Аудит материально-производственных запасов

Если при  приемке материалов обнаружена недостача или их порча, то их стоимость отражают по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям», и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На материальных счетах стоимость недостач или порчи материалов не отражают.

Аналитический учет поступления материалов в значительной мере зависит от выбора учетной цены. Если в качестве твердых учетных  цен применяют средние покупные цены, то поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по средним ценам. Наценки сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительные расходы по всем поступившим материалам учитывают на одном аналитическом счете «Транспортно-заготовительные расходы и наценки снабженческих и сбытовых организаций».

Если твердой  учетной ценой служит плановая себестоимость  материалов, то поступившие материалы  отражают на каждом аналитическом счете  по плановой себестоимости, а разницу  между фактической и плановой себестоимостью материалов показывают на аналитическом счете «Отклонения фактической себестоимости от плановой».

Отпущенные  в производство и на другие нужды  материалы списывают с кредита  материальных счетов в дебет соответствующих  счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по твердым учетным ценам. При этом составляют следующую бухгалтерскую проводку:

- дебет счета  20 «Основное производство» (материалы  отпущены основному производству);

- дебет счета  23 «Вспомогательные производства»  (материалы отпущены вспомогательным  производствам);

- дебет других  счетов в зависимости от направления  расходов материалов (25, 26 и др.);

- кредит счета  10 «Материалы» или других счетов  по учету материалов.

Проданные материалы  списывают с кредита счета 10 в  дебет счета 91 «Прочие доходы и  расходы». По дебету счета 91 отражают также расходы, связанные с продажей материалов, и сумму НДС по проданным материалам.

Необходимо  отметить, что если при продаже  или мене материалов не исполнены  необходимые условия признания  выручки, то отпущенные материалы списываются с кредита счета 10 не в дебет счета 91, а в дебет счета 45 «Товары отгруженные». После признания выручки от продажи материалов они списываются с кредита счета 45 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Стоимость материалов по твердым ценам между различными счетами издержек производства и другим направлениям выбытия материалов распределяют на основании ведомости распределения материалов, которую составляют по данным первичных документов о расходе материалов.

По истечении  месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и стоимостью их по твердым учетным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на которые были списаны материалы по твердым учетным ценам (счета 20,23,25,26 и др.). При этом если фактическая себестоимость выше твердой учетной цены, то разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской проводкой, обратную же разницу (что возможно при использовании в качестве твердой учетной цены плановой себестоимости материалов) — способом «красное сторно», т.е. отрицательными числами.

Отклонения  фактической себестоимости материалов от стоимости их по твердым учетным  ценам распределяют между израсходованными и оставшимися на складе материалами  пропорционально стоимости материалов по твердым учетным ценам. С этой целью определяют процентное отношение отклонений фактической себестоимости материалов от твердой учетной цены и найденное отношение умножают на стоимость отпущенных и оставшихся материалов по твердым учетным ценам.

Процентное  отношение отклонений фактической себестоимости материалов от твердой учетной цены (X) определяется по формуле (2.1).

                                                                                                 (2.1)

где Он — отклонение фактической себестоимости материалов от стоимости по твердым учетным ценам на начало месяца;

       Оп — отклонение фактической себестоимости материалов от стоимости их по твердым учетным ценам по поступившим материалам за месяц;

       УЦн — стоимость материалов в твердых учетных ценах на начало месяца;

       УЦп — стоимость поступивших в течение месяца материалов по твердым учетным ценам.

 

2.2 Аналитический  учёт материалов

 

Счет 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» предназначен для учета заготовления и приобретения материальных ценностей, относящихся к средствам в обороте (материалы, животные на выращивании и откорме, товары).

В дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» относят покупную стоимость материальных ценностей, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщика, и другие расходы по приобретению материалов с кредита счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др. в зависимости от того, откуда поступили материальные ценности, от характера расходов по заготовке и доставке материальных ценностей в организацию.

Материально-производственные запасы, фактически поступившие в  организацию, списывают по учетным  ценам с кредита счета 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» в дебет счетов 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и откорме» и 41 «Товары».

Сумму разницы  в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической  себестоимости приобретения и учетных ценах, списывают со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в дебет счета 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей». Остаток на счете 15 на конец месяца показывает наличие материально-производственных запасов в пути.

Израсходованные или проданные материально-производственные запасы списывают на счета издержек производства (обращения) и продажи с кредита материальных счетов по учетным ценам.

Счет 16 «Отклонения  в стоимости материальных ценностей» предназначен для учета разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения и учетных ценах. Этот счет используют только в том случае, если на счетах 10,11,41 синтетический учет ведут по учетным ценам.

