Бухгалтерский финансовый учет денежных средств в кассе организации

2. Выдача денег под отчет сотрудникам организации.

3. Сдача наличных денег в банк.

4. Выплаты поставщикам.

5. Выплаты учредителям.

Когда выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денежных средств бухгалтером указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Когда же выдача денег производится по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается. Деньги по приходным и расходным кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или платежные ведомости на руки, лицам, вносящим или получающим деньги, не выдаются. Приходные и расходные кассовые ордера имеют раздельную (отдельно по приходным и по расходным ордерам) нумерацию без пропусков и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятия ОАО "Колос", присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Кассовая книга на предприятие ОАО "Колос" ведется кассиром. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются мастичной печатью. На последней странице книги делается запись: "В настоящей книге всего пронумеровано страниц ..." и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр отрывается и представляет собой отчет кассира, а затем подшивается к кассе за тот период, за который он составлен.

Подчистки и исправления в кассовой книге запрещены, за исключением исправлений, сделанных корректурным способом и заверенных подписями кассира и главного бухгалтера.

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве предприятия ОАО "Колос" 5 лет, в последнее время применяется ЭВМ.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб предприятию. Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 г. "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения кассовых операций.

Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе. Инвентаризация на предприятии ОАО "Колос" проводится в случаях: при смене кассира; при выявлении недостач и хищений; перед составлением годовой отчетности. В остальных случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (это, как правило, представитель руководства, бухгалтерии, службы аудита).

На предприятии ОАО "Колос" при расчетах с подотчетными лицами определяют круг работников предприятия, являющимися подотчетными лицами, то есть работниками, получившими авансом наличные суммы денежных средств на административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Надо также отметить, что список подотчетных лиц утверждается генеральным директором предприятия ОАО "Колос". Размеры выдаваемых сумм ограничены: выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия (1500 рублей). Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения.

Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда в оба конца, суточных и расходов по найму жилого помещения. Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером.

Указанные суммы на командировочные расходы включаются в себестоимость продукции. В течении трех дней по возвращению из командировки подотчетное лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету, последний, утверждается генеральным директором предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном законодательством.

К учету принимаются авансовые, отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденных генеральным директором предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчёт, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

Счёт 50 "Касса" активный. По дебету счёта отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту - выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы.

К счёту 50 могут быть открыты следующие субсчета:

50-1 "Касса организации"

50-2 "Операционная касса"

50-3 "Денежные документы" и другие.

На субсчёте 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации.

На субсчёте 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в операционных кассах. Например, это - билетные кассы, кассы отделений связи, кассы товарных контор и т.д. Этот субсчёт может быть открыт организацией при необходимости.На субсчёте 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Типовые проводки по работе с кассой. По дебету:

Дт 50 КТ 01 - Прочие поступления наличных денежных средств

Дт 50-01 Кт 50-02 Сданы наличные из операционной кассы в основную

Дт 50 Кт 51 Поступили в кассу денежные средства снятые с расчётного счёта

Дт 50-01 Кт 57 Поступили в кассу денежные средства, числившиеся в пути

Дт 50-01 Кт 60 Возврат сумм поставщиком, излишне уплаченные ему ранее

Дт 50-01 Кт 62 Поступили в кассу денежные средства от покупателей

Дт 50-01 Кт 66 Поступили в кассу денежные средства, полученные по договору краткосрочного кредита

Дт 50-01 Кт 67 Поступили в кассу денежные средства, полученные по договору долгосрочного кредита

Дт 50-01 Кт 75 Поступили в кассу денежные средства, внесённые в уставной капитал

Дт 50-01 Кт 76-01 Поступили в кассу денежные средства от страховой организации

Дт 50-01 Кт 76-02 Поступили в кассу денежные средства от признанной (присужденной) претензии

Дт 50-01 Кт 76-03 Поступили в кассу денежные средства в счёт дивидендов от участия в других организации

Дт 50-01 Кт 90-01 Поступили в кассу денежные средства за проданную продукцию, товары, работы, услуги

Дт 50-01 Кт 98-01 Поступили в кассу денежные средства за счёт доходов будущих периодов

