Общие правила расчетов с подотчетными лицами

3.4. Применение  доверенностей при осуществлении  расчетов

3.4.1. Общие требования  к оформлению и использованию доверенностей

Осуществление расчетов по хозяйственным договорам наличными денежными средствами предполагает не только полную материальную ответственность подотчетного лица, но и возможность плательщика или получателя должным образом установить личность работника, непосредственно производящего расчеты.

Эта возможность реализуется посредством выдачи доверенностей.

Доверенность является элементом реализации института представительства – системы хозяйственных отношений, при которых сделка совершается не непосредственно с хозяйствующим субъектом, а с его представителем, уполномоченным на совершение тех или иных юридически значимых действий.

Статья 182 ГК РФ указывает в качестве таких действий на сделки, которые изменяют или прекращают гражданские права и обязанности представляемого. Кроме того, ст. 182 ГК РФ устанавливает возможность возникновения полномочия представителя в силу обстановки, в которой он действует. В качестве примера таких представителей приводятся продавец в розничной торговле и кассир.

Пунктом 2 ст. 182 ГК РФ установлено, что не являются представителями лица, действующие хотя и в чужих интересах, но от собственного имени (коммерческие посредники, конкурсные управляющие при банкротстве и т.д.), а также лица, уполномоченные на вступление в переговоры относительно возможных в будущем сделок. Из этого следует, что вышеуказанные лица действуют без доверенности.

Читателям также следует иметь в виду, что гражданское законодательство запрещает представителю совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично, а также быть представителем одновременно двух хозяйствующих субъектов по сделке (или группе сделок). В последнем случае сделано исключение для случаев коммерческого представительства.

Статья 185 ГК РФ определяет доверенность как письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу. Из этого следует, что доверенность может быть выписана не только на имя работника организации, который должен совершить какие-то действия, связанные с выполнением условий хозяйственных договоров, но и на имя контрагента – организации, с которой заключен хозяйственный договор. Разумеется, по такой доверенности выдача материально-производственных запасов не производится. Выдача доверенности непосредственно третьему лицу (контрагенту), как правило, предполагает совершение каких-либо дополнительных юридически значимых действий, например нотариальное оформление сделки в случаях, предусмотренных законодательством, сбор и подготовка дополнительной документации и т.д.

Пунктом 2 ст. 185 ГК РФ оговорено, что доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом. Непосредственно в ГК РФ имеется указание на обязательность нотариального удостоверения доверенности только в одном случае – при оформлении доверенности при передоверии. По нашему мнению, целесообразно нотариальное оформление доверенности при осуществлении операций в рамках договора поручения. Однако следует подчеркнуть, что ГК РФ это специально не оговорено.

Не требуют нотариального удостоверения и приравниваются к нотариально удостоверенным доверенностям следующие виды доверенностей:

– доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;

– доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;

– доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;

– доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Оформление и порядок заверения вышеприведенных видов доверенностей определяются нормативными актами соответствующих органов отраслевого и ведомственного управления. Как правило, необходимыми реквизитами таких доверенностей является подпись соответствующего руководителя и печать организации или учреждения.

Право удостоверения доверенностей предоставлено:

– организациям, в которых доверитель работает или учится;

– жилищно-эксплуатационной организации по месту жительства доверителя (как правило, в случае, если доверитель не работает и не учится);

– администрации стационарного лечебного учреждения, в котором доверитель находится на излечении, – на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной;

– банкам или организациям связи – на получение представителем гражданина его вклада в банке, денежных средств с его банковского счета, адресованной ему корреспонденции в организациях связи.

Пунктом 5 ст. 185 ГК РФ в качестве обязательных реквизитов доверенности указаны:

– подпись руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами;

– печать организации.

Если доверенность выдается от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности (учреждения, казенного предприятия, государственного или муниципального унитарного предприятия), на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей, на ней должен быть еще один обязательный реквизит – подпись главного или старшего бухгалтера организации.

В зависимости от существа хозяйственных операций и специфики их осуществления на практике принято различать три вида доверенностей:

разовая – на совершение какого-то конкретного действия. Чаще всего такие доверенности выдаются работникам организации для получения материально-производственных запасов от поставщика;

специальная – на совершение каких-либо однородных действий. Весьма распространена выдача специальных доверенностей по операциям, связанным с получением грузов от транспортных организаций;

общая , или генеральная, – на управление имуществом, заключение договоров и т.д. Частным случаем выдачи общей доверенности является оформление доверенности руководителю организуемого филиала или представительства, а также руководителю государственного или муниципального унитарного предприятия собственником предприятия при его создании или заключении трудового договора с руководителем.

Другим видом доверенностей являются доверенности, выдаваемые акционерами или участниками хозяйственных обществ или товариществ уполномоченным лицам для их представительства на общих собраниях.

В соответствии со ст. 57 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» право на участие в общем собрании акционеров осуществляется акционером как лично, так и через своего представителя. При этом акционер вправе в любое время заменить своего представителя на общем собрании акционеров или лично принять участие в общем собрании акционеров. Представитель акционера на общем собрании акционеров действует в соответствии с полномочиями, основанными на указаниях федеральных законов или актов уполномоченных на то государственных органов или органов местного самоуправления либо доверенности, составленной в письменной форме. Доверенность на голосование должна содержать сведения о представляемом и представителе (имя или наименование, место жительства или место нахождения, паспортные данные). Доверенность на голосование должна быть оформлена в соответствии с требованиями п. 4 и 5 ст. 185 ГК РФ или удостоверена нотариально.

