Анализ проведения организационного аудита в АПХ «Мираторг»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ..................................................................................................  3

 

1 Понятие и сущность организационного аудита …………............  4

1.1 Понятие организационного аудита ………………………………….....  4

1.2 Основные принципы организационного аудита …………………….... 6

1.3 Этапы проведения организационного аудита ........................................  7

 

2 Анализ проведения организационного аудита в АПХ «Мираторг» ........................................................................................................... 13

2.1 История и характеристика  АПХ «Мираторг» ...................................... 13

2.2 Методы сбора данных для проведения анализа ................................... 14

2.3. Особенности организационной структуры АПХ «Мираторг» .......... 15

2.4 Анализ организации выполнения работ ............................................... 18

2.5 Организация информационного взаимодействия ................................ 22

 

3 Рекомендации по проведению изменений в АПХ «Мираторг»

...........................................................................................................................23

3.1 Рекомендации  по изменению структуры управления ......................... 25

3.2 Рекомендации  по изменению стиля управления .................................. 26

3.3 Рекомендации  по изменению процедур работ  над проектами ........... 28

3.4 Рекомендации  по регламентации функциональных  процедур ........... 29

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................... 31

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ....................... 34

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В современных условиях развития рыночных отношений особую актуальность приобретает поиск наиболее перспективных механизмов, обеспечивающих продвижение фирмы к намеченным целям. Их раскрыть и использовать позволяет оптимально продуманная система управления. Результативность ее работы во многом определяет организационный аудит. Проведение организационного аудита преследует такую цель, как выявление наиболее значимых факторов влияния в системе управления организации для того, чтобы использовать их в дальнейшем на благо компании.

Цель данной курсовой работы - изучение организационного аудита. В связи с поставленной целью, необходимо решить следующие задачи:  раскрыть понятие и сущность организационного аудита, изучить его основные принципы, выявить особенности и этапы проведения и другое. Также, необходимо сделать анализ проведения организационного аудита, выявить существующие проблемы в организационной структуре и разработать рекомендации для устранения данных проблем.

В соответствии с поставленными задачами, курсовая работа разбита на три основные главы. Первая глава посвящена теоретическому материалу, который помогает раскрыть сущность организационного аудита. Во второй главе анализируется непосредственно процесс  организационного аудита на примере конкретной компании – АПХ «Мираторг». И в заключительной, третьей главе, представлены рекомендации по решению проблем, выявленных в ходе анализа.

Методы исследования - анализ документов, изучение первоисточников, обобщение изученного материала, формулировка конечного вывода в заключении.

Актуальность темы исследования заключается в необходимости повышения устойчивости функционирования организаций и конкурентоспособности за счет совершенствования их систем управления

1 Понятие и сущность организационного аудита

1.1 Понятие организационного аудита

Сегодня любой образованный человек непременно имеет представление о финансовом и производственном аудите, некоторые знакомы с кадровым аудитом, а вот что такое организационный аудит, знают совсем немногие.

Организационный аудит - это контроль организационной структуры (структурных связей и бизнес процессов), выявление соответствия организационной структуры масштабам и характеру деятельности предприятия. Аудит  должен определить цели, задачи, функции, стоимость и способность к развитию созданной структуры. Он проводиться с целью  выявления организационных и финансовых рисков создания структуры, а также финансовых потерь предприятия,  к которым могут привести эти риски. Если организационная  структура часть корпоративной системы, то аудит должен определить окупаемость созданной структуры, ее ликвидность по отношению  к Корпорации и необходимость развития.

Аудиты организационной структуры управления включают определение организационной структуры, описание распределения полномочий и ответственности сотрудников и подразделений, выработку политики предприятия, положений о подразделениях, должностных инструкций,  принципов планирования, учета, анализа и принятия решений во всех категориях менеджмента ( маркетинг, логистика,  производство, др). Анализ различных  вариантов построения системы управления позволит руководителям предприятия или обособленного подразделения упорядочить деятельность и снизить общие затраты на осуществление эффективного управления предприятием или обособленным подразделением.

Результаты аудита организационной структуры, оформленные отчетами, картами процессов и опросными листами позволят  руководителям предприятия, и получить полную, достоверную и непротиворечивую информацию о состоянии системы управления. Эти данные  послужит отправной точкой для проведения изменений, и позволят  установить ключевые направления совершенствования предприятия, а  анализ истинных причин возникновения несоответствий и противоречий в организационной структуре и процессах предприятия позволят руководителям добиться должного эффекта при проведении организационных преобразований. Результаты аудита помогут правильно выбрать модели управления различными категориями менеджмента.

Каким компаниям необходим организационный аудит?

• Компаниям численностью более 150 человек ежегодный организационный аудит желателен, а компаниям численностью свыше 300 сотрудников обязателен. В компаниях с большими оборотами и соответствующей численностью персонала сложнее системно увидеть управленческие проблемы, чем в бизнесе численностью до 150 человек. Проведение регулярного организационного аудита в крупных компаниях позволит руководству застраховаться от возможных управленческих ошибок и просчетов, снижая тем самым риски падения результативности бизнеса.
• Компаниям, которые разрабатывают новую стратегию. Для разработки новой стратегии компании необходим качественный внутренний аудит для того, чтобы определить свои конкурентные преимущества, сильные и слабые стороны. В данном случае особенно актуально привлечение независимых консультантов для получения объективной картины происходящего.
• Компаниям, в которых проходит смена руководства. Организационный аудит позволяет новому руководству быстро получить необходимую для оперативного, управления независимую информацию о состоянии дел в организации. Внешняя независимая оценка позволит избежать «политических манипуляций» и повысит эффективность ввода в новую должность.
• Компаниям, реализующим проекты внутренней оптимизации и повышения операционной эффективности. Руководству в таком случае исключительно важно поставить точный диагноз и определить наиболее проблемные точки, разрешение которых позволит существенно повысить управляемость и внутреннюю эффективность. Компаниям, осуществляющим проекты слияния или поглощения. Результаты организационного аудита позволят руководству выстроить наиболее оптимальную стратегию слияния/ поглощения, учитывающую все нюансы и тонкости присоединяемого бизнеса для решения поставленных задач. 
• Небольшим компаниям и старт-апам, которые не могут выйти на планируемый уровень развития. В данном случае организационный аудит позволит выявить проблемы, которые существенно сдерживают рост, вопросы, по которым необходимо принять принципиальные решения, управленческие механизмы, которые необходимо внедрить, чтобы выйти на заданный уровень результативности.

