Автор работы: Пользователь скрыл имя, 27 Августа 2015 в 19:42, контрольная работа
Подотчетными суммами называются денежные выплаты из кассы работникам организации на административно-хозяйственные, операционные и командировочные расходы. Подотчетными лицами являются работники организаций, получившие подотчетные суммы. Они должны отчитаться за полученные подотчетные суммы в сроки, указанные в учетной политике организации. Ответственность за организацию учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя учреждения.
Содержание
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными суммами называются денежные выплаты из кассы работникам организации на административно-хозяйственные, операционные и командировочные расходы. Подотчетными лицами являются работники организаций, получившие подотчетные суммы. Они должны отчитаться за полученные подотчетные суммы в сроки, указанные в учетной политике организации. Ответственность за организацию учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя учреждения.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждой организации. Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы учреждения под отчет. Расчеты с подотчетными лицами обычно довольно объемны, поэтому их проверка – достаточно трудоемкий процесс.
Большинство операций, производимых подотчетными лицами, можно условно подразделить на несколько категорий:
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами достаточно широк: это авансовые отчеты, заявления и приказы на выдачу денег из кассы. Приказ должен быть подписан руководителем подведомственного учреждения (так как в Управлении культуры Централизованная бухгалтерия). Сектор планирования и финансов подписью подтверждает, что эти расходы запланированы, финансирование поступило, и ставит код экономической классификации расходов бюджетов РФ. Далее приказ поступает в материальную группу, они заказывают нужную сумму в чек на получение денег из банка, при условии полного отчета этого лица по предыдущему календарному месяцу.
Выдаются деньги под отчет по расходному кассовому ордеру. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходованных авансовых суммах подотчетные лица представляют авансовый отчет по ф. 286 с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Правила выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет определяется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. № 40 (далее – Порядок ведения кассовых операций).
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ все хозяйственные операции, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.
При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции.
Существуют определенные требования к первичным документам при покупках за наличный расчет.
Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами - 100 тысяч рублей.
При покупках за наличный расчет у граждан – предпринимателей продавец обязан выдать покупателю следующие документы: кассовый чек (или квитанцию к приходному кассовому ордеру) плюс товарный чек (накладную) со всеми реквизитами. Кроме того, необходимы данные о фамилии, имени, отчестве индивидуального предпринимателя (полностью) и о его идентификационным номере (ИНН) для представления сведений о полученных им доходах в налоговую инспекцию. Без получения таких сведений производить покупки за наличный расчет у граждан-предпринимателей для нужд организации запрещается.
Первичные документы, оформленные с нарушением требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные сотрудником без учета требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу организации).
Оформленные авансовые отчеты с прилагаемыми документами, утвержденные руководителем, передаются в бухгалтерию не позднее 30 дней с момента выдачи наличных денежных средств под отчет, а при командировках – не позднее 3 дней после возвращения из командировки.
После проверки авансового отчета, если есть перерасход, то оформляется расходный кассовый ордер для возмещения расходов произведенных сотрудником из личных средств.
В случаях неполного использования подотчетных сумм, а также в случаях непредставления авансового отчета в установленные сроки, подотчетные суммы подлежат удержанию из заработной платы сотрудника, начиная с текущего месяца.
Аналитический учет ведется в накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами ф. 386 (мемориальный ордер № 8). Учёт в этой ведомости ведётся позиционным способом. По каждой строке записываются фамилия подотчётного лица, суммы выданного аванса и суммы произведенных расходов, а также поступившая сумма неиспользованного аванса.
Рациональная организация контроля за состоянием расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению расчетной и договорной дисциплины, выполнению обязательств, повышению ответственности за соблюдение платежной дисциплины, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности.
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.
Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:
Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные нужды.
При выдаче денежных средств организация обязана:
Не все организации расплачиваются по безналичному расчёту - перечисляя деньги со своего счёта на счёт продавца. Иногда гораздо удобнее и быстрее оплатить покупку наличными, например канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля… Для этого деньги выдают из кассы под отчет они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчёт. Если при покупке были израсходованы не все деньги, то остаток сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник переплатил (добавил к выданным из кассы свои деньги), то сумму переплаты организация должна ему компенсировать. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Поэтому есть вероятность, что бухгалтер что-то не учтёт или не заметит ошибку в авансовом отчете. Имеют право получать деньги под отчет только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц.
Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, суда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а так же тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю купить бензин, секретарю отправить почту, командированному заплатить за гостиницу.
Все работники предприятия, получающие деньги за отчет, должны соблюдать правила с наличностью. Эти правила предусмотрены положением «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», номер документа 373-П от 12 октября 2011 года.
Сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.
Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
по дебету |
по кредиту | |
Сальдо по счету 71 на начало периода — это остаток долга подотчетного лица на начало периода |
||
Остаток дебетовый — выдача денег подотчетному лицу |
Остаток кредитовый — списание с подотчетного лица | |
Сальдо дебетовой на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода |
Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода |
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.
Информация о работе Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами