Внутренняя отчетность организации

 

 

Таблица 5

Месячный отчет мастера  штамповочного участка

Контролируемые издержки	По смете	Факти-ческие	Отклоне-ния	Неблагоприятные отклонения
Материалы основные	44 200	45 300	1100	1100
Прямая оплата труда	25 600	25 900	300	300
Специнструмент	3850	2750	(1100) !	-
Оплата обслуживающего персонала	12 430	12 880	450	450
Вспомогательные материалы	20 100	20 800	700	700
Прочие издержки	3820	5440	1620!	1620
Всего	110 000	113 070	3070	4170

 

Примечание. По смете  указаны издержки в пересчете на фактический объем производства; знаком»!» отмечены отклонения, превышающие 4% расходов данной статьи.

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

Сводка - это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период (иногда за день, неделю).

Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях центра ответственности.

Общие (сводные) отчеты составляются по организации ООО «Феррум-плав» в целом, и содержит информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

По формам представления  внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.

Табличная форма представления  внутренней отчетности наиболее приемлема  и для составителей, и для пользователей. Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К тому же, к ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно уметь правильно структурировать отчетные показатели, разделять их на зоны, выделяя главные, требующие особого внимания, а самое важное, стараться изложить отчет на одной странице без оборота.

Для пояснений к отчету может быть приложена записка  с комментариями и раскрытием основных показателей.

Графическая форма более  наглядна, но не следует перегружать  графики (диаграммы) излишней цифровой информацией; нужно стремиться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет ее восприятие. Большое количество цифровых данных нагляднее представлять в табличной форме.

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствуют цифровые данные либо их объем незначителен; нужно подробно объяснять взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам, составленным в табличной или графической форме.

Пример внутреннего  отчета центра прибыли, распределенного  на зоны, за девять месяцев 2005 г. приведен в табл.5.

2.3 Аналитические  расчеты

Анализ управленческой информации в полном объеме с применением  сложных вычислений и качественных суждений не входит в задачи подготовки внутренней управленческой отчетности. Безусловно, управленческий учет как информационная система включает и управленческий анализ, т.е. информационную подготовку к принятию решений, к оценке вариантов и альтернатив. Такие расчеты мы частично приводили в предыдущих разделах. Во внутренней управленческой отчетности необходимо обеспечить первичные предварительные аналитические расчеты, способствующие лучшему восприятию информации.

Управляющие всех уровней  не любят заниматься расчетами даже для первичной оценки результатов работы, стремятся затрачивать минимум времени на ознакомление с внутренней отчетностью. Хорошая управленческая отчетность должна быть представлена в такой форме, которая поможет управленческому персоналу работать с ней.

Оценка отклонений - непременный  компонент хорошо составленной внутренней управленческой отчетности. Суммы отклонений по издержкам отражаются в виде сальдо на счетах управленческого учета. Нужно  стремиться к выявлению абсолютных отклонений и по другим показателям внутренней отчетности. В отчетных таблицах следует приводить результаты анализа отклонений. Одним из вариантов может быть расширение показателей отклонений фактических данных для сравнения не только с планом, но и с прогнозом и аналогичными данными предыдущего отчетного периода, а также представление плановых данных для сопоставления с прогнозными и фактическими данными предыдущего периода. Такие расчеты существенно расширяют информацию об отклонениях.

Внутренняя отчетность может содержать данные об относительной величине отклонений в виде процентов или коэффициентов. Отсутствие отклонений принимается за единицу (за 100), показатель меньше 1 характеризует степень отрицательного отклонения (по издержкам - уровень экономии). Показатели, превышающие 1, характеризуют относительную величину положительного отклонения (по издержкам - относительный показатель перерасхода или превышения).

Полезно группировать отклонения по значимости, исключая незначительные их суммы; ранжировать отклонения от больших (значительных) к меньшим; выбирать отдельно отклонения, превышающие контрольную сумму, или относительно большие (например, более 5% в ту или другую сторону).

Оценка отклонений по оцениваемому показателю в относительных  величинах представлена в табл.6.

Таблица 6

Оценка отклонений по оцениваемому показателю в относительных величинах в ООО «Феррум-плав»

	Предыдущий период	Отчетный период	Фактический коэффициент	Коэффициент прогнозного показателя	Коэффициент планового показателя
		Прогноз	план	факт	к предыдущему  периоду	К прогнозу	к плану
Оценочный показатель	1000	1050	1040	1060	1,06	1,01	1,02

 

Аналитические соотношения. Для оценки сметных или нормативных  издержек лучшим вариантом являются отклонения, но по другим показателям  последние не дают полной картины изменений и достигнутых результатов. В этих целях решение можно искать путем соотношения одних показателей к другим, вычислять относительные показатели, аналитические соотношения.

Аналитические соотношения  подразделяются на несколько групп27:

а) соотношения, характеризующие качество использования активов и трудовых ресурсов;

б) соотношения, позволяющие  измерить и оценить рентабельность;

в) соотношения, характеризующие  ликвидность и финансовую устойчивость (для центров ответственности, выступающих  самостоятельными финансовыми агентами на рынке, имеющих расчетные счета в банках и отвечающих по своим финансовым обязательствам и заимствованиям).

