Документооборот, его этапы

Каждый документ состоит из отдельных  составляющих его элементов, которые  называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и  т.д.). Совокупность реквизитов, расположенных  в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр-образец разрабатывается  при создании системы документирования и представляет собой графическую  модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры  полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Система организационно-распорядительной документации», Система ОРД «Требования  к оформлению документов» устанавливает  почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приём и регистрация  документов

 

На предприятии различают три  основных потока документации:

• входящие документы, поступающие из других организаций;

• исходящие документы, отправляемые в другие организации;

• внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие  проходят: первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения  управления, которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным  структурным подразделением, так  и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии  приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина  возврата.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на:

• направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

• направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это  позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым  могут принимать ответственные исполнители. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления. Если документ должен исполняться несколькими  подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в  другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление  и сдают в отделение связи. Перед упаковкой обязательно  проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные  документы подлежат возврату исполнителю  на доработку. На заказную корреспонденцию  составляют опись рассылки, которая  подписывается работником и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия  передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Регистрация документов - важнейший  этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или получения".

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением  и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это  снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в  определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации  создаётся информационно-поисковая  система по всем документам организации (фирмы).

Каждый документ, отнесённый к числу  регистрируемых, получает свой регистрационный  номер. Он не совпадает и существенно  меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении  документа в организацию.

Документы регистрируются один раз. В  учреждении, имеющем отделы, регистрация  внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. Для входящих, исходящих  и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из документа в процессе регистрации  в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения; входящий № (индекс); дата документа; индекс документа; регистрационный номер документа; автор (корреспондент) - т.е. чей это документ; заголовок (о чем документ);резолюция; срок исполнения; исполнитель (кто с ним работает); ход исполнения; № дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации отдельных видов  документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные  формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений  граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

Журнальная система регистрации  нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации.

Более удобной является карточная  система регистрации документов. Форма карточки и расположение в  ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Для ведения карточной системы  регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Наиболее рациональной является сегодня  регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки  с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

Карточку на документ можно заполнить  сначала не полностью, до передачи документа  руководителю, т.е. без резолюции, срока  исполнения и исполнителя. После  рассмотрения документа руководителем  карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает  полученную корреспонденцию, можно  сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем, уже, имея его  резолюцию, заполнить полностью  регистрационную форму.

Заполнив карточку, одну из них  помещают в сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контроль за исполнением  документов

 

Контроль играет важную роль в системе  документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное  и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и  анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:

• контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения;

• контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному  исполнению документов, обеспечение  получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных  подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной  цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;

• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

• регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;

• снятие исполненных документов с контроля.

Контроль исполнения носит многофункциональный  характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как  правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы  и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:

• контрольные журналы;

• регистрационно-контрольные карточки (картотека);

• письменные отчеты;

• проверки;

Каждая из перечисленных форм имеет  свою специфику, но при использовании  любой из них необходимо соблюдать  одно требование - не ограничиваться разговорами  об исполнении, а давать объективную  оценку положения дел, намечать и  добиваться осуществления конкретных мероприятий.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  исполнения заданий, сообщения результатов  заинтересованным организациям и лицам  или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной  карточке и на самом исполненном  документе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Передача документов в архив

 Исполненные учетные документы хранятся в архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в архив  документы предварительно располагаются  в удобном для отыскивания  порядке и подшиваются или  переплетаются в особых папках, именуемых  делами.

Расположение в делах документов в зависимости от их характера  и назначения производится по тем  или иным из следующих признаков:

• По предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);

• По корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);

•  По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев – по дням);

• По номерам документов.

Сдача дел в архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта  работа проводится ежегодно. Дела с  постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив  по описи.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника  структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о  наличии каждого дела. В конце  описи делается заверительная надпись  с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с  указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи  лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются  в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения до 10 лет  передаются в ведомственный архив  по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных  площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после  чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

Секретарем организации через 2 года проводится обработка дел и  перекладывание их в другой шкаф, который  образует начало будущего архива.