Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками в организации

           Кредиторов, задолженность которым возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками. Задолженность по начислению заработной платы работникам организации, по суммам начисленных платежей в бюджет, внебюджетные фонды, в фонды социального назначения и другие подобные начисления называют обязательствами по распределению. Кредиторы, задолженность которым возникла по другим операциям, называют прочими кредиторами.

            Кредиторская задолженность отражается на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

            По истечении срока исковой давности кредиторская задолженность подлежит списанию. Общий срок исковой давности установлен в три года. Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.

            Срок исковой давности начинает исчисляться по окончании срока исполнения обязательств, если он определен, или с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства. Кредиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на финансовые результаты.

            Кондраков Н.П. к поставщикам и подрядчикам относит организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, воды, газа) и выполняющие разные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств и др.)

           Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Суммы на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» подтверждаются актом сверки расчетов с поставщиками и подрядчиками.

        На основании проведенной инвентаризации  дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, другие долги, нереальные к возмещению, списываются на финансовые результаты организации. Суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, списываются на финансовые результаты организации.

        Из общих сумм дебиторской и кредиторской задолженности выделяется просроченная задолженность, а из нее – задолженность длительностью свыше трех месяцев.

        В справке к разделу 2 приведены данные о наличии и движении векселей (выданных и полученных). Кроме того, в справке содержится перечень организаций-дебиторов и организаций-кредиторов, имеющих наибольшую задолженность на конец года, в том числе длительностью свыше трех месяцев.

       В бухгалтерском балансе на начало и конец отчетного периода данные об общей сумме долгосрочной и краткосрочной задолженности с выделением задолженностей по покупателям и заказчикам, векселям к получению, дочерним и зависимым обществам, авансам выданным и прочим дебиторам.

       В пассиве баланса приведены общая сумма кредиторской задолженности и ее виды (по поставщикам и подрядчикам, векселям и др.)

        Основными задачами учета расчетных операций Бакаев А. С. считает:

      обеспечение контроля за правильностью оформления договоров и иных документов, регулирующих и регламентирующих взаимоотношения между организациями;

      обеспечение контроля за правильностью соблюдения форм расчетов между субъектами рынка;

      правильное отражение операций в первичных документах и регистрах синтетического и аналитического учета по расчетным операциям;

      своевременное выполнение расчетов с организациями;

      ликвидация просроченных задолженностей и недопущение задолженностей с истекшими сроками давности.

        В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности различные организации вступают друг с другом во взаимоотношения. Эти расчеты могут быть как наличными, так и безналичными. Посредниками безналичных расчетов являются банки, которые созданы для аккумулирования денежных средств и эффективного их размещения на условиях возвратности, платности, и срочности. Наличные расчеты производятся посредством организованных касс в организации.

        Формы безналичных расчетов определены ст.862 ГК РФ и Положением ЦБ РФ:

      расчеты платежными поручениями;

      расчеты по инкассо;

      расчеты по аккредитиву;

      расчеты чеками.

Формы безналичных расчетов избираются организациями самостоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых организациями с банками. В рамках безналичных расчетов в качестве участников расчетов рассматриваются плательщики и получатели средств (взыскатели), а также обслуживающие их банки и банки-корреспонденты.

          Поставка продукции поставщиками покупателям осуществляется на основании заключенных договоров. В договоре указываются: наименование сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименование и количество товара), имущественная ответственность сторон за невыполнение или ненадлежащее выполнение договора, цены, сроки поставки, порядок расчетов, тара и упаковка. Все договоры регистрируются в специальном журнале.

Основанием для принятия на учет кредиторской задолженности перед поставщиками служит счет-фактура. Счет-фактура служит основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению из бюджета. Она должна содержать необходимые данные как о поставщике, так и о покупателе. Счет-фактура является документом, служащим для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям (НДС) к вычету или возмещению. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации, заверяется печатью организации. В организации при получении от поставщиков счета-фактуры проверяется правильность их заполнения, наличие всех необходимых реквизитов, регистрирует их. Счет-фактура составляется организацией-поставщиком по мере отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) на имя организации - покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с момента отгрузки товара предоставляется покупателю. При отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), не облагаемых НДС, в счете-фактуре сумма налога не указывается и делается надпись «Без налога (НДС)».

Продукция по неотфактурованным поставкам приходуется по покупной (договорной) или учетной ценам без НДС.

Основным нормативно-правовым актом, который обязателен к применению во всех организациях, является Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года №129 – ФЗ.

Статья 1 «Бухгалтерский учет, его объекты и основные задачи» Закона «О бухгалтерском учете» предусматривает в составе объектов бухгалтерского учета обязательства как неотъемлемую часть деятельности организации.