Оценка продаж с отложенной оплатой (а) определяется коэффициентом  оборота дебиторской задолженности  и числом дней, на которые выделены активы на отложенную оплату или коммерческий кредит. Он характеризует продолжительность периода, в течение которого возмещаются средства, вложенные в расчеты с покупателями. Формула расчета:

Коэффициент оборота  задолженности = Выручка от продаж за период /

Дебиторская задолженность  покупателей (1)

Число дней, на которые  выделяются коммерческие кредиты, определяется делением общей суммы дебиторской  задолженности покупателей на величину однодневной выручки.

Пример. Сумма выручки  от продажи за год составляет 14 600 тыс. руб., сумма дебиторской задолженности покупателей - 1600 тыс. руб.

Произведем расчет. Коэффициент  оборота задолженности - 9,125 (14 600: 1600), т.е. активы, вложенные в коммерческие кредиты покупателям, совершают  более девяти оборотов в течение года.

Однодневный оборот - 40 тыс. руб. (14 600: 365).

Число дней средней загрузки активов в дебиторской задолженности - 40 (1 600: 40).

Оборот товарно-материальных запасов (а) характеризует эффективность  вложения средств в оборотные активы. Коэффициент оборота отражает число оборотов товарно-материальных запасов в течение года. Формула расчета:

Коэффициент оборота  запасов = Стоимость израсходованных  материалов/ Средняя стоимость их запасов (2)

Если разделить среднюю  стоимость материальных запасов на их однодневный расход, получим продолжительность одного оборота материальных запасов в днях. Он дает ответ на вопрос, какова продолжительность иммобилизации денежных средств в материальных активах в данном периоде.

Для товарных запасов  торгующих организаций коэффициент оборота рассчитывается делением стоимости проданных товаров по ценам их закупки на среднюю стоимость товарных запасов в течение года. Аналогично можно рассчитать коэффициент оборота для готовой продукции.

Пример. Имеются данные о движении товаров в течение отчетного квартала: остаток на начало квартала - 1044 тыс. руб.; закуплено за квартал - 6032 тыс. руб.; остаток на конец квартала - 1276 тыс. руб.

Произведем необходимые  вычисления.

Продано товаров за квартал - 5800 тыс. руб. (1044 + 6032 - 1276).

Средняя стоимость товарных запасов - 1160 тыс. руб. [ (1044 + 1276): 2].

Коэффициент оборота  товаров - 5 (5800: 1160), т.е. товарные запасы совершили 5 полных оборотов в течение  отчетного квартала.

Однодневный оборот товаров - 64,4 тыс. руб. (5800: 90 да).

Число дней средней загрузки активов в товарные запасы - 18 (1160: 64,4).

Эффективность использования  внеоборотных активов (а) определяется коэффициентом фондоотдачи, характеризующим  эффективность средств, вложенных  в основные средства и нематериальные активы, интенсивность их эксплуатации в производственном процессе. Формула расчета:

Фондоотдача = Выручка  от продаж / (Основные средства + Нематериальные активы) (3)

Коэффициент фондоотдачи  можно рассчитывать по первоначальной и остаточной стоимости внеоборотных активов, для чего из расчета исключается стоимость средств, составляющих инвестиционную собственность организации.

Фондоемкость = (Основные средства + Нематериальные активы) / Выручка  от продаж (4)

Коэффициент фондоемкости характеризует необходимые внеоборотные активы, их удельную величину на 1 руб. выручки от продаж.

В формуле расчета  коэффициента фондоотдачи вместо выручки  можно взять в расчет только ту ее часть, которая компенсирует амортизацию  внеоборотных активов. Данный коэффициент показывает степень возмещения стоимости внеоборотных активов из выручки от продаж товаров, продукции, работ, услуг.

Пример. Исходные данные: выручка от продаж за год - 1750 тыс. руб., в том числе амортизация 350 тыс. руб. стоимость основных средств - 2230 тыс. руб.; стоимость нематериальных активов - 320 тыс. руб.

Коэффициент фондоотдачи  составит 0,69 руб. [1750: (2230 + 320)], т.е. в данном периоде на каждый рубль стоимости  внеоборотных активов было получено продукции на 69 коп.

Коэффициент возмещения составит 0,14 руб. [350: (2230+320)]. Следовательно, первоначальная стоимость внеоборотных активов 2550 тыс. руб. (2230 + 320) будет полностью погашена из выручки за проданную продукцию в течение 7 лет (1: 0,14 = = 7,14).

Эффективность применения всех активов (а) определяется как результат деления выручки от продаж на стоимость всех активов, закрепленных за данным подразделением. Активы включаются в расчет по остаточной стоимости. Для сопоставления с другими подразделениями организации можно вычислять продолжительность одного оборота активов в днях, для чего необходимо стоимость всех активов разделить на однодневную сумму выручки в отчетном периоде.

Производительность персонала (а) определяется в общем, виде как  результат деления выручки от продаж на среднюю численность персонала. В подразделениях ООО «Феррум-плав», не отвечающих за выручку и доходы, в качестве числителя формулы можно взять стоимость выпущенной продукции, оказанных услуг и т.п. Для знаменателя также возможны варианты, например численность управленческого персонала или рабочих, занятых непосредственно в производстве; численность торгового персонала и другие, в том числе частные, показатели численности обслуживающего персонала, инженеров-технологов или конструкторов и т. п28.

Рентабельность продаж (б) позволяет оценить эффективность коммерческих операций. Коэффициент рентабельности определяется делением прибыли на выручку от продаж. Числителем данной формулы является общая сумма прибыли до налогообложения, сумма чистой прибыли или сумма маржинального дохода, что позволяет варьировать различные коэффициенты рентабельности в зависимости от того, за какие показатели отвечает данный центр ответственности29.