1.2 Основные принципы организационного аудита

Рассмотрим наиболее важные принципы организационного аудита.

• Принцип выделения главного: при проведении организационного аудита работник должен выделять главное, характерное.

• Принцип соответствия: профессионализм работника, составляющего аудиторское заключение, должен соответствовать его сложности ввиду того, что субъективизм решения может сильно исказить достоверность учетных данных.

• Принцип энциклопедичности: в группе работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля в области всей системы управления (либо своего специалиста, либо привлеченного из консультационной фирмы), способного сопоставить учетные данные по отдельным элементам системы управления или их совокупности с набором стандартов. Это даст возможность избежать грубых ошибок или несостыковок. Так, при составлении бухгалтерского учета роль индикатора правильности играет баланс предприятия. Для системы управления такого аналога нет и поэтому гармонизация учетных данных с выводами аудитора должна перекладываться на высококвалифицированного специалиста.

• Принцип полноты: чем точнее и достовернее требуется заключение о соответствии состоянии системы управления требуемому уровню, тем больше ее элементов должно быть подвержено учету и контролю. Принцип полноты требует от руководителя постоянно следить за необходимой полнотой номенклатуры элементов системы управления, для который проводится учет.

• Принцип централизации учета: все аудиторские заключения об отдельных элементах системы управления должны стекаться к одному специалисту для составления обоснованного общего заключения.

• Принцип стандартизации: за каждой формой учета элементов системы управления должен стоять стандарт, норма, статья или положение закона, распоряжение руководителя.

• Принцип своевременного использования: учетные данные, предоставляемые аудитору, должны быть достоверны на день проведения аудита. Дальнейшее их использование или обработка должна регламентироваться распоряжениями соответствующих служб организации или вышестоящих руководителей.

• Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный набор возможных значений учетных данных по каждому элементу для принятия соответствующих мер при существенном отклонении текущего значения параметра элемента от запланированного.

• Принцип координации: при непропорциональных изменениях контролируемых параметров элементов системы управления каждая организация должна вносить соответствующие коррективы в данный элемент.

1.3 Этапы проведения организационного аудита

Аудит организационной структуры делиться на 3 этапа:

• определение финансовых рисков связанных с созданием и работой предприятия или обособленного подразделения  (на этом этапе определяется  целесообразность существования предприятия или обособленного подразделения);
• оценка структурных связей  и бизнес-процессов (выявление дублирования функций, двойной подчиненности, двойной ответственности, отсутствия ответственности, анализ бизнес – процессов);
• корректировка документации организационной структуры (документирование организационной структуры и бизнес-процессов, структурных единиц и категорий менеджмента, корректировка или создание системы  документирования).

Дерево решений анализа организационной  структуры  показано на рисунке 1. 
 

Рисунок 1 – Дерево решений анализа организационной структуры

 

Этап №1: Определение финансовых рисков связанных с созданием или работой организационной структуры.

На первом этапе определяется  текущее состояние предприятия или обособленного подразделения и  прогнозируется развитие структуры ее работоспособность, необходимость закрытия предприятия или подразделения,  внесения  в структуру предприятия или обособленного подразделения корректировок или реинжиниринга  бизнес процессов и структурных связей с финансовой точки зрения.

В зависимости от желаемого в будущем размера предприятия, специфики его продуктовой программы и потенциала, места расположения производств необходимы правильный выбор  или изменение его организационной структуры и правовой формы.

Все это делается в 4 шага

1. Постановка проблемы: предмет и цели планирования организационно-правовой структуры предприятия.
2. Поиск: разработка альтернативных вариантов организационно- правовой структуры.
3. Оценка: оценка альтернативных вариантов организационно- правовой структуры.
4. Принятие решения: выбор наиболее предпочтительной  организационно- правовой структуры.

Этап № 2: Оценка структурных связей  и бизнес-процессов.

На этом  этапе необходимо определить:

• перечень источников, которые будут использоваться для получения информации о работе существующей системы управления;
• объем данных, которые необходимо получить для полноценного анализа и оценки системы управления;
• перечень основных категорий бизнес процессов предприятия;
• форму получения информации;
• сроки получения информации.

Для этого составляется информационный лист.

Информационный лист - это по сути план аудита организационной структуры и функций, но для того чтобы его составить необходимо изучить организационную структуру и  бизнес процессы предприятия, для этого перед началом аудита  необходимо запросить определенную информацию о структуре, штатное расписание или перечень сотрудников и информацию о деятельности предприятия.  
Структура и штатное расписание передается в графическом и текстовом виде, информация о деятельности получается в индивидуальном порядке, в зависимости от предприятия. 
На основании этих данных строиться общее представление о предприятии: