В кожній установі, організації,
на підприємстві документи перебувають
в постійному обігу. Для цього потрібно
створення оптимальних умов для всіх видів
робіт з документами на всіх етапах опрацювання
документів - від моменту створення чи
одержання документа до його знищення
або відправлення на архівне зберігання.
Існує чітка система здійснення
всіх послідовних операцій з документами:
приймання і реєстрація, розгляд керівником,
порядок проходження документів в організації,
їх виконання, контроль виконання, формування
справ, підготовка і передача справ до
архіву.
Обіг документів повинен бути
прямоточним, тобто, виключати зворотні,
зигзагоподібні та інші маршрути. Повинен
діяти принцип одноразового перебування
документа в одному структурному підрозділі
або в одного виконавця.
Основу правильної організації обігу
документів становить чітке розмежування
функцій і обов'язків між працівниками
підприємства. Точне знання обов'язків
підвищує відповідальність кожного співробітника,
в той же час виключає дублювання операцій
при роботі з документами.
Для встановлення єдиного порядку складання
документів і організації роботи з ними
на підприємстві розробляється інструкція
з діловодства. До неї вводяться зразки
правильно оформлених документів і правила
роботи з ними.
Помітний вклад у вдосконалення роботи
з документами може внести секретар-референт
керівника. Значна частина діловодства
виконується безпосередньо на його робочому
місці. Одна з функцій секретаря-референта
- методичне керівництво і контроль за
організацією діловодства у структурних
підрозділах підприємства і його філіалах.
Діловодство в організації встановлює
загальні правила до кументування управлінської
діяльності в структурних підрозділах
і регламентує порядок роботи з документами
з мо менту їх створення або надходження
до відправлення або пе редачі до архіву.
Документ є засобом закріплення на папері
або іншому матеріалі інформації про конкретні
факти, події і явища об'єктивної дійсності
та інтелектуальної діяльності людини.
Документи створюються для того, щоб
зафіксувати необхідну інформацію, передати
її на відстань, зберегти при необхідності
її використання в майбутньому.
Діяльність підприємства, установи, організації
відображається в різноманітних документах,
сукупність яких становить систему документації.
Процес створення документа називається
документуванням діяльності конкретної
установи, організації. Система документування
- це сукупність процесів у створенні всіх
видів документації, яка використовується,
наприклад, в органах державної податкової
служби.
Документування включає операції зі
складання, погодження, оформлення документа.
При цьому працівники повинні дотримуватись
відповідних вимог, норм, стандартів щодо
створення документів.
У системі державної податкової служби
України такі вимоги встановлені Типовою
інструкцією з діловодства, затвердженою
наказом ДПА України від і липня і998 року
№ 3і5. Зазначена інструкція введена в
дію з 1 січня 1999 року.
Робота з готовими документами, створеними
в установі та одержаними ззовні, називається
документообігом. Документообіг об'єднує
такі процеси діловодства, як приймання,
реєстрація і розгляд документів, рух
документів до виконавців, контроль за
виконанням, зберігання і використання
документів тощо.
Правила і рекомендації щодо порядку
здійснення діловодних процесів розробляються
згідно з вимогами основних положень Єдиної
державної системи діловодства (ЄДСД),
державних стандартів на організаційно-розпорядчу
документацію та нормативних актів і методичних
рекомендацій Головного архівного управління
щодо організації документального забезпечення.
Відповідальність за організацію та
ведення діловодства в апараті організації
відповідно до вимог ЄДСД, державних стандартів,
а також методичне керівництво діловодством
у структурних підрозділах покладається
на канцелярію, а в середніх та малих підприємствах
та організаціях - на секретаря (або офіс-менеджера).
Вимоги керівника чи відповідальної особи
цієї служби з питань організації та ведення
діловодства і роботи з документами є
обов'язковими для всіх працівників апарату
управління організації.
Головне завдання служби діловодства -
організувати документообіг таким чином,
щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну
та ефективну діяльність установи, в цьому
і полягає актуальність теми даної курсової
роботи. Тому що без ефективно організованої
служби діловодства в установі чи організації
неможливе її нормальне функціонування.
В даній курсовій роботі розглядаються
питання порядку ведення діловодства,
його організацію, а також вимоги до ведення
сучасної документації.