В случае передачи акции после даты составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и до даты проведения общего собрания акционеров лицо, включенное в этот список, обязано выдать приобретателю доверенность на голосование или голосовать на общем собрании в соответствии с указаниями приобретателя акций. Вышеуказанное правило применяется также к каждому последующему случаю передачи акции.

В соответствии со ст. 37 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» участники общества имеют право участвовать в общем собрании лично или через своих представителей. Представители участников общества должны предъявить документы, подтверждающие их надлежащие полномочия. Доверенность, выданная представителю участника общества, должна содержать сведения о представляемом и представителе (имя или наименование, место жительства или место нахождения, паспортные данные) и также должна быть оформлена в соответствии с требованиями п. 4 и 5 ст. 185 ГК РФ или удостоверена нотариально.

Общие требования к оформлению и применению доверенностей (в том числе и в хозяйственном обороте) установлены ст. 186—189 ГК РФ.

Одним из основных реквизитов доверенности является срок ее действия.

В соответствии со ст. 186 ГК РФ срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Таким образом, отсутствие в доверенности срока ее действия не служит основанием для признания данного документа недействительным, так же как не может и служить основанием для ее отказа к приему. Доверенности, выдаваемые на получение от поставщика материально-производственных запасов (включая товары), ограничены в сроке действия сроком действия соответствующего договора. Кроме того, в таких доверенностях должно указываться количество имущества, подлежащего получению, что, как правило, делает такие доверенности разовыми.

В то же время читателям следует иметь в виду, что в соответствии с п. 1 ст. 186 ГК РФ доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. Данное обстоятельство имеет существенное значение прежде всего для поставщика или стороны, выполняющей соответствующие работы или оказывающей услуги. В случае выдачи материально-производственных запасов или передачи результатов выполненных работ (оказанных услуг) по доверенности, на которой не указана дата выдачи, претензии по количеству, качеству или иным существенным условиям договора другой стороной могут не приниматься. Более того, на этом основании поставщику может быть выставлена претензия за передачу товаров (работ или услуг) неуполномоченному лицу.

Из общего правила, ограничивающего срок доверенности тремя годами, п. 2 ст. 186 ГК РФ сделано одно исключение: доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указания о сроке ее действия, имеет неограниченный срок действия и сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность, при условии, что доверенность удостоверена нотариусом.

Гражданское законодательство допускает возможность передачи доверителем права совершать действия, предоставленные ему доверенностью, другому лицу. Такая передача называется передоверием и регулируется нормами ст. 187 ГК РФ. Основанием для передоверия является либо сама доверенность, либо особые обстоятельства, которые могут нарушить или ущемить интересы лица, выдавшего доверенность.

Если передавший полномочия другому лицу не известит об этом выдавшего доверенность и не сообщит ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия, он несет полную ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные.

Как уже отмечалось, доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена. Не требуют нотариального удостоверения доверенности, удостоверяемые организацией, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства и администрацией стационарного лечебного учреждения, кредитной организацией или организацией связи – на получение заработной платы и т.п. платежей, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции (п. 4 ст. 185 ГК РФ).

При выдаче доверенности в порядке передоверия срок ранее выданной доверенности (на основании которой выписывается новая) не может быть увеличен, но может быть сокращен.

Для организации взаимоотношений между хозяйствующими субъектами с использованием доверенностей существенное значение имеет момент ее прекращения – дата, после которой доверенность становится недействительной. Статья 188 ГК РФ устанавливает семь оснований прекращения доверенности, из которых пять относятся к доверенностям, выдаваемым для опосредствования отношений в рамках хозяйственных договоров (прочие основания относятся к доверенностям, выдаваемым физическим лицам).

Самым распространенным случаем прекращения доверенности является ее прекращение вследствие истечения срока. Как уже отмечалось, максимальный срок, на который может быть выдана доверенность на осуществление юридически значимых действий на территории Российской Федерации, равен трем годам. На практике доверенность на получение материально-производственных запасов выдается на срок не выше 15 дней, для осуществления расчетов с организациями железнодорожного транспорта и иными транспортными организациями – на срок шесть месяцев или один год.

Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому доверенность выдана, – отказаться от нее. Соглашение об отказе от этих прав ничтожно. Иными словами, если между лицом, выдавшим доверенность (организацией), и лицом, ее получившим, достигнута и письменно оформлена договоренность о невозможности отмены доверенности или отказа от нее, юридической силы такое соглашение не имеет. В случае прекращения доверенности по одному из вышеуказанных оснований следует учитывать особенности, установленные ст. 189 ГК РФ: лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об отмене лицо, которому доверенность выдана, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми дана доверенность. При этом права и обязанности того лица, которому выдана доверенность, сохраняются в полном объеме до того момента, когда это лицо узнало или должно было узнать о ее прекращении. Весьма вероятна ситуация, при которой третье лицо (организация-поставщик, организация, выполняющая работы или оказывающая услуги) узнает о прекращении доверенности раньше, чем лицо, на чье имя доверенность оформлена. В этом случае эта организация не имеет права принимать доверенность и соответственно не может выполнять условия хозяйственного договора, под выполнение которых доверенность оформлялась.