Общие правила расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерская справка № _____

о расходах, не принимаемых для целей налогообложения

 

Графы « Принято к налоговому учету» и « Не принято к налоговому учету» можно не указывать. Их целесообразность обусловлена потребностями дополнительного контроля в случае, если к налоговому учету принимается только часть сумм расходов, отраженных в бухгалтерском учете (представительские, рекламные расходы и т.д.).

При отражении в налоговом учете отдельных видов расходов на командировки налогоплательщикам следует учитывать следующие особенности.

 

По оплате стоимости проезда. Приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134 установлены формы электронного авиабилета и багажной квитанции. В связи с этим, естественно, возник вопрос: в каком порядке должны оформляться документы, подтверждающие командировочные расходы для целей исчисления налога на прибыль при приобретении работником для поездки электронного авиабилета?

Позиция Минфина России по этому поводу сформулирована в письме от 11.10.2007 № 03-03-06/1/717.

В соответствии с положениями ст. 105 Воздушного кодекса Российской Федерации билет является документом, удостоверяющим договор воздушной перевозки пассажиров. При этом форма билета устанавливается уполномоченным органом в области гражданской авиации.

Распоряжением Минтранса России от 29.08.2001 № НА-334-р «Об объявлении стандарта отрасли ОСТ 54-8-233.78-2001 “Перевозочные документы строгой отчетности на воздушном транспорте. Требования и порядок их регистрации”» утверждены требования к пассажирскому билету, согласно которым обязательными частями пассажирского билета, применяемого на международных воздушных линиях, являются:

– текстовые разделы, содержащие условия договора для международных воздушных перевозок и извещение пассажира международного рейса об ограничении ответственности;

– агентский купон;

– полетные купоны (в количестве от 1 до 4);

– пассажирский купон.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 настоящего Кодекса, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными согласно законодательству Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Пунктом 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции или дополнительно к маршрут/квитанции, оформленной не на бланке строгой отчетности, должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.

Таким образом, если работник для поездки в командировку приобрел авиабилет, оформленный в бездокументарной форме (электронный авиабилет), то оправдательными документами для признания расходов для целей налогообложения прибыли могут являться, по мнению Минфина России, распечатка электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон.

Ранее аналогичная позиция была выражена в письме Минфина России от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649.

Таким образом, при приобретении работником электронного билета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут быть маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

В то же время, по нашему мнению, расходы на приобретение работником электронного авиабилета могут быть также приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если они имеют косвенное подтверждение, в частности, при наличии документов, подтверждающих направление работника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета).

Нередко возникают вопросы, связанные с правомерностью принятия к налоговому учету сумм расходов, произведенных командированным работником в связи с его проживанием в месте командировки .

Общее правило, которое должно быть соблюдено при принятии к налоговому учету сумм расходов, произведенных командированным работником в связи с его проживанием в месте командировки, установлено п. 1 ст. 252 НК РФ: расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 настоящего Кодекса, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Так как услуги гостиниц (в которых чаще всего проживают командированные работники) относятся к категории бытовых услуг, их оплата может производиться либо с использованием ККТ, либо без применения ККТ при условии выдачи организациями или индивидуальными предпринимателями соответствующих бланков строгой отчетности.

Нередко возникает вопрос об учете при исчислении налога на прибыль расходов на проезд командированного работника на такси из аэропорта в город или гостиницу.

В соответствии с письмом Минфина России от 19.12.2007 № 03-03-06/4/880 обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна устанавливаться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

Ввиду того что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих для целей налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности (часть 1 ст. 8 Конституции Российской Федерации) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность.

Аналогичная позиция изложена в определении Конституционного Суда Российской Федерации от 04.06.2007 № 320-О-П.

Учитывая вышеизложенное, Минфин России считает возможным уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд работника на такси из аэропорта в город или гостиницу только при условии подтверждения их экономической обоснованности. При этом обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы.

Еще одним поводом для возникновения разногласий между налогоплательщиками и налоговыми органами является правомерность принятия к налоговому учету (для целей исчисления налога на прибыль) стоимости железнодорожного билета в полном размере, включая дополнительные услуги – сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями. Согласно письму Минфина России от 21.11.2007 № 03-03-06/1/823, поскольку стоимость сервисных сборов формирует стоимость услуги по проезду по железной дороге, стоимость железнодорожного билета может быть учтена для целей налогообложения прибыли полностью (включая дополнительные услуги).

При направлении работника в зарубежную командировку осуществленные им расходы к налоговому учету принимаются по общим правилам. Однако некоторые сложности все-таки могут возникать, например, по поводу оплаты суточных за нахождение в командировке более 60 дней или за период менее одних суток.

