Бланки документов

Регистрационный номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту  в порядке указания авторов в  документе.

13 - Ссылка  на регистрационный номер и  дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный  номер и дату документа, на который  должен быть дан ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов (например письмо, докладная записка), которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит ᴨȇреносятся с поступившего (входящего) документа. Реквизит состоит из трафаретной части: «На №______ от__________», которая заполняется от руки регистрационным номером и датой поступившего документа.

15 -Адресат. 

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  или физические лица. При адресовании  документа должностному лицу инициалы указываются ᴨȇред фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Состав реквизита  «Адресат» пишется в зависимости  от адреса или вида документа. Должность  получателя и его фамилия указываются  в том случае, если известно, кто  именно занимается данным вопросом.

Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают  ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании  документа физическому лицу указывают  фамилию и инициалы получателя, затем  почтовый адрес.

При адресовании  внутренних документов указывается  только название структурного подразделения  или должность, инициалы и фамилия  его руководителя.

17 - Резолюция.

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в  документе. Резолюция, написанная на документе  соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержания поручения (при необходимости), срок исполнителя, подпись и дату.

Допускается оформление резолюции на отдельном  листе.

18 - Заголовок  к тексту.

Заголовок к  тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименование вида документа

Заголовок может  отвечать на вопросы:

- о чем  (о ком)?, например: О порядке взимания налога на добавленную стоимость;

- чего (кого)? например: Должностная инструкция  секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланке А5, заголовок  допускается не указывать.

Заголовок располагается  слева над текстом документа. Объем его не должен превышать 5 строк, каждая длиной по 28 знаков.

19 - Отметка  о контроле.

Отметка о  контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20 - Текст.

Текст документа  составляют на государственном языке  Российской Федерации или на государственных  языках субъектов Российской Федерации  в соответствии с законодательством  Российской Федерации и субъектов  Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

При составлении  текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта  должны быть выражены именем существительным  в именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или  «были, «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы  с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

 

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее  изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа  наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту.

Если текст  содержит несколько решений, выводов  и т.д., то его можно разбивать  на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст  излагают от третьего лица единственного  числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности  организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также  содержащих описание, оценку фактов или  выводы (акт, справка), использую форму  изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия  установила»).

В письмах  используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», направляем на рассмотрение»).

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего  лица единственного числа («миʜеϲтерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

 

Деятельность  зарубежных представительств Российской Федерации, внешнеполитических, внешнеэкономических  и иных учреждений Российской Федерации  оформляется документами на русском  языке и на языке соответствующей  страны.

Переписка в  сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском  языке и иных языках, предусмотренных  договорами между деловыми партнерами.

Оформление  реквизитов бланка конкретного вида документа:

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта  Российской Федерации;

03 - эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 - наименование  организации;

10 - наименование  вида документа;

14 - место  составления или издания документа.

Место составления  или издания документа указывают  в том случае, если затруднено его  определение по реквизитам «Наименование  организации» (08) и «Справочные данные об организации» (09). Место составления  или издания указывают с учетом принятого адмиʜиϲтративно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

3. Требования  к изготовлению, учету и хранению  гербовых бланков

Гербовые  бланки документов, т.е. бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, является полиграфической  продукцией, подлежащей учету.

Гербовые  бланки изготавливают только полиграфические  и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление  гербовых банков производят по заказам  органов государственной власти, иных государственных органов и  учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответствующими правовыми  актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые  бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют  порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров.

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной  форме (карточке, журнале).

Гербовые  бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство.

Проверку  наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой  распорядительным документом руководителя организации.

В случае обнаружения  нарушений комиссия проводит служебное  расследование, результаты которого оформляют  актом и доводят до сведения руководителя организации.

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными  нижними углами, заостренный в  оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные  крылья.

Законом установлено  три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный варианта геральдическом щите и одноцветный без геральдического  щита. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в  одноцветном варианте, а также  его воспроизведение без геральдического  щита в виде главной фигуры - двуглавого орла.

Государственный герб Российской Федерации (многоцветный вариант) помещается на бланках:

- федеральных  конституционных законов и федеральных  законов;

- указов  и распоряжений Президента Российской  Федерации;

- постановлений  Совета Федерации Федерального  Собрания Российской Федерации;

- постановлений  Государственной Думы Федерального  Собрания Российской Федерации;

- постановлений  и распоряжений Правительства  Российской Федерации;

- решений  Конституционного Суда Российской  Федерации;

- решений  Верховного Суда Российской Федерации; 

- решений  Высшего Арбитражного суда Российской  Федерации;

- Совета  Федерации Федерального Собрания  Российской Федерации;

- Государственной  Думы Федерального Собрания Российской  Федерации;

- Правительства  Российской Федерации;

- Конституционного  Суда Российской Федерации;

- Верховного  Суда Российской Федерации;

- Высшего  Арбитражного Суда Российской  Федерации.

Государственный герб Российской Федерации; в одноцветном  варианте помещается на бланках:

- Адмиʜиϲтрации Президента Российской Федерации;

- Полномочных  представителей Президента Российской  Федерации в федеральных округах;

- Федеральных  органов исполнительной власти;

- Генеральной  Прокуратуры Российской Федерации;

- Уполномоченного  по правам человека в Российской  Федерации;

- Счетной  палаты Российской Федерации;

- Центральной  избирательной комиссии Российской  Федерации;

  - Центрального банка Российской Федерации/

Одноцветный вариант Государственного герба  Российской Федерации без геральдического  щита помещают на бланках:

- Межведомственной  комиссии по защите государственной  тайны;

- органов,  организаций и учреждений при  Президенте Российской Федерации;

- органов,  организаций и учреждений при  Правительстве Российской Федерации;

- федеральных  судов;

- органов  прокуратуры Российской Федерации;

- дипломатических  представительств, консульских учреждений  и иных официальных представительств  Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изображения герба на бланках с угловым  расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой  строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением  реквизитов - в центре верхнего поля. (Изображение герба рекомендуется  делать диаметром не более 20 мм).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с  нанесенными на нем постоянными  реквизитами, содержащими необходимую  информацию об организации - авторе документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой  бумаге или на бумаге светлых тонов  достаточной плотности.

Бланки ОРД  проектируют в соответствии с  расположением и границами зон  реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового, так и продольного их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для  оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции. Угловое  расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку  гриф утверждения тоже располагается  в правом верхнем углу.

Бланки обычно изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.