Бюджетирование и внутренний контроль исполнения бюджета

2. Отсутствуют остатки  основных материалов, все материалы  были приобретены и использованы  в течение одного отчетного  периода.

Допущения такого рода теоретически возможны, это позволяет при описании той или иной ситуации, абстрагироваться от показателей, которые не оказывают  на их разрешение существенного влияния. Но в процессе бюджетирования объем производства и реализации, потребное количество материалов и объем их закупок, не могут совпадать, особенно при использовании гибких бюджетных систем. И, если принять первое допущение, то отклонение, вызванное изменением объема продаж (при сравнении гибкого и статичного бюджетов) распространиться только на количество проданных единиц. В результате организация не сможет маневрировать продажами при изменении спроса на продукцию, нарушится баланс в поступлении денежных средств.

Второе допущение может  вызвать на практике нарушение нормального  хода технологического процесса при  срыве поставок материалов, что приведет к увеличению затрат из-за простоев, брака и т. п.

Зарубежные экономисты считают, что в бюджетах должны найти отражение принципиальные бюджетные факторы. Это означает, что бюджеты производства и закупок должны отражать уровень запасов, бюджеты прямых материальных затрат и труда должны включать в себя данные об ожидаемых потерях материалов и непроизводительном рабочем времени, бюджет денежных средств должен прогнозировать возможный дефицит и избыток свободных денежных средств и прочее1.

Бюджет запасов готовой  продукции содержит информацию о  запасах по видам продукции, по организации  в целом и по отдельным бизнесам внутри нее в натуральных и  стоимостных показателях. Он может  быть объединен с бюджетом производства, входить в его состав.

Бюджет запасов готовой  продукции рассчитывается на начало и на конец бюджетного периода. На начало периода величина запасов  устанавливается исходя из ожидаемых  остатков на конец текущего (отчетного) года и включает:

– фактические или ожидаемые остатки готовых изделий на складе;

– продукцию отгруженную, по которой срок оплаты не наступил;

– продукция, не оплаченная в срок покупателями;

– продукция, находящаяся  на ответственном хранении у покупателей.

В состав запасов готовой  продукции на конец планируемого периода (года) следует включать остатки  изделий на складе в размерах установленных  нормативом и остатки товаров  отгруженных, срок оплаты которых не наступил в планируемом (бюджетном) году, исходя из сроков прогнозируемого  документооборота.

Нормирование складских  запасов является важным условием бюджетирования и средством контроля за их составлением. Норматив готовой продукции на складе организации на конец планируемого периода определяется следующим образом:

При этом норматив запаса в  днях складывается из затрат времени:

– на комплектование транспортной партии в полном ассортименте;

– на упаковку транспортной партии;

– на оформление сопроводительных документов.

Установленный уровень запасов  готовой продукции является условием бесперебойной отгрузки и ритмичности  поставок продукции. Бюджет запасов  готовой продукции позволяет  более точно отразить их в расчетном  балансе.

Условный пример бюджета  приведен в таблице 3

 

Таблица 3 Бюджет запасов готовой продукции на конец 200Х г.

Для контроля за уровнем  запасов и управления ими необходима информация о ежемесячном уровне запасов. Сопоставление фактического уровня запаса с нормативным позволяет  выявить отклонения, установить изменение  запаса в ту или иную сторону и  своевременно принять соответствующее  решение. В таблице 4 приведен бюджет запасов готовой продукции по месяцам бюджетного периода.

 

Таблица 4 Бюджет запасов готовой продукции по месяцам бюджетного периода

2.3. Производственный  бюджет 

В состав производственного  бюджета принято включать следующие  операционные бюджеты: бюджет производства (производственная программа), бюджет (смета) прямых материальных затрат (бюджет закупок и запасов основных материалов), бюджет прямых затрат труда, бюджет (смета) общепроизводственных расходов. В конкретных условиях этот перечень может быть расширен.

2.3.1. Бюджет производства (производственная программа) 

После того как составлен  бюджет продаж, и бюджет запасов  готовой продукции начинается подготовка бюджета производства (производственной программы). Он составляется только в  количественных показателях и входит в сферу ответственности руководителя производства, соответствующего подразделения.

На основе бюджета производства определяются затем соответствующие  затраты в стоимостных показателях.

Основная цель бюджета продаж – обеспечение объема производства, достаточного для удовлетворения потребительского спроса и поддержания на экономически целесообразном уровне величины товарно-материальных запасов.

Решение о структуре производства продукции организация обосновывает прогнозируемым спросом (отраженным в  бюджете продаж) и предлагаемым объемом  запасов на конец планируемого периода (с учетом ожидаемого запаса).

Общий объем производства для каждого вида продукции определяется по следующей схеме:

Полный бюджет производства определяется суммированием объема производства по каждому виду продукции  в денежных единицах.

Для нашего примера полный бюджет производства организации примет следующий вид (таблица 5).

 

Таблица 5 Бюджет производства (производственная программа) в 200Х г.

ед.

Примечание: для упрощения расчетов незавершенное производство не учитывается.

Производственная программа  по месяцам бюджетного периода представлена в таблице 6.

 

Таблица 6 Бюджет производства (производственная программа) на 200х г.

На основе бюджета производства (производственной программы) составляются бюджеты (сметы) прямых материальных затрат, бюджет закупок основных материалов, бюджет прямых затрат на оплату труда. Данные этих бюджетов дают возможность  выразить стоимостную оценку объема производства, так как она является результатом взаимодействия всех видов  используемых ресурсов: материальных, трудовых, финансовых.

2.3.2. Бюджет прямых  материальных затрат (бюджет закупок  основных материалов и запасов  товарно-материальных ценностей) 

Имея данные об объемах  производства можно приступить к  разработке бюджета прямых материальных затрат.