В соответствии с письмом Минфина России от 02.11.2007 № 03-03-06/1/764 в случае пребывания работника в заграничной командировке более 60 дней размер суточных уменьшается с 61-го дня пребывания в заграничной командировке.

Необходимость такого уточнения связана с тем, что Нормами расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утвержденными Постановлением № 93, установлены разные нормы суточных в зависимости от того, длится командировка менее 61 дня или более 60.

Что касается зарубежных командировок продолжительностью до одних суток, то в данном случае, по нашему мнению, налогоплательщикам следует руководствоваться следующими соображениями. До 2006 года работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся в Российскую Федерацию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачивались в размере 50 % нормы (п. 6 постановления Правительства РФ от 01.12.1993 № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств»). Так как данное постановление утратило силу в связи с изданием Постановления № 812, соответствующая норма (ограничение) распространена только на организации, финансируемые за счет средств федерального бюджета.

Следовательно, не имеется ограничений по выплате суточных выехавшим в командировки за границу и возвратившимся в Российскую Федерацию в тот же день работникам организаций, не финансируемых за счет средств федерального бюджета.

Таким образом, по нашему мнению, в данном случае налогоплательщикам следует руководствоваться ст. 168 ТК РФ, в которой указывается, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

3. Расчеты наличными  денежными средствами по хозяйственным  договорам 

3.1. Общие положения

Расчетные операции с поставщиками и подрядчиками осуществляются практически всеми хозяйствующими субъектами независимо от объемов предпринимательской деятельности, отраслевых и иных особенностей.

Объектом договоров с поставщиками и подрядчиками могут быть поставка (продажа) объектов основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов, прочего имущества, выполненные работы и оказанные услуги.

Формы расчетов по хозяйственным договорам весьма многообразны и в конкретной ситуации обусловлены особенностями экономического содержания операции. Данные расчеты могут проводиться в наличной и безналичной формах.

Как уже отмечалось, необходимость осуществления расчетов наличными денежными средствами может быть обусловлена желанием ускорить сроки осуществления расчетов, минимизацией рисков, связанных с платежеспособностью контрагента, и т.д.

Порядок и правила осуществления расчетов с поставщиками и подрядчиками урегулированы нормами соответствующих глав части второй ГК РФ.

Так, в отношении договора купли-продажи установлены следующие требования.

В соответствии со ст. 486 ГК РФ покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом, другим законом, иными правовыми актами или договором купли-продажи и не вытекает из существа обязательства.

Если договором купли-продажи не предусмотрена рассрочка оплаты товара, покупатель обязан полностью уплатить продавцу цену переданного товара.

Если покупатель своевременно не оплачивает переданный в соответствии с договором купли-продажи товар, продавец вправе потребовать оплаты товара и уплаты процентов согласно ст. 395 ГК РФ.

Если покупатель в нарушение договора купли-продажи отказывается принять и оплатить товар, продавец вправе по своему выбору потребовать оплаты товара либо отказаться от исполнения договора.

Если продавец обязан в соответствии с договором купли-продажи передать покупателю не только товары, которые покупателем не оплачены, но и другие товары, продавец вправе приостановить передачу этих товаров до полной оплаты всех ранее переданных товаров, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором.

Отдельными статьями ГК РФ регулируются:

– предварительная оплата товара (ст. 487);

– оплата товара, проданного в кредит (ст. 488);

– оплата товара в рассрочку (ст. 489).

Нормы вышеназванных статьей ГК РФ обуславливают соответствующую организацию аналитического бухгалтерского учета, включая открытие субсчетов, для учета выданных авансов и расчетов с применением разных форм кредита, векселей и т.д.

Порядок отражения в учете операций с подотчетными суммами может применяться также в случае, если для расчетов с покупателями или подрядчиками применяются такие формы, как аккредитивы или чеки из чековых книжек. Правомерность использования данных схем обусловлена тем, что выданные аккредитивы или чеки из чековых книжек могут быть утрачены или использованы ненадлежащим образом. В подобных ситуациях, по нашему мнению, у организации возникает право привлечения работника к материальной ответственности в полном размере.

Гражданским законодательством установлены следующие общие правила оформления и использования аккредитивов и чековых книжек.

 

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению клиента в пользу его контрагента по договору, по которому банк, открывший аккредитив (банк-эмитент), может произвести поставщику платеж или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи при условии представления им документов, предусмотренных в аккредитиве, и при выполнении других условий аккредитива.