        Предельный  срок  исполнения  обязательств  по расчетам за  поставленные  товары  (выполненные  работы,  оказанные  услуги) равен трем месяцам с  момента  фактического  получения  товаров  (выполнения работ, оказания услуг).  Суммы, не истребованной кредитором  задолженности  по  обязательствам, порожденным указанными  сделками  подлежат  списанию  по  истечении  четырех месяцев  со  дня  фактического  получения   предприятием-должником   товаров (выполнения   работ,   оказания   услуг), как    безнадежная    дебиторская задолженность на убытки организации-  кредитора, за исключением случаев  когда в его действиях отсутствует умысел:

- при поступлении  товарно-материальных  ценностей,  на  которые  не получены   расчетные   документы   (неотфактурованные   поставки), необходимо проверить, не числятся ли эти поступившие ценности  как оплаченные, но находящиеся в пути или  не  вывезенные  со  складов поставщиков,  и  не  числится  ли  стоимость  этих  ценностей  как дебиторская задолженность;

- проводилась ли инвентаризация расчетов. Посмотреть ее  результаты, а в необходимых случаях провести встречную проверку расчетов;

- полнота оприходования материальных ценностей;

-  правильность   установления   цен   на   материальные   ценности,

соответствуют ли они ценам, указанным в договорах поставки;

- правильность списания затрат с кредита  расчетов  с  дебиторами  и

кредиторами на себестоимость продукции (работ, услуг);

- правильность списания  задолженности  с  истекшим  сроком  исковой

давности.

Прекращение обязательств при зачете взаимных требований отражают по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

При прекращении обязательств новаций происходит замена одного обязательства другим. Эта замена на синтетических счетах не отражается; осуществляются отметки в аналитическом учете. Прекращение обязательств вследствие ликвидации юридического лица и при списании кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывают по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  кредиту счета  91 «Прочие доходы и расходы». Списание кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, осуществляют по результатам проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации.

      Пипко В.А. выделяет следующие задачи аудиторской проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками являются:

- проверка наличия договоров на поставку продукции и правильности их оформления;

- проверка своевременного и правильного документирования операций по движению денежных средств и расчетов;

- проверка соблюдения форм расчетов, зафиксированных в договорах с поставщиками и подрядчиками;

- проверка своевременной сверки расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности.

     Отмеченные нарушения выявляются в ходе проведения аудиторских процедур. Источником информации для их проведения служат первичные документы, регистры аналитического и синтетического учета, финансовая отчетность организации, учетная политика организации, а также документы (запросы, акты сверок), полученные от третьих лиц.

      Внедрение и использование компьютерных  технологий  обработки, учетной информации, по мнению Гетьман В. Г., явилось  одним  из  наиболее  значительных  достижений  науки  и управления. Система субъекта хозяйствования существенно влияет  на  методики ревизии и аудита. При  проведении  аудиторской  проверки  расчетов  с   поставщиками   и подрядчиками в системе компьютерной  обработки  данных,  аудитор  проверяет, составляются ли в данной  системе  все  необходимые  документы,  такие  как: счета–фактуры, приходные и расходные кассовые ордера,  закрепляются  ли  МПЗ за  материально-ответственными  лицами,  все  ли  документы  отмечаются   в журналах регистрации и т.д. Аудитор должен оценить квалификацию бухгалтерского персонала в области компьютерной  обработки  данных,   в   частности:   имеют   ли   специалисты соответствующее высшее или среднее специальное образование, или прошли  курс обучения  в  области  информационных  технологий,   или   изучение   системы компьютерной обработки данных происходило самостоятельно.

3. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ

           Денежные расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются организацией либо наличными деньгами, либо в виде безналичных платежей.

           Для осуществления расчетов наличными деньгами ООО «Артемида» имеет кассу и ведет кассовую книгу.

           Безналичные расчеты осуществляют посредством безналичных расчетов по расчетным, текущим и валютным счетам клиентов в банках, системы корреспондентских счетов между банками, с помощью векселей, чеков, заменяющих наличные деньги. Безналичные расчеты осуществляют через банковские, кредитные и расчетные операции. Их применение позволяет существенно снизить расходы на денежное обращение, сокращает потребность в наличных денежных средствах, обеспечивает их более надежную сохранность.

            Безналичные расчеты осуществляют по товарным и нетоварным операциям. К товарным операциям относят куплю-продажу сырья, материалов. Их учитывают на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». К нетоварным операциям относят расчеты с коммунальными учреждениями, научно-исследовательскими организациями. Их учитывают на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

             Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетные счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

             С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в форме безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета или с их согласия.

            Формы безналичных расчетов определены ст.862 ГК РФ и Положением ЦБ РФ:

      расчеты платежными поручениями;

      расчеты по инкассо;

      расчеты по аккредитиву;

      расчеты чеками.

Формы безналичных расчетов избираются организациями самостоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых организациями с банками. В рамках безналичных расчетов в качестве участников расчетов рассматриваются плательщики и получатели средств (взыскатели), а также обслуживающие их банки и банки-корреспонденты.

Все операции по банковским счетам осуществляются только на основании расчетных документов.

Расчетный документ – это оформленное на бумажном носителе или в электронном виде распоряжение: