Облік розрахунків з підзвітними особами

Зміст

Вступ………………………………………………………………………………... 3

Розділ 1 Теоретичні основи обліку розрахунків з підзвітними особами…… 5

1.1.Основні завдання, та нормативно  правова база обліку розрахунків

 з підзвітними особами……………………………...………………………….. 5

1.2.Порядок документального оформлення підзвітних сум……………..…... 8

Розділ 2 Особливості розрахунків з підзвітними особами………………….. 13

2.1 Організація синтетичного та  аналітичного обліку розрахунків

 з підзвітними особами………………………………………………………... 13

2.2. Порядок видачі сум і оплата витрат по відрядженню………………….. 17

Розділ 3  Напрями удосконалення обліку з підзвітними особами…………. 32

Висновок…………………………………………………………………………... 35

Список використаної літератури………………………..…………………….. 37

Практична частина……………………………………………………………….39

Додатки 
Вступ

У процесі здійснення господарської діяльності практично кожне підприємство зустрічається з необхідністю відрядження своїх працівників як в межах України, так і за кордон для вирішення питань, зв’язаних з налагоджуванням партнерських відносин між підприємствами, підписання договорів.

Службове відрядження - поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншої місцевості для виконання службового доручення не за місцем основної роботи.

Підзвітні особи -  це штатні працівники нашого підприємства, яким видаються кошти авансом під звіт для покриття витрат на службові відрядження, а також на операційні та адміністративно-господарські потреби.

Тому Актуальність даної теми полягає в тому, що вона висвітлює питання, які торкаються відряджень. Зокрема, порядок документального оформлення відрядження, розрахунку суми авансу, який видається на відрядження, і відшкодування відрядних витрат, а також ведення та облік даних операцій у податковому обліку.

При оформленні відрядження необхідно на основі розпорядження керівника, видати підзвітній особі аванс на відрядження та посвідчення про відрядження.

Підзвітна особа зобов’язана відзвітуватися за одержаний аванс, подати в бухгалтерію підприємства авансовий звіт з виправдними документами.

Метою роботи є дослідження теоретичних та практичних аспектів розрахунків з підзвітними особами, та їх вплив на діяльність підприємства.

Мета зумовила послідовне виконання таких завдань:

• вивчення  і узагальнення діючих П(с)БО, інструктивних матеріалів, наукових розробок вітчизняних та зарубіжних вчених з обліку розрахунків з підзвітними особами;
• зробити відповідні господарські операції, та відобразити у облікових регістрах;
• скласти бухгалтерський баланс, та інші форми фінансової звітності;
• визначення напрямів удосконалення обліку розрахунків з підзвітними особами.

Об’єкт та предмет дослідження. Об’єкт дослідження – облік розрахунків з підзвітними особами, як економічна категорія. Предметом дослідження є методичні та теоретичні засади розрахунків з підзвітними особами за допомогою форм фінансової звітності.

Методи дослідження. Методологічною базою дослідження є загальнонауковий, розрахунковий,  а також вимірювання .

Інформаційною базою для такого дослідження є первинні документи та   облікові регістри, які ведуться для обліку даних операцій, а оскільки розрахунки з підзвітними особами в фінансовій звітності підприємства відображаються в складі дебіторської заборгованості то для повного аналізу необхідно також опрацювати деякі з видів фінансової звітності, а саме Баланс та Звіт про фінансові результати.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків та списку використаних джерел та додатків.

 

Розділ 1. Теоретичні основи обліку розрахунків з підзвітними особами

1.1 Основні завдання і  нормативна база обліку розрахунків з підзвітними особами

Працюючи над обліком підзвітних коштів та розрахунків з підзвітними особами, необхідно звернути увагу на те, що згідно діючого на момент написання курсової роботи законодавства відрядження регламентуються наступною нормативною базою:

1.Законом України від 22.05.97 р. №283 "Про оподаткування прибутку  підприємств " [3].

2.Інструкцією про службові відрядження  в межах України та закордон, що затверджена наказом Міністерства  фінансів України від 13.03.99 р. № 59 (в редакції наказу Мінфіну України від 10.06.99 p. № 146), зареєстрована в Міністерстві юстицій України 29.06.99 р. за № 418 \ 3711) [4].

3.Постановою КМУ від 06.09/2000 №663 "Про  норми відшкодування витрат на  відрядження в межах України  та за кордон" [6].

4.Деякими статтями закону України  про працю. Отже, якщо працівник  спеціально відряджений для роботи  у вихідні, або святкові й не  робочі дні, то, відповідно до  статей 72 та 107 Кодексу законів про  працю, такому працівнику надається  інший день відпочинку або здійснюється оплата в подвійному розмірі таким чином [10, c.227]:

1) працівникам з відрядною оплатою  праці — за подвійними відрядними  розцінками ;

2). працівникам, праця яких оплачується  за годинними або денними ставками, — у розмірі подвійної годинної або денної ставки;

3). працівникам, які одержують місячний  оклад, — у розмірі одинарної  годинної або денної ставки  понад оклад, якщо робота у  святковий і неробочий день  проводиться у межах місячної  норми робочого часу, і в розмірі  подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота проводиться понад місячну норму.

Якщо працівник відбуває у відрядження у   вихідний день, то йому після поведрнення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку (компенсація подвійною оплатою Кодексом законів про працю чи інструкцією про службові відрядження не передбачена).

Добові витрати (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи) є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження.

Виплачуються добові витрати в межах граничних норм, установлених постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99р. №663 (із внесеними змінами) за кожний день (включаючи день в'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні святкові і неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками) [6].

