Аудит расчетов с подотчетными лицами

Четвертый вариант завершения аудиторской  проверки возможен, если аудиторам  не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния  бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены  прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию .

 

 

2. Учет и аудит расчетов с  подотчетными лицами в ООО  "ИнТрансКарго"

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

 

Общество с ограниченной ответственностью "ИнТрансКарго" создано в соответствии с законодательством Российской Федерации и зарегистрировано Администрацией Коминтерновского района г. Воронежа в 2000 году.

ООО "ИнТрансКарго" является юридическим  лицом, имеет самостоятельный баланс и действует на основе Учредительного договора и Устава общества. ООО "ИнТрансКарго" специализируется на оказании посреднических услуг по перевозке грузов, а также экспедировании этих грузов. Местонахождение общества г. Воронеж, ул. Газовая, 25/4.

Высшим органом управления ООО "ИнТрансКарго" является общее  собрание участников общества. Схема управления хозяйственной деятельностью общества имеет функциональное разделение, предполагающее обособление отдельных функций и выделение работников для их выполнения.

С учетом этого признака весь персонал предприятия (15 человек) подразделяется на три категории: управленческий, оперативный и вспомогательный (рис. 1).

Руководство текущей хозяйственной деятельностью ООО "ИнТрансКарго" осуществляет директор, избираемый общим собранием общества. Он руководит планово-экономической работой, подбирает кадры и организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность. Ему подчинены службы, занимающиеся вопросами труда и заработной платы, бухгалтерского учета и финансов.

Заместитель директора руководит  коммерческой деятельностью, решает вопросы  организации грузоперевозок и их экспедиционного обслуживания. В его непосредственном подчинении находятся оперативные (старший менеджер по перевозкам, менеджеры по перевозкам и рекламе, экспедиторы) и вспомогательные (курьер, водитель, уборщица) работники.

 

Управленческий персонал
Директор
Главный бухгалтер					Заместитель директора
	Бухгалтер Бухгалтер-кассир				Старший менеджер по перевозкам
	Оперативный персонал
	Менеджеры по перевозкам, менеджер по рекламе, экспедиторы
	Вспомогательный персонал
	Курьер, водитель, уборщица

 

Рис. 1 Схема управления деятельностью ООО "ИнТрансКарго"

 

Бухгалтерский учет в исследуемом  предприятии ведется под руководством главного бухгалтера, в подчинении которого находятся бухгалтер и бухгалтер-кассир. Бухгалтерский аппарат принимает от материально ответственных лиц товарно-денежные отчеты, проверяет и обрабатывает их, учитывает денежные средства, выполняет другие бухгалтерские операции.

В ООО "ИнТрансКарго" применяется  журнально-ордерная форма бухгалтерского учета и следующая схема документооборота (рис. 2).

 

	Первичные и сводные документы
			¯
Кассовая  книга			Журналы-ордера		Накопительные и  группировочные ведомости
		®
			¯			¯
			Главная книга	¬		Регистры  аналитического учета
			¯			¯
			Бухгалтерский баланс и другие формы  отчетности			Оборотная ведомость по аналитическим  счетам

 

 

Рис. 2. Схема документооборота бухгалтерии  в ООО "ИнТрансКарго"

(® – запись; – – ® – сверка записи)

2.2 Организация учета и аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии

 

Выдача наличных денежных средств  под отчет в ООО "ИнТрансКарго" осуществляется на хозяйственные нужды  и на служебные командировки работников вне места постоянной работы.

Выдача денежных средств под  отчет на хозяйственные нужды, предусмотренные сметой предприятия, производится по распоряжению директора предприятия и оформляется расходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную командировку оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

Служебная командировка – поездка  работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы на командировочные  расходы включаются в себестоимость услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

В течение трех дней по возвращении  из командировки или совершения расходов на хозяйственные нужды подотчетное  лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к  отчету последний утверждается директором предприятия и принимается к  учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность.

Для учета операций по расчетам с  работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском  учете ООО "ИнТрансКарго" используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в ООО "ИнТрансКарго" служат Ведомость по дебету счета 71 и Журнал-ордер по кредиту счета 71 – регистры, сочетающие аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.

Основанием для заполнения Ведомости по дебету счета 71 и Журнала-ордера по кредиту счета 71 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные директором предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

Схема наиболее часто используемых в ООО "ИнТрансКарго" бухгалтерских проводок с корреспонденцией счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" представлена на рисунке 3.

 

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Д				К
	Сальдо начальное –  Остаток денежных средств у подотчетных лиц			Сальдо начальное – задолженность предприятия подотчетным лицам
50 "касса"				10 "Материалы"
Д	К			Д	К
	¬¾¾¾¾¾¾® выдача средств в подотчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы выдача средств в возмещение перерасхода			¬¾¾¾¾¾¾® Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с  процессом заготовления товарно-материальных ценностей или с их приобретением
51 "Расчетные счета"				26 "Общехозяйственные  расходы"
Д	К			Д	К
	¬¾¾¾¾¾¾® Перечисление (перевод) денежных средств по месту нахождения подотчетного лица			¬¾¾¾¾¾¾® Подотчетные суммы, использованные на общехозяйственные нужды Расходы на командировки
				44 "Расходы на продажу"
				Д	К
				¬¾¾¾¾¾¾® Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с  отгрузкой и реализацией товаров
				50 "касса"
				Д	К
				¬¾¾¾¾¾¾® Возврат неиспользованных подотчетных сумм
				70 "Расчеты с персоналом  по оплате труда"
				Д	К
				¬¾¾¾¾¾¾® Возмещение долга по подотчетным суммам
				94 "недостачи и потери от порчи ценностей"
				Д	К
				¬¾¾¾¾¾¾® Списание подотчетных  сумм, не возвращенных в срок
	Итого: Обороты по дебету			Итого: Обороты по кредиту
	Сальдо конечное – Остаток денежных средств у подотчетных лиц			Сальдо конечное – задолженность предприятия подотчетным лицам

Рис. 3  Схема бухгалтерских проводок по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Выдача денежных средств работнику  предприятия под отчет отражается проводкой:

ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 50 - субсчет "Касса  организации" – на выданную сумму  из кассы предприятия.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с  подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов:

ДЕБЕТ 26 - КРЕДИТ 71 – на сумму произведенных  работником общехозяйственных расходов, а также командировочных расходов;

ДЕБЕТ 10 - КРЕДИТ 71 – на сумму оприходованных материалов.

Все подотчетные суммы списываются  бухгалтерией предприятия на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете с использованием проводок:

ДЕБЕТ 94 - КРЕДИТ 71 – списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);

ДЕБЕТ 70 - КРЕДИТ 94 – удержание подотчетных  сумм из заработной платы;

ДЕБЕТ 73 - КРЕДИТ 94 – если нет возможности  удержать эти суммы из заработной платы работника.

В результате изучения в ООО "ИнТрансКарго" организации бухгалтерского учета расчетных операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в строгом соответствии с действующим законодательством.

Проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу на предприятии осуществляется путем инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

В таблице 1 представлена форма ежемесячного анализа счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", проводимого в исследуемом предприятии.

Таблица 1

Анализ счета 71 "Расчеты с  подотчетными лицами " за декабрь 2008 г., руб.

Счет	С Кредита счетов	В Дебет счетов
1	2	3
Сальдо на начало периода		3662
10		9052
10-1		1305
10-3		1044
10-5		1336
10-9		5367
19		1380
19-3		1380
26		25375
50	36000	193
70	3662	-
Обороты за период	39662	36000
Сальдо на конец периода	-	-