Организация документооборота и регистрация документов

                     МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА

Федеральное государственное  общеобразовательное учреждение высшего

                                профессионального образования

           «Московский государственный агроинженерный университет

                                           им. В.П.Горячкина»

 

 

 

 

 

                               КАФЕДРА «Бухгалтерский учёт»

 

 

 

 

                                          РЕФЕРАТ

   по дисциплине: «Документирование управленческой  деятельности»

                                                    на тему:

 «Организация  документооборота и регистрация  документов».

 

 

 

Вариант 7/24

 

                                                                

 

                                                                   Выполнила Конькова Александра

                                                                   Александровна

                                                                   инженерно- экономический

                                                                   факультет, 32 группа

                                                                  

                                                                    Дата сдачи работы 12.12.11.

                                                                   

                                                                    Преподаватель Григорева Елена                  

                                                                    Сергеевна

 

 

 

 

 

                                               Москва 2011г.

Оглавление:

Теоретическая часть: «Организация документооборота и регистрация  документов».......................................................................................................3

Введение…………………..……………………………………………………3

1. Понятие документооборота………...………………………………………4

2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов………….....6

3. Прохождение исходящих документов…………………………………….11

4. Прохождение внутренних документов……………………………………13

5. Работа с конфиденциальными документами……………...……………...14

6. Работа с письмами и обращениями граждан……………………………..16

7. Прием, передача и доставка документов………………………………....19

8. Учет объема документооборота…………………………………………..20

Заключение……………………………………………………………………21

Литература…………………………………………………………………….22

Практическая  часть: «Личная карточка»……………………………….23

 

 

 

 

 

 Введение

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен .Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета.

 

 

 

 

1. Понятие  документооборота

Под документооборотом  понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

порядок прохождения  и процессы обработки основных видов  документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документооборота -- прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению  к аппарату управления различают  потоки поступающих, отправляемых и  внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при  организации документооборота, являются:

объем потока, который  определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

режим потока, который  определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации  маршрутов движения различных категорий  документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и  личному составу, писем и предложений  граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

 

 

 

 

 

 

2. Прохождение  и порядок исполнения входящих  документов

Документопоток  входящих документов составляют:

документы вышестоящих  организаций, органов власти;

документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную  документацию и различного рода запросы;

документы организаций-смежников  и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

жалобы и  заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие  операции:

прием входящих документов;

первоначальная(экспедиционная) обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация;

рассмотрение  документов руководством;

исполнение  резолюций;

отправка ответных документов.

Изобразим графически типичный путь прохождения (оперограмму) документа (на примере письма), поступившего в организацию.

Оперограмма будет  иной, если, например, входящее письмо будет направляться непосредственно в структурное подразделение, минуя руководителя организации.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в  организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку  в канцелярии.

Первоначальная  обработка входящей документации имеет  своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов -- все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметка при  поступлении документа проставляют  только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют  по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту  руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.

Нерегистрируемые  документы раскладываются по структурным  подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее  время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью -- отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

При предварительном  рассмотрении выясняется также, не нуждается  ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и  другие срочные документы передаются в первую очередь.

Рассмотрение  документов руководством организации  и структурных подразделений  производится, как правило, в день их получения. Срочные документы  рассматриваются по мере поступления.

Результаты  рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

Руководитель  учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения  документа между структурными подразделениями  и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

Исполнение  резолюции осуществляется ответственным  исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости  фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного  документа на подпись к нему следует  прилагать материалы, на основании  которых он готовился. Это облегчает  работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Прохождение  исходящих документов

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу  или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.