Розрахунок добових проводиться з фактичного часу перебування працівника у відрядженні, що визначається за позначками відряджуючої та приймаючої сторін у посвідченні про відрядження. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то позначки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Необхідно звернути особливу увагу, що інструкцією №59 передбачено, що якщо в посвідченні про відрядження відсутні позначки, то добові не виплачуються.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше - наступна доба. Якщо станція пристань аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, до строку відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Враховуючи сказане вище, нараховуються добові витрати, які підприємство відшкодовує відрядженому працівнику. Згідно п.1 постанови Кабінету міністрів України для працівників підприємств, закладів та організацій всіх форм   власності (крім державних службовців, а також осіб, направлених у відрядження підприємствами, закладами і організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються за рахунок бюджетів), встановлені наступні граничні норми добових витрат.

Щодо відшкодування побутових послуг, які надаються в готелях (прання, чистка, ремонт і гладка одягу, взуття або білизни), згідно п.6 постанови Кабінету Міністрів України, для державних службовців або працівників підприємств (організацій), що фінансуються з бюджету (повністю або частково), вони відшкодовуються, але не більше ніж 10% норм добових витрат для країни, в яку відряджено працівника, визначених в додатку до вище згаданої постанови, за всі дні проживання. Для працівників комерційних структур в даному питанні діють вимоги, передбачені п.1 постанови Кабінету Міністрів України (відносно добових) і положеннями пп. 5.4.8 п. 5.4. ст.5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" [3] (відносно витрат на проїзд до місця відрядження і назад, та і по місцю відрядження), оплати вартості проживання в готелях з урахуванням включених в рахунки витрат на прання, чистку, ремонт і прасування одягу, взуття і білизни.

Підприємству потрібно врахувати обмеження видачі готівкових коштів. Як передбачено Указом Президента №436 та Інструкцією 21, підприємства можуть здійснювати видачу готівкових грошових коштів на господарські потреби з каси за рахунок залишку виручки в касі за відсутності податкової заборгованості.

Отже, готівкові розрахунки підприємств та індивідуальних підприємців між собою, а також з   громадянами можуть проводитись як за рахунок коштів, одержаних із кас банків, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг), та інших касових надходжень (виторгу), за винятком підприємств та приватних підприємців, які мають податкову заборгованість і повинні здійснювати виплати, пов'язані з оплатою праці, виключно за рахунок коштів, отриманих в установах банку. Проте необхідно пам'ятати, що сума платежу готівкою одного підприємства (приватного підприємця) іншому підприємству (приватному підприємцю) не повинна перевищувати 3 тис. грн.. протягом дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими проводяться розрахунки протягом дня не обмежується. Платежі підприємства (приватного підприємця) іншому підприємству (приватному підприємцю) понад установлену граничну суму (3 тис. грн.) проводять виключно в безготівковій формі.

При веденні розрахунків через підзвітних осіб, або відрядженнях необхідно враховувати всі вищезгадані нюанси законодавства для уникнення штрафних та інших санкцій з боку контролюючих організацій.

1.2. Порядок документального оформлення підзвітних сум

Оплата готівкою, відповідно до Порядку ведення касових операцій №21, передбачає, що підприємство-продавець повинно представити підприємству-платнику платіжний документ, який підтверджує виплату   готівкою, - товарний чек, рахунок - фактуру, акт виконаних робіт, акт наданих послуг тощо, податкову накладну (якщо продавець є платником ПДВ). Обов'язок подання таких документів і отриманих цінностей (результату наданих послуг) на своє підприємство при здійсненні оплати лягає на підзвітну особу . На працівника - підзвітну особу покладається також відповідальність за збереження виданої йому готівки, придбаних цінностей і здійснення розрахунку з продавцем [8].

Якщо на підзвітну особу покладено обов'язок отримання цінностей, а в неї довіреності для отримання таких цінностей: оплата передбачених до продажу цінностей зроблена негайно, всі документи на оплату представленні покупцю, тому дублювати повноваження такої особи для отримання цінностей довіреністю нема потреби.

Якщо після оплати придбаних цінностей відбувається затримка з їх отриманням (негабаритний вантаж, трудності з доставкою, затримка оформлення документів тощо), всі процедури здійснює наступного дня та ж підзвітна особа. Передачу обов'язків з подання звіту і розрахунків з підприємством підзвітної особи іншому працівнику не передбачено. Також недопустимі перенесення термінів отримання вантажів та інші винятки з правил.

Розглянуто варіант операцій, коли придбання цінностей через підзвітну особу супроводить рухом готівки.

Підставою для здійснення операцій з придбання цінностей і оплати послуг між юридичними особами, як правило, є договір у письмовій або усній формі, в якому може бути передбачено, що розрахунки між партнерами здійснюється готівковими грошовими коштами, тобто можливе здійснення розрахунків через підзвітну особу підприємства.

Регламентація форми ділових відносин між сторонами передбачена нормами господарського законодавства України. Відповідно до Цивільного кодексу (далі ЦК), домовленості про операції між сторонами можуть укладатися як в усній так і в письмовій формі (с. 42, 44 ЦК) . Договір між сторонами (ст. 153 і 154 ЦК) вважається укладеним, якщо угода між ними укладена за всіма суттєвими умовами. Підтвердженням такої угоди може бути як один документ (договір, контракт, угода тощо), так   і обмін листами, телеграмами, телефонограмами, іншими документами, підписаними документами, підписаними уповноваженими представниками сторін . Таким чином, для забезпечення правової бази відносин між партнерами не обов'язкова наявність повної письмової форми договору; обов'язкова наявність підтверджених сторонами документів про угоду найважливіших питань. Дотримання передбаченої форми відносин між підприємствами необхідне передусім для встановлення ділових відносин. Наявність такої форми необхідна також і для підтвердження правової основи віднесення витрат на відрядження до підприємства - партнера до складу витрат.