Бланки документов

Министерство образования Иркутской  Области 
ГБОУ  НПО ПУ №68

 

 

 

 

 

Реферат по предмету: «Делопроизводство»

На тему «Бланки  документов».

 

 

 

 

Выполнила:

Курс 2 группа с-21

Медведева Валентина 

Александровна

 

 

 

 

 

 

Улькан 

2014

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ

1.ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ БЛАНКОВ  УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

2.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ  РЕКВИЗИТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

3.ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ  И ХРАНЕНИЮ ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой  организации. На основе ее принимаются  соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: “В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!”.

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько  убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно  составленных документов!

Беспорядок  в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что  может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители  предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться  нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление  документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для  обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

1.ТРЕБОВАНИЯ  К ОФОРМЛЕНИЮ БЛАНКОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р 6.30-2003 содержит требования к бланкам, на которыҳ, как правило составляются управленческие документы предприятия. Для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается использование бланков формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210 мм). К указанным бланкам, помимо размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:

а) по качеству используемой для изготовления бланка бумаги;

б) по характеристикам  отображения текста, нанесенного  на бумажную основу;

в) по размещению полей и ограничительных отметок.

 

Рассмотрим перечисленные требования по порядку. Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов. Плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м², а ее белизна не менее 90%.

Бумага для  бланков должна быть достаточной  прочности, малодеформирующейся при  случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной напылению (т.е. отслаиванию с поверхности  мелких бумажных частичек, отдельных  волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере).

Текст, нанесенный на бланк должен хорошо читаться. С  этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков - темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различными очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.

Документы, оформленные на бланках, должны иметь  поля - свободное от текста пространство по краям листа - размером не менее  с левого, верхнего и нижнего краев  листа 20 мм, а с правого - 10 мм. Участки  листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным, либо флаговым способом.

Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк  используют для изготовления любых  документов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или  должностное лицо имеет право  подписи документов.

Разработка  особого бланка для писем связана  с тем, что в письмах, в отличие  от других документов, указываются  адресные данные организаций - получателей  писем (реквизит 15).

 

Бланки конкретного  вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.д.) разрабатываются  на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в  организации находит применение количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).

Общий бланк  в зависимости от учредительных  документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Реквизиты общего бланка:

01 - Государственный герб Российской  Федерации;

02 - Герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

08 - наименование организации;

11 - дата документа;

14 - место составления или издания.

Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости ограничительные  отметки для верхних границ зон  расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.

Реквизиты бланка письма:

01 - Государственный герб Российской  Федерации;

02 - Герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика  / код причины поставки на учет (ИНН / КПП);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации

Отметки на бланке письма для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

15 - адресат;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст;

Бланк конкретного  вида документа, кроме письма, в зависимости  от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные  отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19.

Реквизиты бланка конкретного вида документа:

01 - Государственный герб Российской  Федерации;

02 - Герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания  документа.

Отметки на бланке письма для расположения реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ  К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ УПРАВЛЕНЧИСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Оформление  реквизитов общего бланка:

01 - Государственный герб Российской  Федерации

 

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным  законом «О Государственном гербе  Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст. 5021).

Изображение герба следует выполнять на бланках  ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 м, над серединой строки с наименованием организации. Допускается  воспроизведение герба без изображения  щита.

02 - Герб субъекта Российской  Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках  документов в соответствии с правовыми  актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования  на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов, городов РФ.

03 - Эмблема организации или товарный  знак предприятия (знак обслуживания).

Эмблему организации  или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации  в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем  помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблему и  товарный знак располагают на верхнем  поле бланка над серединой наименования организации - автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного  знака на одном уровне с названием  организации. (реквизит 08), слева.

04 - Код организации.

Код организации  проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Для органов  государственной власти и управления код предоставляется по Общероссийскому  классификатору органов государственной  власти и управления (ОКОГУ).

Реквизит  служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

08 - Наименование организации.

 

Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах.

Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов  Российской Федерации, ᴨȇчатают на двух языках.

Наименование  организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации  или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном  языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование  филиала, территориального отделения, представительства указывают в  том случае, если оно является автором  документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа  может быть должностное лицо, представляющее организацию.

11 - Дата документа.

Датой документа  является дата его подписания или  утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь единую дату.

Дату документа  оформляют арабскими цифрами  в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют  двумя парами арабских цифр, разделенных  точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также  оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

 Оформление  реквизитов бланка письма:

01 - Государственный  герб Российской Федерации.

02 - Герб субъекта  Российской Федерации.

 

03 - Эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации.

05 - Основной  государственный регистрационный  номер (огрн) юридического лица.

Основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица предоставляют  в соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами.

06 - Идентификационный  номер налогоплательщика / код  причины постановки на учет (ИНН  /КПП.).

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины  поставки на учет (ИНН / КПП) проставляют  в соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами.

08 - Наименование  организации.

09 - Справочные  данные об организации.

Справочные  данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес  электронной почты и др.).

11 - Дата документа.

12 - Регистрационный  номер документа.

Реквизит  состоит из трафаретной части  «___________№______», которая заполняется  от руки датой и регистрационным  номером.

Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять по усмотрению организации  индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях и  др.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.п.) регистрационный номер - это  обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем  дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или  исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел.

Например, 1-26/890, где 1 - индекс структурного подразделения; 26 - номер дела по номенклатуре дел; 890 - порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т.е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса: индекс организации - автора ответа и индекс документа организации - авторе запроса.