Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

№

Перечень аудиторских процедур

Период проведения

Исполнитель

Рабочие документы

Примечание

 

Разработка программы проведения аудита включает этапы, аналогичные тем, что и разработка и в общего плана аудита. Программа является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный  перечень аудиторских процедур.

1.3 Процедуры аудита расчетов  с подотчетными лицами

 

Слово процедура означает проведение тех или иных  действий для выполнения данной работы или для достижения определенных целей. Аудиторская процедура  - это определенный порядок действий аудитора для получения необходимых результатов на конкретном участке аудита.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений применяются следующие направления действий.

Проверка наличия  распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.

Проверка документального  оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверяет:

• Оформление авансовых отчетов;
• Оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);
• Порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;
• Своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
• Существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка авансовых  отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.

Порядок документального оформления расчетов с подотчтеными  лицами регулируется  Постановлением Госкомстата России от 1.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО -1 «Авансовый отчет».

 При проверке авансовых отчетов  по форме следует протестировать  следующее:

• Соответствие типовой форме № АО -1 «Авансовый отчет»;
• Наличие номера и даты составления;
• Указание подотчетного лица;
• Указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
• Указания назначения аванса;
• Наличие подписей;
• Заполнение обратной стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

При этом необходимо проконтролировать  соблюдение сроков предоставления авансовых  отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет  и в авансовых отчетах.

При этом необходимо руководствоваться  Порядком ведения кассовых операций в Российской федерации. Срок отчетности не может превышать  трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.

Детальная проверка отдельных расчетных операций с подотчетными лицами. Аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.

При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция  к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально – производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие  документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника  в командировку по форме №Т -9 и командировочного удостоверения по форме Т – 10. Данные документы должны составляться по установленным Постановлением Госкомстата от 5.01.04. г. №1 унифицированным формам. Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении.

Важным внутренним первичным  документом является служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме №  Т - 10 а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и подтверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу  для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме №  Т -  9. Лицом прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовыется с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т – 10)  и авансовым отчетом.

 Особую важность имеет  форма № Т-10а «Служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении» с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов, как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

 Проверяется наличие  оправдательных документов, подтверждающих командировочные расхода ( счет, счет –фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей и др.).

Пример. Аудитор установил, что сумма командировочных расходов за отчетный составляет 50000 рублей. Эта сумма была обоснована  авансовыми отчетами по форме № АО – 1,  приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировку по форме  №  Т – 9а и командировочными удостоверениями по форме № Т – 10, а также прочими документами, подтверждающими произведенные расходы на проезд, проживание.

Согласно постановлению  Госкомстата РФ от 5.01.04. г. № ! « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» командировочные расходы должны быть обоснованы следующими документами:

• приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку по форме № Т – 9а;
• командировочным удостоверением № Т – 10;
• служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении по форме № Т -10 а;

По прибытии из командировки отчет о выполнении служебного задания согласовывается с руководителем структурного подразделения организации и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. Служебное задание и отчет о его выполнении обосновывает производственный (служебный) характер командировки. Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой считается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Бухгалтеру следует обратить внимание  на оформление  служебного задания  и отчета  о его выполнении в качестве приложения к авансовому  отчету. Отсутствие задания может  явиться основанием для того, чтоб признать командировочные расходы  в сумме 50000 руб. экономически неоправданным. 

Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина,  дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче –смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

Обращается внимание на правомерность  на оформление представительских расходов.

 Представительские расходы  могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ  руководителя о представительских  расходах, перечень участников мероприятия,  программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми товарными и кассовыми чеками, закупочным актом  и др. Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

• По проведению официального приема
• По транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному сих доставкой до места проведения встречи и обратно;
• По буфетному обслуживанию лиц участвующих  во встрече во время переговоров;
• По оплате услуг переводчиков, не стоящих  в штате организации.

Проверка расчетов наличными денежными средствами.

При проверке авансовых отчетов  обращается внимание на соблюдение установленного предельного расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых  от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками  или другими кредиторами , но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

Проверка организации  синтетического и аналитического учета  расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц и в оборотной ведомости или журнале-ордере.

Устанавливается наличие суммы  сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом  и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в главной книге.

1.3 Результаты аудиторской проверки

 

Аудиторская проверка заканчивается  оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие — выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.

Аудиторское заключение — официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны четыре вида аудиторских  заключений:

• заключение без замечаний (безоговорочное заключение);
• заключение с замечаниями (заключение с оговорками);
• отрицательное заключение;
• заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

Первый вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков  в отчетности, а финансовое положение  устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно.

Заключение с замечаниями делается при выявлении аудиторами отдельных  легко устранимых недостатков, в  целом не меняющих положительной  оценки состояния бухгалтерского учета  и отчетности. По всем выявленным недостаткам  аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

Отрицательное заключение дается в  случае выявления серьезных нарушений  и запущенности бухгалтерского учета  и отчетности, в связи с чем  бухгалтерская документация квалифицируется  как недостоверная.