Документація — це спосіб оформлення
господарських операцій відповідними
документами, призначений для первинного
спостереження за господарськими операціями
як обов’язкова умова відображення їх
в обліку. Документація відіграє також
важливу роль в управлінні діяльністю
підприємства, забезпечує контроль за
збереженням майна господарства, раціональним
його використанням. Вона має юридичне
значення як письмовий доказ здійснення
господарських операцій. Використовують
документацію для аналізу господарської
діяльності, фінансового контролю, аудиту
й документальних ревізій.
Документ — це письмове свідчення
на паперових або машинних носіях про
здійснення господарських операцій. Документи
бувають первинні та зведені. Первинний
документ складають під час виконання
господарської операції чи одразу після
її завершення, а зведений — на основі
кількох первинних документів для отримання
узагальнених даних.
Класифікація бухгалтерських
документів
Для оформлення господарських
операцій, що здійснюються на підприємствах,
використовують різні за формою та змістом
документи. Правильному складанню й використанню
документів в обліку сприяє їх класифікація
.
Залежно від змісту господарських
операцій, які підлягають документуванню,
первинні документи поділяють на грошові,
матеріальні та розрахункові.
Грошовими документами оформлюють
операції з грошовими коштами (це банківські
чеки, прибуткові та видаткові касові
ордери). Матеріальними називають документи
з надходження й вибуття основних засобів,
товарно-матеріальних цінностей (це прибуткові
й видаткові накладні, вимоги, ордери,
лімітні картки). Розрахунковими документами
оформлюють розрахункові операції між
підприємствами, підприємцями — фізичними
особами (це рахунки-фактури, платіжні
вимоги та ін.).
Класичний підхід до документування господарських
операцій у бухгалтерському обліку полягає
в тому, що:
а) документальному оформленню
підлягають всі факти господарського
життя виражені у вартісному вимірнику;
б) підставою для відображення
фактів у системі бухгалтерського обліку
можуть бути лише правильно оформлені
документи.
Основні вимоги до
складання документів:
• своєчасність складання;
• достовірність показників;
• правильність оформлення;
• заповнення всіх
реквізитів.
Відповідно до Положення
про документальне забезпечення записів
бухгалтерського обліку первинні документи
мають бути складені в момент здійснення
господарських операцій або одразу після
їх завершення.
Документообіг ФГ «Гармонія»
включає в себе декілька етапів: приймання,
обробку, розподіл, реєстрацію, передачу,
доставку, контроль виконання
Журнал реєстрації вхідних документів
в ФГ «Гармонія» має вигляд:
Дата надходження та індекс
документа |
Кореспондент, дата та індекс
одержаного документа |
Короткий зміст |
Резолюція або кому направлено
документ |
Позначки про виконання документа |
| |
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
Журнал реєстрації вихідних
документів ФГ «Гармонія» має вигляд:
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів
Дата та індекс документа |
Кореспондент |
Короткий зміст |
Позначка про виконання документа |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
Документообіг –рух документів організації
з моменту їх створення або отримання
до закінчення їх виконання або відправки.
Організація документообігу – це правило, у відповідності
з якими відбувається обіг документів
в організації. Організація документообігу
передбачає раціональний рух документів,
включаючи як операції з документами,
так і їх переміщення в апараті управління,
їх отримання, розгляд, оформлення і відправка.
Документообіг являється
важливою ланкою діловодства, так як визначає
не тільки інстанцію руху документів,
но і швидкість цього руху.
В діловодстві документообіг
розглядається як функція комунікації,
реалізація якої повинна відноситися
із загальними цілями виробництва – інформаційним
забезпеченням діяльності апарата управління,
його документування, збереження і використання
раніше створеної інформації.
Графік
документообігу - це індивідуально розроблена
схема взаємодії всіх його підрозділів
від моменту створення (отримання) документа
до моменту його передачі в архів ( в місця
зберігання).
Графік документообігу може
бути складений як для кожного структурного
підрозділу підприємства (наприклад ,
для бухгалтерії) , так і для того чи іншого
нормативного або внутрішнього розпорядчого
документа (наприклад , щодо укладення
договорів) .
За його основу береться перелік
робіт зі створення , перевірки та обробки
документів , що виконуються кожним підрозділом
підприємства , а також усіма виконавцями
із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів
виконання робіт. Графік документообігу
складається у вигляді таблиці , на основі
якої , в разі необхідності , можуть бути
створені різного роду схеми і графіки.