Бюджет прямых материальных затрат и товароматериальных ценностей  по своему содержанию включает три  составные части:

● бюджет (смета) основных материалов (потребность);

● бюджет запасов материалов на начало и конец бюджетного периода;

● бюджет закупок материалов.

Они взаимосвязаны между  собой: смета потребности основных материалов служит основой плана  закупок материалов, запасы материалов являются составной частью плана  закупок, все вместе используются для  обоснования производственной программы.

Чтобы составить годовой  бюджет прямых материальных производственных затрат необходима следующая информация:

1) объем производства  в единицах (штуках, метрах, килограммах,  комплектах и т. п.);

2) количество материалов, требующихся для изготовления  единицы продукции (норма расхода);

3) стоимость единицы каждого  вида материалов.

С помощью этой информации определяются нормативные прямые материальные затраты на производство единицы  продукции, которые, в свою очередь, устанавливают бюджетный уровень  прямых материальных затрат и являются основой при разработке бюджета  закупок прямых (основных) материалов.

По данным условного примера  произведен расчет потребного количества основных материалов на производство мебели (таблица 7).

 

Таблица 7 Смета прямых затрат на материалы в 200Х г.

* Себестоимость материала  включает покупную цену и транспортно-заготовительные  расходы (ТЗР) 10 % к цене покупки.

 

При составлении бюджета (сметы) прямых материальных затрат исходят  из неизменности норм расхода материалов и цен на них. В случае изменения  этих параметров в течение бюджетного периода показатели сметы пересчитываются.

Иногда руководителям  необходимо знать конкретный объем  материалов с учетом возможных потерь. Включение в бюджет ожидаемых  потерь сырья и материалов позволяет  контролировать уровень реальных потерь, и, если он превышает бюджетный, оперативно принимать меры к недопущению  перерасхода.

Бюджет использования  материалов служит основой для составления  бюджета закупок материалов. Для  составления бюджета закупок  материалов необходимо предусмотреть  образование переходящих запасов  материалов на конец бюджетного периода, а при составлении бюджета делать поправку на уровень начальных запасов (то есть запасов на конец текущего периода).

Производственные запасы для целей планирования потребности  в материалах подразделяются на текущие, подготовительные и страховые (резервные).

Текущий запас необходим  для обеспечения производства материалами  на период между двумя очередными поставками (сроки и периодичность  поставок оговариваются в договоре с поставщиками сырья и материалов). Он определяется при равномерных  поставках как произведение среднедневного расхода материала на интервал времени  между двумя очередными поставками:

Подготовительный запас  создают на время разгрузки материалов, количественной и качественной приемки, подготовки к использованию. Его  величина определяется условиями производства, видами материалов, организацией складского хозяйства.

С учетом запасов материалов на начало и конец планового (бюджетного) периода между объемом закупок  материалов и его потребным (расходным) количеством существует балансовая зависимость:

Отсюда количество материалов, которое необходимо заготовить в  бюджетном периоде:

В условном примере бюджет прямых затрат на материалы представлен  в таблице 8.

При составлении бюджета  закупок необходимо учесть ряд факторов, такие, как увеличение цен, скидки, условия  коммерческого кредита, возможные  заменители материалов, валютные курсы  и т. д.

Иногда бюджеты использования  и закупок материалов можно составить  и в виде единого документа. Но если в производстве используются несколько  видов материалов (большая номенклатура материалов) бюджет теряет свою аналитичность, снижается эффективность контрольной функции бюджетирования.

Последовательность составления  бюджета прямых материальных затрат:

1. Определить наиболее  важные виды сырья и материалов, необходимых для производства  продукции.

2. Рассчитать нормы расхода  сырья и материалов на единицу  подлежащей изготовлению продукции,  или на весь объем продаж  в соответствии с долей прямых  материальных затрат.

3. Прогнозируемые изменения  в структуре прямых материальных  затрат (за счет изменения норм  расхода материалов, цен на какие-либо  виды сырья и материалов) необходимо  скорректировать в соответствующем  месяце бюджетного периода.

4. Прочие прямые затраты  на материалы определить с  помощью ставки в рублях на  единицу продукции и планируемого  объема продаж в каждом месяце  бюджетного периода.

В условном примере для  упрощения расчетов прочие прямые затраты  на материалы не предусматриваются.

 

Таблица 8 Бюджет прямых затрат на материалы на 200Х год

Примечание:

* данные взятые из сметы  на материалы с учетом 1 % инфляции  в месяц (таблица 7).

** составляют 50 % потребности  в материалах в следующем месяце.

*** равен конечному запасу  в предыдущем месяце.

2.3.3. Бюджет прямых  затрат труда 

Назначение бюджета прямых затрат на оплату труда – определить прямые (переменные) издержки на заработную плату в соответствии с составленным ранее бюджетом производства (производственной программой). В этом бюджете учитываются издержки на оплату труда только производственных рабочих. Эти издержки считаются переменными, так как в сумме изменяются пропорционально изменению объема производства. В бюджете прямых затрат труда учитывается также заработная плата инженеров, начальников участков, ремонтного (цехового) персонала, если они работают посменно. Их заработная плата связана с объемом производства. Однако заработная плата дежурного персонала, обслуживающего все смены, независима от объемов производства, относится к условно-постоянным расходам и учитывается в бюджете общепроизводственных накладных расходов.

Бюджет прямых затрат труда  базируется на данных бюджета производства, который определяет общее время  использования труда основных рабочих. Величина затрат труда зависит от трудоемкости производимой продукции  и системы оплаты труда, принятой организацией.