Документация коммерческих предприятий

 

 

 

Оглавление

 

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………….………….......4

ГЛАВА 1. Понятие о документации коммерческих предприятий…….......6

ГЛАВА 2.Документация коммерческих предприятий……….......................8

1. Устав предприятия…………………….....................................................…….8
2. Штатное расписание………………………………......………..……………..9

2.3.Организационно-распорядительная  документация………….…….............11

2.4. Оформление  протоколов...………………………….............................……14

Заключение………………………………….………………………………….16

Список  литературы...............……………………………………............….….17

Приложения………………………………………………………………….....19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 ВВЕДЕНИЕ

 Под документацией  коммерческих предприятий следует  понимать фиксацию (запись и оформление) необходимой для подготовки, принятия и последующей реализации управленческих решений информации в соответствии с установленными на предприятии порядком и правилами. Зафиксированная информация представляется в форме управленческого документа. Совокупность управленческих документов образует документацию предприятия. Состав документации предприятия определяется:

1) пределами ответственности  (компетенцией) предприятия;

2) задачами и функциями  деятельности предприятия;

3) установленным порядком  решения вопросов, так или иначе  связанных с осуществлением предприятием своей деятельности;

4) объемом и характером  взаимосвязей с другими предприятиями, а также с вышестоящими органами управления (федеральными, местными и ведомственными).

Формирование и ведение  документации предприятия осуществляется в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства  (документационного обеспечения управления или ДОУ) — технологии создания, накопления, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности предприятия.

Совокупность указанных  актов и документов образует нормативную  базу делопроизводства, которая включает:

1) указы и распоряжения  Президента РФ, постановления и  распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ  на федеральном уровне;

2) нормативно-правовые акты  федеральных органов исполнительной  власти (министерств, комитетов,  служб, агентств и др.) по вопросам  ДОУ общеотраслевого и ведомственного  характера;

3) нормативно-правовые акты  органов представительной и исполнительной  власти субъектов Российской  Федерации и их территориальных  образований, регламентирующие вопросы  ДОУ местного характера;

4) организационно-распорядительные  документы предприятий;

5) государственную систему  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ);

6) государственные стандарты  по вопросам ДОУ;

7) унифицированные системы  документации

8) общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации;

9) нормативно-методические  документы по организации управленческого  труда и охране труда;

10) нормативно-методические  документы по организации архивного  хранения документов.

Организация документации  должна соответствовать системе  процессов, функционирующих на коммерческом предприятии. Однако может применяться  и любая другая организация, отвечающая потребностям предприятия, при решении  нестандартных ситуаций. Характер и  глубина документации должны отвечать требованиям, установленным законами и регламентами, потребностями и  ожиданиями клиентов и других заинтересованных сторон, а также потребностям коммерческого  предприятия.

 

Цель курсовой работы –  целью данной работы является необходимость  охарактеризовать сущность и специфику  организационной документации предприятия

Задачи курсовой работы:

1. Охарактеризовать теоретические аспекты сущности организационной документации предприятия и ее роли в процессе управления.
2. Описать документацию коммерческих предприятия  .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТАЦИИ КОММЕРЧЕСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ.

 

Любое управленческое решение  всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация - сведения о  лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы  их представления»

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую.

В федеральных органах  власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы  собственности) обязательно возникает  управленческая информация, которая  используется для целей управления каким-либо объектом или структурами.

К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Документы используются в  различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных  дисциплин.

Поэтому содержание понятия  «документ» многозначно и зависит  от того, в какой отрасли и для  каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или  свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты  в области управления считают  его средством фиксации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об  информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее  определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная  на материальном носители информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит». Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись). Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.

Для многих документов число  реквизитов строго ограничено. Для  ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

 В документоведении  документ рассматривается как  результат закрепления (отображения)  фактов, событий, явлений объективной  действительности и мыслительной  деятельности человека любым  удобным способом на специальном  материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность  передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное  возвращение к ней во времени.

В настоящее время в  управленческой практике используют главным  образом документы, созданные каким-либо способом письма. Они могут быть как рукописными, машинописными, типографскими, компьютерными, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко  и видеозаписи и на специальном  материале (бумаге, кино и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.)  Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.

Как носители информации документы  выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных  частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством  их исполнения и источником для обобщений  и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством  соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных  распорядительных документов; планирование -посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Кроме того, важную роль в  сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных  коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и  средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ КОММЕРЧЕСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ

 

           Деятельность любого предприятия  сопровождается составлением разных  видов документов. Однако при  всем их многообразии вне зависимости  от специфики предприятия можно  выделить следующие основные  группы документов:

1. организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
2. распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
3. документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
4. финансово-бухгалтерские документы предприятия  (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
5. информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.)

От государственных и  муниципальных организаций могут  поступать на предприятие документы. Регулирующие различные вопросы  его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы  составляют отдельную группу – нормативные  документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными  документами предпринимательской  деятельности.

Все перечисленные документы  относятся к управленческим или организационно-распорядительными документами (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

2.1.Устав предприятия

Устав предприятия представляют собой устав, который определяет порядок и условия функционирования. Устав предприятия содержит порядок, сведения о наименовании, организационно-правовой форме предприятия, местонахождении, составе, порядке распределения  прибыли и формирования фондов предприятия, размере уставного капитала, порядке  формирования и компенсации его  органов управления и контроля, порядке  и условиях реорганизации и ликвидации предприятия.

Устав предприятия – это  один из учредительных документов юридического лица, определяющий порядки.

Содержание устава предприятия  включает в себя указание на место  нахождения унитарного предприятия, полное и сокращенное фирменные наименования унитарного предприятия, сведения об органе или органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия.

Содержание устава предприятия  включает в себя также цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия, перечень фондов, создаваемых унитарным  предприятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов.

Содержание устава предприятия  включает в себя также порядок  назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также  порядок заключения с ним, изменения  и прекращения трудового договора в соответствии с трудовым законодательством  и иными содержащими нормы  трудового права нормативными правовыми  актами.

Содержание устава предприятия  включает в себя также наименование органа унитарного предприятия руководитель, директор, генеральный директор, а  также сведения о размере его  уставного фонда, о порядке и  об источниках его формирования, а  также о направлениях использования  прибыли. ( Пример устава см. в приложениях)

2.2 Штатное расписание

Штатное расписание - форма  отчётности юридического лица, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учёт всех возможных дополнительных выплат сотрудникам — премий, компенсаций  и т. д. в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание оформляется  в унифицированной форме №  Т-3.