Існують наступні
види графіків документообігу:
- типові ,
- уніфіковані ,
- індивідуальні .
Застосування типових і уніфікованих
графіків практикується в основному на
підприємствах , що підкоряються одному
органу управління, і т. п. Індивідуальні
графіки розробляються для окремо функціонуючого
підприємства .
Відповідальність за дотримання
графіка документообігу у ФГ «Гармонія»
, а також відповідальність за своєчасне
і доброякісне створення документів ,
своєчасну передачу їх для відображення
в бухгалтерському обліку та звітності
, за достовірність які у документах даних
несуть особи , які створили і підписали
ці документи.
Контроль за дотриманням виконавцями
графіка документообігу по ФГ «Гармонія»
здійснює головний бухгалтер.
1.4. Організація
матеріальної відповідальності
Загальні підстави й умови матеріальної
відповідальності працівників за шкоду,
заподіяну підприємству, визначені главою
ІX КЗпП «Гарантії при покладенні на працівників
матеріальної відповідальності за шкоду,
заподіяну підприємству, установі, організації».
Матеріальна відповідальність
— це окремий вид відповідальності, і
її застосування не залежить від притягнення
працівника до дисциплінарної, адміністративної
або кримінальної відповідальності, а
тому може застосовуватися одночасно
з ними.
Матеріальна відповідальність
працівників — це один з видів юридичної
відповідальності, що виражається в обов'язку
працівників покрити повністю або частково
матеріальну шкоду, що була заподіяна
з їх вини.
Матеріальну відповідальність
регулюють такі нормативні акти:
- Постанови Верховної Ради України
- Закони України;
- Кодекс Законів про працю;
Найбільш суттєвими умовами
матеріальної відповідальності працівника
є:
౦ Перебування працівника в трудових
відносинах з підприємством, установою,
організацією, якому було заподіяно матеріальну
шкоду;
౦ Встановлення розмірів відповідальності
працівника;
౦ Наявність вини працівника.
Трудове законодавство виокремлює
такі види матеріальної відповідальності
працівників:
1) обмежена — коли працівник
відповідає за пряму дійсну шкоду1, заподіяну
ним, але у розмірі, що не перевищує його
середнього місячного заробітку2;
2) повна — коли працівник відповідає
за пряму дійсну шкоду в повному її розмірі,
без обмеження відповідальності середньомісячним
заробітком;
3) підвищена — коли працівник
відповідає за пряму дійсну шкоду, але
збільшену у кратному обчисленні. При
цьому обсяг відповідальності не обмежується
середньомісячним заробітком.
Типовим договором
у ФГ «Гармонія» про матеріальну відповідальність
є укладення між працівником і власником
письмового договору про повну матеріальну
відповідальність (п. 1 cт. 134).
У ст. 21 КЗпП трудовий
договір визначається як угода між працівником,
з одного боку, і власником підприємства,
установи, організації або уповноваженим
ним органом чи фізичною особою, з іншого.
Згідно з цією угодою працівник зобов'язується
виконувати визначену нею роботу, дотримуючись
внутрішнього трудового розпорядку, а
власник підприємства, установи, організації
або уповноважений ним орган чи фізична
особа зобов'язуються виплачувати працівникові
заробітну плату та забезпечувати умови
праці, необхідні для виконання роботи
й передбачені законодавством про працю,
колективним договором і угодою сторін.
Важливим положенням
чинного законодавства на відміну від
норми, що раніше існувала, є те, що працівник
має право реалізувати свої здібності
до продуктивної та творчої праці, уклавши
трудовий договір на одному чи одночасно
на кількох підприємствах, в установах,
організаціях, якщо інше не передбачено
законодавством, колективним договором
або угодою сторін.
Укладення трудового
договору оформлюється наказом по підприємству,
установі, організації, що дає право зробити
відповідні записи в трудовій книжці,
а час роботи зарахувати до трудового
стажу, який надає громадянинові більше
пільг і переваг порівняно з підрядчиком.
Укладення трудового договору породжує
різноманітні правові наслідки: надання
щорічних (і, можливо, додаткових) оплачуваних
відпусток; виплати допомоги в разі тимчасової
непрацездатності; відповідальність роботодавця
за створення належних умов праці й наслідки
недотримання вимог охорони праці; право
на виплату пенсій по соціальному страхуванню
та ін.
