Дебетовая и кредитовая задолженность

Нарушения порядка  внесения исправлений в первичные  учетные документы

Принятие к бухгалтерскому учету  документов, оформляющих операции с  наличными или безналичными денежными  средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, надписью «Исправленному верить» («Исправлено») и датой внесения исправлений (п. 10 Инструкции № 157н, п. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Нарушения при  оформлении командировочных расходов

К указанным нарушениям можно отнести  отсутствие или ненадлежащее оформление:

• служебного задания и отчета о его исполнении (п. 6 Постановления № 749);
• приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку (п. 3 Постановления № 749);
• командировочных удостоверений (за исключением случаев направления работников за пределы территории РФ) (п. 7 Постановления № 749);
• журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (п. 1, 2 Порядка № 739н^[7]);
• приказа (распоряжения) руководителя учреждения о назначении работника организации, ответственного за ведение вышеуказанных журналов, а также за проставление отметок в командировочных удостоверениях (п. 5 Порядка № 739н).

Несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Наиболее распространенными нарушениями, относимыми к данной группе, являются следующие.

Нарушения при  проведении инвентаризации расчетов с  подотчетными лицами

В соответствии с п. 20 Инструкции № 157н инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств должна проводиться бюджетным учреждением в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми Минфином согласно законодательству РФ. В настоящее время данный порядок регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания). Согласно п. 1.3 Методических указаний инвентаризации подлежат все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных  лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также  суммы выданных авансов по каждому  подотчетному лицу (даты выдачи, целевое  назначение) (п. 3.47 Методических указаний).

Инвентаризационная комиссия путем  документальной проверки должна также  установить:

• правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
• правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Несоблюдение  порядка списания дебиторской задолженности  по подотчетным суммам

В соответствии с п. 106 Инструкции № 174н списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству РФ нереальной ко взысканию, отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Напомним, если обязательство предусматривает  или позволяет определить день его  исполнения или период времени, в  течение которого оно должно быть исполнено, оно подлежит исполнению в этот день или, соответственно, в  любой момент в пределах указанного периода (ст. 314 ГК РФ). Отсчет срока исковой давности по таким обязательствам начинается по окончании срока их исполнения (ст. 200 ГК РФ).

Исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право  которого нарушено. По общему правилу  срок исковой давности составляет три  года (ст. 196 ГК РФ). Следовательно, если указанный срок истек, то учреждению будет отказано в удовлетворении иска. Напомним, что течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало (ст. 191 ГК РФ).

Согласно п. 339 Инструкции № 157н на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов» учитывается задолженность неплатежеспособных дебиторов с момента ее признания в порядке, установленном законодательством, нереальной ко взысканию и списания с балансового учета учреждения для наблюдения в течение пяти лет (иного срока, установленного законодательством) за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

При возобновлении процедуры взыскания  задолженности дебиторов или  поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или зачисления на счета (лицевые счета) учреждений указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового учета.

Аналитический учет по счету ведется  в Карточке учета средств и  расчетов (ф. 0504051) в разрезе видов  поступлений (выплат), по которым на балансе учреждения учитывалась  задолженность дебиторов, по дебиторам (должникам), с указанием их полного  наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения  задолженности (дебитора) в целях  возможного ее взыскания.

Несоблюдение  порядка удержания из заработной платы

Нередки случаи, когда работник, которому выдавались денежные средства под отчет, отказывается возвратить остаток выданного  аванса в кассу учреждения либо сам  просит удержать его из заработной платы. В случае принятия решения  об удержании излишне выплаченных  сумм из заработной платы работника  учреждению следует руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю. В соответствии с указанной нормой удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

1. для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
2. для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в иных случаях;
3. для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
4. при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Обратите внимание:

В первом, втором и третьем случаях  решение об удержании из заработной платы работника может быть принято  учреждением не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения  задолженности или неправильно  исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает оснований  и размеров удержания. Кроме того, согласно Письму Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 необходимо получить письменное согласие работника на удержание из его заработной платы.