Инвентаризация: сущность, порядок, проведение

Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей производится по каждому  местонахождению их и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия. В состав комиссии включаются представители  администрации организации, работники  бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В состав комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии следует получить последние  на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движения материальных ценностей и денежных средств.

Перед инвентаризацией  осуществляют подготовительные мероприятия. Материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей. Все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета. До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы - инвентаризационной описи или акта инвентаризации, куда записываются сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств.

Каждая опись (акт) составляется не менее чем в двух экземплярах  и оформляется документом унифицированной  формы. Формы обязательны к применению организациями всех форм собственности. В таблице 2 можно увидеть наименования форм и их номера.

 

Таблица 2

Формы инвентаризационных описей (актов)

Номер формы	Наименование формы
ИНВ-1	Инвентаризационная опись основных средств
ИНВ-1а	Инвентаризационная опись нематериальных активов
ИНВ-2	Инвентаризационный ярлык
ИНВ-3	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
ИНВ-4	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
ИНВ-5	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное  хранение
ИНВ-6	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути
ИНВ-8	Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них
ИНВ-8а	Инвентаризационная опись драгоценных  металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях
ИНВ-9	Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них
ИНВ-10	Акт инвентаризации незаконченных  ремонтов основных средств
ИНВ-11	Акт инвентаризации расходов будущих  периодов
ИНВ-15	Акт инвентаризации наличных денежных средств
ИНВ-16	Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
ИНВ-17	Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Приложение к форме № ИНВ-17	Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

 

Руководитель организации  должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные  сроки.

 

2.2.  Инвентаризация денежных средств

 

Инвентаризация кассы  производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, который утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем) производится путем  сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухучета, с данными выписок банков.

Производится проверка кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой  других ценностей, находящихся в  кассе, составляется инвентаризационная опись. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Основными документами, которые изучают при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

При проверке кассовой книги  необходимо установить соблюдение следующих  требований:

правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной  страницы на другую;

кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Проверяя полноту и  своевременность оприходования  денежных средств, полученных с расчетных  счетов в банках, комиссия применяет  метод взаимного контроля. При  этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 "Касса", с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 "Расчетный счет". Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнивать соответствие записей в главной книге по счету 50 "Касса" и в оборотной ведомости. В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.

По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15).

В организации могут  также проводиться внезапные  ревизии кассы. Такая ревизия  возможна:

по инициативе руководителя организации;

по требованию налоговой  инспекции.

 

2.3. Инвентаризация расчетов

 

Инвентаризацию расчетов поводится:

с банками и другими  кредитными учреждениями;

с контрагентами (покупателями, продавцами, заимодавцами и заемщиками и т.д.);

с работниками (подотчетными лицами и теми работниками, которые  получали ссуды, займы от организации).

При сверке расчетов с  работниками организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы переплаты работникам и причины ее возникновения.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу.

При проверке расчетов с  дебиторами и кредиторами составляют акты сверки расчетов. На основании актов сверки с кредиторами и дебиторами необходимо составить справку о кредиторской и дебиторской задолженности. Эта справка является приложением к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17). Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается у комиссии.

Комиссия путем документальной проверки должна установить правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами и внебюджетными фондами.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие  решения по устранению недостатков  в хранении и учете запасов  и возмещению материального ущерба, а также по организации бухгалтерского учета и документооборота.

Порядок регулирования  инвентаризационных ризниц установлен Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Выявленные при инвентаризации излишки имущества приходуются  по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится на финансовые результаты. Результаты инвентаризации отражаются в годовой бухгалтерской отчетности.

 

2.4. Инвентаризация основных средств

 

До начала инвентаризации основных средств проверяется:

наличие и состояние  инвентарных карточек, описей и других регистров аналитического учета;

наличие и состояние  технических паспортов или другой технической документации;

наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи, составленные по форме N ИНВ-1, полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Составляется инвентаризационная опись основных средств по каждому подразделению. При выявлении недостач составляется пояснительная записка. Собирается комиссия во главе с руководителем организации и решает вопрос о том, куда отнести недостатки и излишки основных средств.

 

2.5. Инвентаризация товарно-материальных ценностей

 

Инвентаризация товарно-материальных ценностей (производственных запасов, готовой продукции, товаров, прочих запасов) имеет свои особенности. Проводя  инвентаризацию этого имущества, необходимо учитывать положения раздела IV ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов».

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводится в порядке расположения ценностей  в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в  разных изолированных помещениях у  одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии  заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи, данные об остатках ценностей со слов материально ответственного лица или по данным учета без проверки их фактического наличия.

ТМЦ заносятся в описи, составленные по форме N ИНВ-3, по каждому  отдельному наименованию с указанием  вида, группы, количества и других необходимых  данных.

ТМЦ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии комиссии и приходуются по товарному отчету после инвентаризации.

По итогам проверки отгруженных, но неоплаченных товарно-материальных ценностей составляется акт по форме N ИНВ-4. А по итогам проверки товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, - по форме N ИНВ-6.

По итогам проверки ТМЦ, если выявлены несовпадения с данными  бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость по форме N ИНВ-19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3.Отражение и  порядок оформления результатов  инвентаризации

3.1. Порядок оформления результатов инвентаризации

 

Сведения о фактическом  наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, которые оформляются не менее чем в двух экземплярах [25, с.61].

Инвентаризационные ведомости  могут быть заполнены как с  помощью компьютера, так и ручным способом. Во втором случае ведомости должны быть заполнены чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в ведомостях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице ведомости указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны [11, с.61].

Исправление ошибок производится во всех экземплярах ведомостей путем  зачеркивания неправильных записей  и проставления над зачеркнутыми правильных данных. Исправления должны быть оговорены фразой "исправленному верить" и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В ведомостях не допускается оставлять незаполненные строки, а если таковые имеются, их необходимо прочеркнуть.

Кроме того, на последней  странице должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку (п.2.9 Методических указаний) [10]. Ведомость подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Последние в конце описи дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если в ходе инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, то есть, обнаружены расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, их следует отразить в сличительных ведомостях [31, с.111]. Такая задача обычно возлагается на работников бухгалтерии. Бухгалтер на основании инвентаризационных описей составляет сличительную ведомость в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.