Право самостійного
укладення трудового договору надано
особам, які досягли 16 років.
Умови трудового договору
не можуть містити положень, які не відповідають
законодавчим і підзаконним актам про
охорону праці, що діють в Україні (ст.
6 Закону України "Про охорону праці").
Власник або уповноважений
ним орган має поінформувати працівника
про умови праці на підприємстві, в установі,
організації, на конкретному робочому
місці, де він працюватиме, про наявність
небезпечних і шкідливих виробничих факторів,
можливі наслідки їх впливу на здоров'я,
про його права, пільги та компенсації
за роботу в таких умовах відповідно до
законодавства та колективного договору,
що має бути засвідчено його підписом.
На працівника, який
уклав трудовий договір, поширюються у
повному обсязі законодавство про працю
й діючий на підприємстві, в установі,
організації колективний договір.
Забороняється включати
до трудового договору умови, які погіршують
становище працівника порівняно з тими,
що передбачені законодавством або суперечать
йому (ст. 9 КЗпП). Водночас власник або
уповноважений ним орган мають право надавати
працівникам додаткові пільги й створювати
за рахунок власних коштів умови, що поліпшують
становище працівника порівняно з умовами,
встановленими законодавством. Це стосується
часу роботи, перерви на обід і відпочинок,
житлово-побутових умов і т. ін.
Згідно з частиною
другою ст. 24 КЗпП при укла-денні трудового
договору громадянин зобов'яза-ний подати
паспорт або інший документ, що по-свідчує
особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених
законодав-ством, – також документ про
освіту (спеціальність, кваліфікацію),
про стан здоров 'я та інші документи.
Неповнолітні віком
від 15 до 16 років (а учні з 14 років) замість
пас-порта подають свідоцтво про народження.
Крім того, згідно зі ст. 188 КЗпП, улаштовуючись
на роботу, вони повинні мати на це письмову
зго-ду одного з батьків або особи, яка
його замінює.
Випускники вищих навчальних
закладів, які навчалися за держав-ним
замовленням, подають направлення на працевлаштування
або до-відку про вільне працевлаштування.
Працівник не може
бути притягнений до повної матеріальної
відповідальності на підставі укладеного
договору про повну матеріальну відповідальність,
якщо його посада не міститься у переліку.
Такий договір має не більш ніж моральне
значення. Таким чином, назріла необхідність
у розробці та прийнятті нового переліку
посад (виконуваних робіт), зайняття (виконування)
яких передбачає укладання договору про
повну матеріальну відповідальність.
Недійсними є договори
про повну матеріальну відповідальність,
укладені з особами, котрі не досягли 18-літнього
віку.
Укладення договору
про повну матеріальну відповідальність
є обов'язковим, якщо працівник виконує
обов'язки щодо обслуговування матеріальних
цінностей і це складає його основну трудову
функцію. Відмова від укладення такого
договору є перешкодою до прийому громадянина
на роботу, що передбачає обов'язкове укладення
письмового договору про повну матеріальну
відповідальність. Така відмова без поважної
причини вже прийнятого на роботу працівника
є порушенням трудової дисципліни з усіма
витікаючими звідси наслідками. При відмові
від укладення договору про повну матеріальну
відповідальність внаслідок поважних
причин, власник зобов'язаний надати працівнику
іншу роботу, а при її відсутності або
відмові працівника від переведення останній
може бути звільнений за п. 1 ст. 40 КЗпП.
Також матеріальна
відповідальність може наставати внаслідок
одержання майна та інших цінностей працівником
під звіт за разовим дорученням або за
іншими разовими документами (п. 2 cm. 134).
Майно та інші цінності за разовими документами
можуть отримувати працівники, для яких
обслуговування матеріальних цінностей
не складає основної трудової функції
і їх посади не містяться в названому вище
переліку. У таких випадках власник повинен
ознайомити працівника, якому видана разова
довіреність, з порядком приймання, транспортування,
збереження цінностей. Разове доручення
на отримання майна та інших цінностей
не може видаватися головному бухгалтеру
підприємства; особам, яким за вироком
суду заборонено займати матеріально-відповідальні
посади протягом певного часу; особам,
що мають судимість за розкрадання, хабарництво
та інші корисливі злочини, якщо судимість
не знята і не погашена.