити.

     Тепер на підставі рахунка введемо новий  документ «Услуги посторонних организаций». Номер документа присвоюється автоматично, у полі Дата ставимо дату отриманого рахунка за послуги. Як замовлення краще  вибрати рахунок.

     У графі Услуга виберіть потрібний  елемент довідника «Номенклатура». Оскільки кожному елементу відповідає свій рахунок і вид витрат, у  довіднику мають бути два записи «електроенергія (офіс)» — для  адміністративних витрат і загальновиробничих затрат. Ввести нові записи можна, не покидаючи  форму вибору довідника, натисненням  клавіші Ins або кнопки на панелі інструментів. Заповнення видів затрат і діяльності є аналогічним заповненню їх для  необоротних активів (вид затрат, звичайно, інший, рахунок 84). Заповнений документ з проведеннями (рис. 4.4).