Аудит оплаты труда

Эти документы необходимы для того, чтобы минимизировать налогообложение  материальной помощи. Выплатить материальную помощь можно вместе с заработной платой по ведомости или по расходному кассовому ордеру. Выплата материальной помощи лицам, которые не работают в  организации, оформляется расходным  кассовым ордером.

Сумма начисленной материальной помощи может:

• выплачиваться за счет нераспределенной прибыли организации;
• включаться в состав внереализационных расходов.

Выплата материальной помощи за счет нераспределенной прибыли производится только по решению общего собрания участников (учредителей) или акционеров организации.

Решение о расходовании нераспределенной прибыли оформляется на основании  протокола общего собрания участников (учредителей) или акционеров организации.

В решении участников (учредителей) или акционеров должно быть указано, что часть нераспределенной прибыли  направляется на выплату материальной помощи.

Использование нераспределенной прибыли без согласия участников (учредителей) или акционеров не допускается.

Сумма материальной помощи, не превышающая 4000 рублей в год, налогом  на доходы физических лиц не облагается (ст. 217 НК РФ).

Если участники или  акционеры организации не приняли  решение о расходовании нераспределенной прибыли на выплату материальной помощи, то ее сумма включается в  состав внереализационных расходов.

Сумма материальной помощи, включенная в состав внереализационных расходов, относится к расходам, которые не учитываются в целях налогообложения прибыли (п. 23 ст. 270 Налогового кодекса РФ).

Не облагается налогом  на доходы физических лиц материальная помощь, оказанная работодателем:

работнику в связи со смертью  членов его семьи - без ограничения  предельного размера (часть 8 ст. 217 НК РФ);

работникам по другим основаниям - в сумме, не превышающей 4000 рублей в год (часть 28 ст. 217 НК РФ);

бывшим работникам, уволившимся  в связи с выходом на пенсию по инвалидности или возрасту, - в  сумме, не превышающей 4000 рублей в год (часть 28 ст. 217 НК РФ);

членам семьи умершего работника - без ограничения предельного  размера (часть 8 ст. 217 НК РФ);

любым физическим лицам, пострадавшим от террористических актов на территории РФ, - без ограничения предельного  размера (часть 8 ст. 217 НК РФ).

 При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов (в т.ч. локальных) о порядке и условиях выплаты премий.

Общее понятие премирования работников следует разделять на два направления:

• премирование как поощрение, предусматриваемое системой оплаты труда;
• премирование, как поощрение (награждение) отличившихся работников вне системы оплаты труда.

В последнем случае выдача премий, награждение ценным подарком (можно причислить к премированию в натуральной форме) осуществляется в рамках поощрения за успехи в  работе (статья 191 Трудового кодекса  РФ) и носит разовый характер.

При этом круг поощряемых работников заранее не определяется, а премирование осуществляется администрацией (в отдельных  случаях по согласованию с профсоюзными комитетами или советами трудовых коллективов).

Премиальная система оплаты труда предусматривает выплату  премий определенному кругу лиц  на основании заранее установленных  конкретных показателей и условий премирования, предусмотренных положениями о премировании, которые разрабатываются в организациях.

Указанными положениями, в частности, предусматриваются:

• показатели премирования;
• условия премирования;
• размеры и шкала премирования;
• круг премируемых работников;
• источник премирования.

На основании таких  премиальных положений у работника  при выполнении им показателей и  условий премирования возникает  право требовать выплаты премии, а у организации - обязанность  уплатить премию.

Среди премий, обусловленных  системой оплаты труда, выделяется премия за основные результаты производственно-хозяйственной  деятельности. Наряду с ней, в организациях могут предусматриваться специальные  системы премирования.

Если в организации  положение о премировании или  же иное ему подобное отдельное положение  по оплате труда не разработано, то вопросы премирования в обязательном порядке должны быть отражены в коллективном договоре и непосредственно в  трудовом договоре, заключенным с  работником.

Если ни в одном из разработанных  в организации локальном акте, коллективном или трудовом договоре, вопросы в части начисления и  выплаты премий отражены не будут, то расходы на выплату премий, если такие будут произведены, не могут  быть приняты в целях налогообложения  по налогу на прибыль.

Как правило, общий порядок  премирования работников (случаи и  системы премирования, размеры выплачиваемых  премий) устанавливается коллективным договором, заключаемым между администрацией и представительным органом работников.

Разрабатываемое положение  о премировании (положение о материальном стимулировании) имеет собой цель установить конкретный порядок, размеры и случаи премирования работников при условии выполнения ими показателей премирования, то есть конкретизировать обязанности работодателя по выплате премий и права работников на их получение.

В свою очередь трудовым договором, заключаемым между работником и работодателем также может предусматриваться возможность и порядок премирования. Особенно это актуально для случаев заключения договоров с физическими лицами, не входящими в состав трудового коллектива, или отношения с которыми строятся на основе гражданского, а не трудового законодательства (договоров гражданско-правового характера, соглашений с внештатными работниками и т.п.).

Главным условием выплаты  премий является выполнение показателей  премирования.

Работник может быть лишен  премии полностью или частично за конкретные производственные упущения, перечень которых устанавливается  руководителем предприятия по согласованию с профсоюзным органом.

Полное или частичное  лишение премий производится по общему правилу за тот расчетный период, в котором имело место упущение.

Основанием для выплаты  премий являются данные статистической и бухгалтерской отчетности, а  для премирования рабочих и служащих также данные оперативного учета, организуемого  в структурных подразделениях.

Выплата премий осуществляется на основании приказа (распоряжения) администрации с указанием наименования премии, ее размеров и источников финансирования.

Лишение премий и снижение их размеров также следует оформлять  приказом (распоряжением) администрации  с обязательным отражением причин, повлекших снижение (лишение) премий.

Сумма начисленной премии может:

• включаться в состав расходов по обычным видам деятельности;
• выплачиваться за счет нераспределенной прибыли организации;
• включаться в состав внереализационных расходов.

Сумму премии включают в  расходы по обычным видам деятельности, если она начислена работникам, занятым  в процессе производства.

Суммы премий, выплаченных  в соответствии с принятой в организации  системой оплаты труда, учитываются  при исчислении среднего заработка (ст. 139 ТК РФ).

Начисленные премии за производственные результаты включаются в расходы  на оплату труда в целях налогообложения  прибыли (ст. 255 НК РФ).

Суммы премий, включенные в  расходы по обычным видам деятельности, облагаются налогом на доходы физических лиц, взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также страховыми взносами в том же порядке, что и заработная плата.

Премии могут выплачиваться  за счет нераспределенной прибыли по решению общего собрания участников (учредителей) или акционеров организации.

Решение о расходовании нераспределенной прибыли оформляется на основании  протокола общего собрания участников (учредителей) или акционеров организации.

В решении участников (учредителей) или акционеров должно быть указано, что часть нераспределенной прибыли  направляется на выплату премий.

Использование нераспределенной прибыли на выплату премий без  согласия участников или акционеров организации не допускается.

Премии выплачиваются  по приказу руководителя, оформленному на основании решения участников (учредителей) или акционеров организации.

Все документы по начислению заработной платы проверяются на наличие необходимых форм и видов  документов, соответствие их унифицированным  формам и правильность заполнения, обоснованность начисления заработка, правильность арифметических расчетов. При этом арифметическая проверка правильности начисления заработной платы осуществляется как по каждому работнику, так  и по общему фонду оплаты труда за месяц.

 

2.4 Проверка начисления прочих выплат

 

 Что касается всех  прочих выплат, в том числе  и отпускных, то в подавляющем  большинстве случаев их расчёт  и начисление производится с  учётом среднего размера заработной  платы работника. Здесь аудитор  обращает внимание, прежде всего,  на исходные данные (оклад сотрудников)  и общие правила расчёта среднего  размера заработной платы. Согласно  статье 139 Трудового кодекса РФ  при любом режиме работы расчет  средней заработной платы работника  производится исходя из фактически  начисленной ему суммы и фактически  отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих  периоду, в течение которого  за работником сохраняется средняя  заработная плата.

При работе с данными, содержащими  сведения о среднем размере заработной платы, аудитору следует помнить, что  порядок определения этого размера  для каждого конкретного случая может иметь свои собственные  особенности. Так, например, средний  дневной заработок, кроме случаев  определения среднего заработка  для оплаты отпусков и выплаты  компенсаций за неиспользованные отпуска, исчисляется путем деления суммы  заработной платы, фактически начисленной  за расчетный период, на количество фактически отработанных в этот период дней. А при установлении работнику  неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня) средний дневной заработок  исчисляется путем деления суммы  фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 5-дневной (6-дневной) рабочей  недели, приходящихся на время, отработанное в расчетный период. Поэтому во всех подобных случаях проверяющему надлежит пользоваться нормами, содержащимися  в Постановлении Правительства  РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 “Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы”. При исчислении компенсаций на увольнение необходимо проверить дни, подлежащие оплате за неиспользуемый отпуск, они находятся так: произведение дней отпуска установленных трудовым, коллективным договором на количество отработанных месяцев с последнего отпуска с учетом сведений в графике отпусков все делят на 12 месяцев. Компенсация на увольнение находится путем умножения средне - дневного заработка на дни неиспользуемого отпуска.

Контроль правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных работникам. Аудит  осуществляется, как правило, выборочным способом. Аудитор проводит следующие  процедуры:

• проверка наличия документального подтверждения начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (заявления, приказы, листки временной нетрудоспособности);
• проверка соблюдения законности начисления выплат в соответствии с действующим законодательством и Трудовым кодексом РФ (стаж работы, соблюдение максимального размера пособия по временной нетрудоспособности, количество дней отпуска);

При нахождении пособий по временной нетрудоспособности необходимо правильно исчислить страховой  стаж.

Страховой стаж исчисляется  путем подсчета календарного времени  работы, при этом не имеют значения причины увольнения с предыдущих мест работы (в том числе и за виновные действия) и продолжительность  перерывов между работами. Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от величины страхового стажа (п. 1 ст. 5 Закона N 255-ФЗ). При страховом стаже до 5 лет пособие по временной нетрудоспособности будет рассчитано исходя из 60% среднего заработка. При страховом стаже от 5 до 8 лет - исходя из 80% среднего заработка и при страховом стаже 8 и более лет - исходя из 100% среднего заработка. Подсчет страхового стажа осуществляется в соответствии с Правилами, утвержденными приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91.