Накопленные на счете 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» разницы между фактической себестоимостью приобретенных материально-производственных запасов и стоимостью их по учетным ценам списывают с кредита счета 16 в дебет счетов издержек производства или обращения или других счетов пропорционально стоимости израсходованных материально-производственных запасов по учетным ценам.

Аналитический учет по счету 16 «Отклонения в стоимости  материальных ценностей» ведут по группам  материально-производственных запасов с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений.

При продаже  материалов на сторону составляют следующие  бухгалтерские записи: 

1. Дебет счета  91 «Прочие доходы и расходы»  Кредит счета 10 «Материалы». 

2. Дебет счета  91 «Прочие доходы и расходы»  Кредит счета 16 «Отклонение в  стоимости      ценностей».                                

3. Дебет счета  62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».  

4. Дебет счета  91 «Прочие доходы и расходы»  Кредит счета 68 «Расчеты по  налогам и сборам».   

Финансовый  результат реализации материалов списывают  со счета 91 на счет 99 «Прибыли и убытки».

При продаже материальных запасов, синтетический учет которых ведется по фактической себестоимости, их списывают со счета 10 в дебет счета 91 в течение месяца по учетным ценам, а по окончании месяца такой же проводкой списывают отклонения фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам (способом «красное сторно» или способом дополнительных проводок).

Определение фактической  себестоимости материальных ресурсов, списываемых на производство, разрешается  производить помимо средней стоимости  методами ФИФО и ЛИФО.

При использовании  этих методов возникает необходимость  оценки каждой партии расходуемых материалов, что осуществить довольно сложно, учитывая современный уровень механизации  и автоматизации учета.

Целесообразнее  стоимость израсходованных материалов при их оценке по методам ФИФО и ЛИФО определять расчетным путем.  В этом случае в течение первого месяца материалы списывают на производство по учетным ценам. По окончании месяца определяют стоимость израсходованных материалов по методу ФИФО или ЛИФО, находят отклонение исчисленной стоимости материалов от стоимости их по учетным ценам и списывают выявленное отклонение на соответствующие счета пропорционально стоимости ранее списанных материалов по учетным ценам.

При журнально-ордерной форме учета расчетов с поставщиками ведут в журнале-ордере № 6, который открывается суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца, . Аналитический учет в этом журнале-ордере осуществляют по каждому платежному документу, приходному ордеру или приемному акту.

Для выявления  фактической себестоимости материалов, отклонений от стоимости их по учетным  ценам, контроля за сохранностью материалов, а также увязки синтетического и  аналитического учета в бухгалтерии  составляют по истечении каждого  месяца ведомость № 10 «Движение материальных ценностей».

Для списания израсходованных  материалов на соответствующие объекты  учета затрат в бухгалтерии составляют разработанную таблицу № 1 «Распределение расхода материалов». Материалы  в ведомости № 10 отражаются по учетным  ценам.

При использовании  в учете ЭВМ приходные документы  группируют в пачки и после  контроля проверки кодов, на основе этих документов разрабатывают машинограмму-ведомость  поступления материалов на склад. В  ведомости отражают стоимость приобретенных  материалов по учетным ценам и фактической себестоимости с расшифровкой ее слагаемых по каждому платежному требованию поставщиков.

На основании  ведомостей поступления материалов составляют сводную ведомость расчета  транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам и исчисляют коэффициент отклонений фактической себестоимости от стоимости по учетным ценам.

По данным расходных  документов и указанной ранее  сводной ведомости составляют машинограмму-ведомость расхода материалов по корреспондирующим счетам. В ней по каждому виду израсходованных материалов по различным шифрам затрат отражают их стоимость по учетным ценам, коэффициент отклонений и сумму отклонений, приходящуюся на израсходованные материалы.

Для получения  обобщенных данных по счетам производственных запасов по каждому из них составляют машинограммы-оборотные ведомости, их данные сверяют с общей оборотной  ведомостью по синтетическим счетам и субсчетам и после сверки переносят в машинограмму – главную книгу.

 

2.3 Учет  производственных запасов на  складах и в бухгалтерии

 

Учет производственных запасов на складах. Для обеспечения  производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных заводских складов в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (кладовых) материальные ценности размещают по секциям, а внутри них — по группам, типоразмерам и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально  ответственным лицом, которого принимают  на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если в штатном  расписании организации отсутствует  должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия и с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет  материальный ярлык и прикрепляет  его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают  отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открывают  в бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней  номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу  измерения, номенклатурный номер, учетную  цену и срок годности. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Первичные документы, на которых основываются все операции по движению материальных ценностей: приходных  ордеров, накладных, счёт-фактур, платёжных  требований, товарно-транспортным накладным и др. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Ведение учета  материалов допускается также в  книге учета материалов, которая  содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов.

В условиях функционирования автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.