По кредиту:

Дт 62 Кт 50-01 Возвращены излишне оплаченные/аванс покупателем наличные денежные средства

Дт 66 Кт 50-01 Погашен краткосрочный кредит наличными денежными средствами

Дт 68 Кт 50-01 Уплачены из кассы налоги и сборы в бюджет

Дт 73-01 Кт 50-01 Выданы из кассы наличные денежные средства работнику в виде займа

Дт 94 Кт 50-01 Отражена недостача наличных денег в кассе при инвентаризации или ревизии кассы

Все денежные операции в ОАО "Колос" осуществляются на расчётном счёте с помощью безналичных расчётов. На расчётном счёте предприятия сосредотачиваются свободные денежные средства, а также поступления за реализованную продукцию, товары и т.д.

С расчётного счёта предприятия ОАО "Колос" производятся почти все платежи предприятия:

1. Оплата поставщикам за зерно.

2. Погашение задолженности бюджету, соц. страху.

3. Получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий, пособий по уходу за ребенком и т.п.

Выдача денег, а также безналичные перечисления со счета предприятия банком осуществляются, как правило, на основании приказа ОАО "Колос" или с его согласия (акцепта). Акцепт имеет две формы: предварительную и последующую. При предварительном акцепте поступившее в банк плательщика платежное требование оплачивается на следующий день после наступления срока оплаты, если плательщик не заявил отказ. А при последующем акцепте банк списывает деньги со счета плательщика сразу.

Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основе документов специальной формы. Это платежные поручения, объявления на взнос наличными, чеки (денежные), платежное требование.

Объявление на взнос наличными - выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение о получении денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом.

Платежное требование представляет собой расчетный документ, в котором содержится требование поставщика к покупателю об уплате ему определенной денежной суммы через банк за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных договором.

Предприятие ежедневно получает от ОАО "Россельхозбанка" выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием. Выписка из расчетного счета - второй экземпляр лицевого счета предприятия, открытого ему банком.

Сохраняя денежные средства предприятия, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету.

Бухгалтер проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

Остаток средств на расчетном счете в банке приводится в ведомости только начало и конец месяца. На протяжении месяца, для оперативных целей, используются данные об остатках средств, показанные в выписках банка.

Итоговые обороты и сальдо по журналу-ордеру и ведомости переносятся в конце месяца в Главную книгу на счет 51 "Расчетный счет".

В ОАО "Колос" такой учет денежных средств протекает каждый месяц. В конце года происходит подсчет доходов и расходов и составляется годовая финансовая отчетность. В Главной книге по счету 50 "Касса" и "Расчетный счет" подсчитываются итоги, определяются обороты по дебету и кредиту, определяется общий остаток денежных средств, находящиеся в организации. После подсчета общей суммы остатков по счету 50 и 51 в ОАО "Колос" составляется бухгалтерский баланс (форма №1). В бухгалтерском балансе имеется специальная строка 260 "Денежные средства", в которую бухгалтер ОАО "Колос" вносит данные в соответствии с Главной книгой, суммируя при этом остатки на счетах 50, 51.

Так, в бухгалтерский баланс за 2013 г. бухгалтер ОАО "Колос" внесла итоговую сумму в строку 260: 680859 тыс. руб. (202694+478165). Более подробно расшифровка данных по движению денежных средств приведена в форме № 4 "Отчет о движении денежных средств"

В ОАО "Колос" отчет о движении денежных средств (форма №4) дополняет информацией такие отчеты как баланс и отчет о прибылях и убытках.

Данный отчет позволяет руководству ОАО "Колос" и другим пользователям финансовой отчетности выяснить причины изменений в объеме и составе денежных средств за отчетный период как в целом по организации, так и по видам деятельности: текущей, инвестиционной и финансовой.

В отчете форма №4 используется учетная информация о движении наличных, безналичных денежных средств, а также денежных средств, выраженных в иностранной валюте (бухгалтерские счета 50 "Касса", 51 ""Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках"). В ОАО "Колос" валютные и специальные счета не используются, а применяется только 51 "Расчетный счет".