Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Включение Республики Беларусь в мировое хозяйство требует взаимопонимания в финансовой отчетности, что делает актуальным реформирование бухгалтерского учета и отчетности в нашей стране в соответствии с международными стандартами. Многое для перехода Республики Беларусь на принятую в международной практике систему учета и отчетности уже сделано. Изменение некоторых форм бухгалтерской отчетности, наличие отчета о движении денежных средств, отчета о прибылях и убытках, отчета об изменении капитала, обеспечение открытости отчетности и другие меры привели к тому, что по составу бухгалтерская отчетность в Беларуси не так резко отличается от отчетности, предписываемой международными стандартами финансовой отчетности. И все же данные, составленные по белорусским правилам, по-прежнему существенно отличаются от информации, подготовленной в соответствии с международными стандартами. В основе таких отличий лежит разное понимание ряда основополагающих элементов постановки и ведения бухгалтерского учета и в первую очередь адресности отчетности и принципов ее построения.

Также национальная система бухгалтерского учета имеет отличия от международных стандартов по причине недостаточного использования методов оценки активов по справедливой и дисконтированной стоимости, отсутствия учета их обесценения, различий в признании доходов и курсовых разниц и другим причинам. Кроме того, при формировании бухгалтерской отчетности в соответствии с требованиями белорусского законодательства многими организациями основные допущения и качественные характеристики отчетности не соблюдаются или не принимаются во внимание. Примером этого может служить нарушение метода начислений при определении выручки по мере оплаты за отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги.

В связи с существующими различиями национальной системы бухгалтерского учета и международных стандартов финансовой отчетности организациям Республики Беларусь необходимо проведение дополнительных учетно-аналитических процедур для формирования отчетности в формате МСФО.

Одним из методов получения отчетности соответствующей требованиям МСФО, является трансформация, которая заключается в адаптации и конверсии бухгалтерской отчетности, составленной исходя из норм законодательства Республики Беларусь, путем реклассификации счетов и операций, а также корректировок данных национального бухгалтерского учета в соответствии с требованиями международных стандартов финансовой отчетности.

В свою очередь реклассификация означает изменение первоначальной классификации элементов отчетности: активов, обязательств, капитала, доходов, расходов. В результате этого статьи бухгалтерского баланса могут быть детализированы или, наоборот, укрупнены. Реклассификация активов имеет место при отражении краткосрочной части долгосрочной дебиторской задолженности.

Ключевым моментом трансформации являются корректировки, которые связаны с признанием или уточнением стоимостной оценки элементов отчетности: активов, обязательств, капитала, доходов, расходов. Примерами корректировок являются изменение величины дохода при переходе от кассового метода признания выручки к методу начисления; отражение условных обязательств. Таким образом, корректировки и реклассификация могут привести к значительным изменениям в бухгалтерской отчетности Республики Беларусь.

Наиболее полно учет расчетных операций отражается в стандартах 7 «Отчет о движении денежных средств» и 18 «Выручка».

В зарубежном бухгалтерском учете, как и в белорусском, денежные средства представляют собой наиболее ликвидные активы, которые предприятия могут отражать в балансе по строке «Денежные средства» только в том случае, когда на их использование не наложено никаких ограничений. При наличии ограничений они должны отражаться отдельно – как другие текущие или не текущие активы. К денежным средствам относятся: счета в банках; наличность в кассе компаний; банковские переводные векселя; денежные переводы; чеки и валюта.

Денежные средства предприятия могут разделяться на денежные средства на счетах в банках и денежные средства в кассе. Вместе с денежными средствами в балансе могут отражаться эквиваленты денежных средств ценные бумаги.

Обычно счет денежных средств имеет дебетовое сальдо. Однако в случае перерасхода денежных средств выписывается чек, а денежных средств на счете в банке недостаточно этот счет может иметь и кредитовое сальдо. Такая ситуация называется банковский овердрафт. Как правило, в конце месяца проводится сверка сальдо счета денежных средств с выпиской банка. Такая сверка необходимо, поскольку остаток денежных средств по данным бухгалтерского учета предприятия отличается от остатка по банковской выписке. Это связано с тем, что некоторые операции, отраженные в бухгалтерском учете еще не нашли отражение в выписке банка и наоборот [30, с. 47].

В системе международного бухгалтерского учета присутствует система ведения мелкой кассы. У предприятия обычно существуют регулярные мелкие расходы, которые удобно оплачивать наличными деньгами: хозяйственные расходы, незначительные командировочные расходы. Для этих целей на предприятии держится небольшая сумма денежных средств, за которые отвечает определенный сотрудник. Устанавливается фиксированная величина мелкой кассы, которая периодически возмещается на ту сумму, которая была потрачена. Обычно счет «Касса» открывается выпиской чека на какую-либо сумму. Чек оплачивается, кассир получает деньги и хранит их в сейфе, что соответствует белорусским методам учета кассы.

Выдача денег из мелкой кассы оформляется ваучерами и в любой момент общая сумма оставшихся наличных денег, указанных в ваучерах, должна соответствовать фиксированной величине мелкой кассы. Ваучер – это аналог нашего расходного кассового ордера, который подписывается получателем денег. Для определения того, какие счета необходимо дебетовать, ваучеры сортируются в зависимости от цели платежа. После отражения всех операций в бухгалтерском учете ваучеры проштамповываются. В конце бухгалтерского периода счет «Касса» должен быть полностью восстановлен. Размер мелкой кассы может постоянно корректироваться в процессе деятельности компании. Ведение мелкой кассы широко применяется в США и Великобритании.

Также при размене денег или непосредственно при расчетах, в том числе и с подотчетными лицами, могут происходить ошибки и недостачи. Во всех случаях сумма расхождения должна быть отражена, то есть, дебетована или кредитована, на счет «Недостача и излишек наличности». Этот счет является активно-пассивным, что наблюдается в иностранном учете весьма редко.

В зарубежном учете, также как и в белорусском, существуют специальные процедуры, журналы и бланки для обеспечения контроля за выплатами наличности. К специальным журналам относятся журнал учета ваучеров и журнал учета чеков.

Когда компания использует систему ваучеров, то она отражает каждую выплату наличности в ваучере и регистрирует ваучер в журнале учета ваучеров. Счет-фактура или другой соответствующий документ является основанием для составления ваучера. Система ваучеров базируется на том, что каждый чек выписывается только на основании ваучера. Это удобно для учета и является дополнительным контролем. При этом применяются учетные журналы.

В конце месяца общий итог колонки «Задолженность по ваучерам» переносится в контрольный счет Главной книги счетов «Задолженность по ваучерам» [30, с. 112].

Также как и денежные средства, участвующие в расчетных операциях, так и дебиторская задолженность имеет непосредственное отношение к расчетам. Поскольку момент признания выручки не совпадает с моментом поступления денежных средств, международные стандарты уделяют значительное внимание учету дебиторской задолженности.

Под дебиторской задолженностью понимаются обязательства различных контрагентов перед предприятием. Дебиторскую задолженность предприятия обычно разделяют на торговую и неторговую. Авансы, выданные подотчетным лицам предприятия на командировочные расходы, хозяйственно-операционные и представительские расходы, относятся непосредственно к неторговой дебиторской задолженности.

Один из основных принципов МСФО – принцип осмотрительности требует чтобы:

показатели статей, отражаемых в балансе и отчете о прибылях и убытках, были связаны с вероятностью получения организацией экономических выгод в будущем;

оценка статей должна иметь стоимостное выражение, которое может быть достоверно подтверждено.

Другими словами, при оценке вероятности получения экономической выгоды в будущем компания должна оценить степень неопределенности в отношении получения этой выгоды. Дебиторская задолженность, которая не оплачена в срок и по которой предприятие предположительно не получит заемные средства, называется сомнительной или безнадежной.

В соответствии с МСФО при допущении, что дебиторскую задолженность не возможно будет взыскать, создается резерв на ее покрытие. В связи с этим в международной практике существуют два основных метода списания сомнительной дебиторской задолженности:

метод прямого списания предполагает, что сомнительная задолженность списывается только в тот момент, когда становится известно, что задолженность не будет погашена, т.е. когда она становится безнадежной. В данном случае не осуществляется предварительная оценка сомнительной дебиторской задолженности. Несмотря на простоту этого метода, его использование нарушает принцип соответствия доходов и расходов и чаще всего его применяют в налоговом учете;

метод создания поправки по сомнительным долгам предполагает, что в конце каждого отчетного периода производится оценка ожидаемой величины сомнительной задолженности. Полученные суммы отражаются в финансовом учете по дебету счета «Расходы по сомнительным долгам» и кредиту счета «Поправка по сомнительным долгам», который является контрсчетом к счету  «Счета к получению», уточняющим величину дебиторской задолженности в отчете о финансовом положении.

Выручка, связанная с использованием другими лицами активов компании, может быть представлена в форме процентов: плата за пользование денежными средствами компании, дивидендов, лизинговых платежей. Для признания выручки необходимо соблюдение двух критериев:

существует вероятность  поступления экономических выгод в компании;

сумма выручки может быть надежно оценена.

В финансовой отчетности компании должна быть раскрыта следующая информация:

методы оценки и признания выручки;

методы определения степени завершенности;

существенные суммы выручки от процентов, дивидендов лизинговых платежей [30, с. 50].  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2

ИССЛЕДОВАНИЕ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

2.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

 

 

Денежные средства в ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал выдаются сотрудникам на административно-хозяйственные расходы.

Максимальные сроки, на которые могут выдаваться названные суммы, составляют:

не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения организации;

не более 10 рабочих дней – на расходы, осуществляемые вне места расположения организации;

до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размеры одной базовой величины.

Авансы на хозяйственные расходы следует выдавать согласно списка работников, имеющих право получать  деньги подотчет на хозяйственные нужды, который определяется приказом руководителя организации в начале года (Приложение Б). В ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал деньги выдаются по расходному кассовому ордеру, а иногда производится использование личных денежных средств работников в интересах организации на приобретение товарно-материальных ценностей в пределах норм расчетов денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Обслуживающим банком ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал разрешены расчеты в пределах пятидесяти базовых величин с субъектами хозяйствования [10].

Работники, получившие наличные деньги под отчет на хозяйственные расходы, представляют в бухгалтерию авансовый отчет (Приложение В) об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока на который они выданы и возвращают в кассу неиспользованные наличные деньги.

К авансовому отчету типовой формы № 286 прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы.

К оправдательным документам, подтверждающим факт приобретения товарно-материальных ценностей, относятся: кассовый чек (Приложение Г), либо квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО – 1 с приложением к ним копии товарного чека (Приложение Д), квитанции к отрывному талону формы № 20 – ФС, квитанция формы № КВ – 1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами [20, с. 94]. В ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» Слонимский производственно-торговый филиал таким документом является товарная накладная на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей.