Документальное оформление движения материалов

В условиях, когда на одном  автомобиле одновременно перевозится  несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю  в отдельности.

Товарно-транспортная накладная  выписывается в четырех экземплярах:

• первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;
• второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;
• второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
• третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация-владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

 

2. Учет поступления материалов на складах

Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осуществляется на соответствующий  склад под расписку заведующего  складом (кладовщика). Материально-ответственное  лицо проверяет соответствие материалов их данным, указанным в сопроводительных документах, и при отсутствии каких-либо расхождений выписывает приходный  ордер (форма № М-4), который подписывает  заведующий складом и экспедитор. Либо на квитанции транспортного  документа или в части местных  грузов, на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.) ставится штамп, в оттиске которого указаны реквизиты  приходного ордера, таким образом, отпадает необходимость выписывать приходный  ордер.

Материалы, поступающие на склады предприятий, должны подвергаться тщательной проверке в отношении  соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах.

Если материалы поступили  с поврежденной упаковкой, недостачей по массе, несоответствующего качества или имеющих количественное расхождение, либо расхождение по ассортименту с  данными сопроводительных документов поставщика, а также при поступлении материалов без документов, приемка производится комиссией, которая составляет Акт о приемке материалов (форма № М-7).

Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя  незаинтересованной организации, материально-ответственного лица и представителя отдела снабжения. Этот акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Акт составляется в двух экземплярах, и после приемки  материальных ценностей акт с приложенными документами (транспортными накладными и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

При наличии приемного  акта приходный ордер не оформляется. Приемные акты и приходные ордера на оприходование материальных ценностей  должны, как правило, составляться в  день их поступления.

Сырье, полуфабрикаты и  другие материальные ценности должны приходоваться в соответствующих  единицах измерения (по весу, объему, счету  и т.д.). В случаях, если материал (например, листовое железо) поступает в одной  единице измерения (по весу), а расходуется  в другой (по счету), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических  регистрах одновременно в двух единицах измерения.

Поступление материалов изготовленных  или переработанных цехами и участками  собственного производства и сданных  на склад материальных ценностей, должно оформляться путем выписки требования-накладной (форма №М-11). Этими же накладными оформляются также операции по сдаче  цехами (участками) на склад или в  кладовую цеха (участка) из производства остатков неизрасходованных материалов (если они ранее были получены по требованию), а также сдача отходов  от производства продукции, отходов  от брака.

Требование-накладная применяется  для учета движения материальных ценностей внутри организации между  структурными подразделениями или  материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах  составляет материально ответственное  лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр  служит сдающему складу основанием для  списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

Накладную подписывают материально  ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают  в бухгалтерию для учета движения материалов.

Материалы могут также  поступать от подотчетных лиц, приобретающих  их за наличный расчет.

Бухгалтерам предприятий  следует обратить внимание, что расходы  подотчетных лиц должны подтверждаться такими первичными документами как:

- документами, подтверждающими факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки (квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности);

- документами, подтверждающими факт получения товарно-материальных ценностей.

При закупке материальных ценностей у физического лица в акте закупки должны быть приведены  сведения о продавце, такие как  адрес его постоянного местожительства  и паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный  номер.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у  юридического лица, осуществляющего  оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать доверенность подотчетному лицу и зарегистрировать ее в журнале  учета выданных доверенностей.

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже  зданий и сооружений (форма №  М-35).

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей важное значение имеет состояние складского и весоизмерительного хозяйства.

Приказом по предприятию  каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается  на всех документах, относящихся к  операциям этого склада. Если на предприятии несколько складов, тогда необходимо сосредоточить  на каждом из них материалы определенных групп (основных и вспомогательных  материалов, топлива, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и т.д.).

Внутри складов материалы  должны располагаться по секциям, затем  по типо- и сорто- размерам в штабелях, на стеллажах и полках для того, чтобы обеспечить быструю приемку, отпуск и проверку наличия.

На каждую партию материала  прикрепляется материальный ярлык  с указанием необходимых параметров (наименование материала, номенклатурный номер, единица измерения, цена, лимит  наличия материала).

Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами  и мерной тарой.

На предприятии должен быть установлен список должностных  лиц (зав. складом, кладовщик), ответственных  за приемку и отпуск материальных ценностей, с которыми заключается  договор о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик  может быть освобожден только после  сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передаче их по акту, утвержденному руководителем предприятия.

Всем службам предприятия  предоставляется список лиц, которым  разрешено получение и отпуск материалов со складов, а также право  выдавать пропуска на вывоз с предприятия  материальных ценностей.

Наличие и движение материальных ценностей ведут в количественном выражении по их наименованиям, видам, сортам, размерам и другим показателям  в карточках складского учета  материалов или приравненных к ним  технических носителях информации, в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемом как условиями  производственного потребления  материалов, так и требованиями организации  складского хозяйства. Учет производственных запасов осуществляют в единицах измерения, предусмотренных соответствующими сборниками учетных цен.

Карточки складского учета  материалов (форма № М-17) заготовляются  бухгалтерией по мере поступления приходных  документов и в соответствии с  номенклатурой материалов и передаются материально ответственным лицам  под расписку в реестре вместе с приходными документами.

Сортовой количественный учет движения материальных ценностей  ведется непосредственно материально  ответственными лицами (заведующими  складами, кладовщиками и др.). В отдельных  случаях допускается возлагать  с согласия материально ответственного лица ведение карточек складского учета  на учетчиков (операторов).

На каждый номенклатурный номер материала должна открываться  отдельная карточка.

В полученных карточках складского учета кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). К месту хранения прикрепляется  материальный (стеллажный) ярлык.

На складах с небольшой  номенклатурой материалов вместо карточек складского учета допускается ведение  учета в оформленных в установленном  порядке книгах сортового учета, предусматривая при этом реквизиты, указываемые в карточках складского учета.

 

3. Документальное оформление расходования материалов

Материалы отпускаются со склада:

- в производство для изготовления продукции;

- на ремонтные и хозяйственные нужды;

- в переработку на другие предприятия;

- для реализации на сторону;

- для безвозмездной передачи другим предприятиям.

Отпуск материальных ценностей  в другие склады, в кладовые цехов, участков следует рассматривать  не как отпуск на производство, а  как внутреннее перемещение.

Основным видом расхода  материалов является отпуск на производство продукции. Отпуск материалов на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимитирование отпуска материалов на производство способствует контролю за расходованием материалов и соблюдению норм их производственного потребления, улучшает обеспечение производства материалами и содействует ритмичной работе цехов, экономии материалов. Лимитирование отпуска материалов на производство должно основываться на утвержденных прогрессивных нормах расхода материалов, объемах производственных программ цехов с учетом переходящих запасов неизрасходованных цехами материалов на начало и конец месяца.

Лимит отпуска материалов на производство устанавливается отделом  снабжения или другими отделами по указанию руководителя предприятия  на основе соответствующих расчетов планово-производственного отдела. Установленные лимиты отпуска материала  могут изменяться при необходимости  уточнения лимита на остаток материала  в незавершенном производстве (на начало месяца), замены материала или  исправления ошибок, допущенных при  расчете лимита. Изменение лимита производится теми же лицами, которым  предоставлено право их утверждения.

Наибольшее распространение  в качестве расходных документов получили лимитно-заборные карты. Если потребность в материалах нерегулярная, то их отпускают по требованию.

Лимитно-заборные карты предназначены для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и являются оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Отпуск материалов по лимитным картам может производиться лишь из одного заранее прикрепленного склада, только указанных в лимитных картах наименований материалов и строго в  пределах количеств, установленных  лимитами.

Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом на одно наименование материала (номенклатурный номер) и, как правило, на один шифр затрат (заказа). В отдельных случаях лимитно-заборная карта может открываться в целом на заказ на всю номенклатуру потребляемых материалов.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах сроком на один месяц. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению -потребителю материалов, второй - складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения  своего экземпляра лимитно-заборной карты.