Организация и методика ревизии и аудита сохранности, поступления и движения основных средств

Имущество, которое сдается в аренду, остается на балансе арендодателя и учитывается на счете 01 с соответствующей отметкой в инвентаризационной карточке. Учет имущества, которое взято в аренду, ведется на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».

По записям в инвентарных списках, накладных и других документах ревизор проверяет целесообразность внутреннего перемещения основных средств, величину затрат предприятия по перемещению этих средств (на демонтаж, монтаж и отладку на новом месте эксплуатации), потери производственных мощностей за время перемещения и т.д. В результате проверки ревизор определяет производственную необходимость перемещений основных средств, почему при получении эти основные средства не были сразу переданы в данное производственное подразделение, кто виновен в неправильном размещении основных средств и непроизводительных расходах по их дополнительному перемещению.

Документальной проверке подлежат также операции по списанию основных средств. В каждом отдельном случае необходимо проверить правильность оформления документов на выбывшие основные средства, законность и целесообразность выбытия, а также правильность отражения в учете операций, связанных с ликвидацией и выбытием основных средств. Правильность и своевременность оформления документами выбытия основных средств устанавливаются проверкой данных первичных документов, аналитического и синтетического учета, законность их ликвидации - по действующим нормативным актам на списание.

В процессе контроля выясняют, не было ли случаев списания новых объектов основных средств и подмены их старыми или негодными. Для этого сверяются данные актов на списание основных средств (ПРИЛОЖЕНИЕ 6) с данными инвентарных карточек и проверяются записи в бухгалтерском учете от поступления до выбытия ликвидированного объекта.

При списании основных средств, вследствие стихийных бедствий и аварий определяют, имелись ли основания для такого списания (акты, заключения специализированных государственных инспекций и других компетентных органов). В случае выбытия основных средств из-за аварий необходимо проверить, возмещались ли понесенные предприятием убытки виновными лицами.

В ходе ревизии проверяется правильность использования и ликвидации предметов бытового назначения и хозяйственного инвентаря. Встречаются случаи их продажи по пониженным ценам или передачи в личное пользование работникам предприятия бесплатно. При обнаружении таких фактов нужно потребовать от руководства предприятия изъятия из личного пользования переданных объектов основных средств, взыскания с работников платы за пользование и разницы в стоимости в случае приобретения по пониженной цене.

Ревизор тщательно проверяет правильность и своевременность отображения операций по ликвидации объектов основных средств на счетах бухгалтерского учета, а именно определение износа по объектам, которые выбывают, оприходование материальных ценностей, которые были получены во время разборки и демонтажа объектов (лом, запасные части, материалы) по цене их возможного использования.

3.3 Ревизия (аудит) правильности начисления износа и операций по ремонтам основных средств

Основные средства в процессе функционирования со временем изнашиваются. Первоначальная стоимость основных средств предприятий возмещается амортизационными отчислениями по установленным нормам. Правильность использования средств амортизационного фонда исследуется непрерывным способом. Амортизационные отчисления обеспечивают накопления денежных средств на модернизацию и капитальный ремонт основных средств. Проверка правильности начислений и использования фонда амортизации имеет важное значение.

Проводя ревизию относительно правильности и своевременности начисления амортизации, нужно проверить:

- ежемесячно ли  начисляется амортизация, исходя  из установленных единых норм  амортизационных отчислений и  балансовой стоимости основных  фондов по отдельным группам  или инвентарным объектам, которые  есть на балансе предприятия;

- проводятся ли  амортизационные отчисления для  полного обновления активной  части основных фондов (машин, оборудования  и транспортных средств). Они должны  проводиться на протяжении нормативного  срока использования или срока, на протяжении которого балансовая  стоимость этих фондов полностью  переносится на затраты производства  и оборота. По всем другим основным  средствам амортизационные отчисления  на полное восстановление проводятся  на протяжении всего фактического  срока использования; 
- относится ли ежемесячно сумма начисленной амортизации на себестоимость продукции, которая производится, выполненных работ или услуг. В сезонных производствах годовая сумма амортизационных отчислений учитывается в затратах производства за период работы в текущем году. По непроизводственным объектам (жилищным фондам, общежитиям, детским учреждениям, профилакториям, базам отдыха) амортизационные отчисления нужно относить за счет сметы на их содержание; 
- правильно ли начисляется амортизация по нововведенным в эксплуатацию объектам и по объектам, которые выбыли;

- не было ли  случаев отнесения фактических  затрат на ремонтные работы (особенно  тогда, когда ремонт исполнялся  подрядным методом) непосредственно  на себестоимость продукции, если  предприятием создано резерв  на ремонт основных средств. Ревизор  должен проверять, правильно ли  относятся затраты, связанные с  ремонтом, учитывая то, что капитальный  ремонт не влияет на результаты  хозяйственной деятельности, поскольку  его выполняют за счет амортизационного  фонда. Затраты на текущий ремонт  изменяют результаты хозяйственной  деятельности, поскольку их относят на затраты производства. Допущенные неточности являются нарушениями, которые записываются в акте ревизии. Для того, чтобы определить вид ремонта, иногда обращаются за консультацией к специалистам; 
- закончено ли начисление амортизационных отчислений на объекты с завершенным сроком использования. Амортизационные отчисления заканчиваются относительно всех основных фондов, по которым завершился срок использования, включая здания и сооружения;

- закончено ли  начисления амортизационных отчислений  на время проведения реконструкции  и технического переоборудования  основных средств с полной их остановкой;

- правильно ли  определено списание на финансовые  результаты прибылей (убытков, которые  были получены от ликвидации  основных средств); 
- возмещаются ли за счет прибыли, которая остается в распоряжении предприятия, суммы недоначисленных амортизационных отчислений в случае списания основных средств до полного перенесения их балансовой стоимости на затраты производства и оборота. Эти суммы используются так же, как и амортизационные отчисления;

- законно ли применяется  ускоренный метод амортизационных  отчислений и целевое использование  этих средств. Нужно обратить внимание на то, что предприятия могут применять ускоренный метод начисления амортизации относительно основных фондов, которые используются для увеличения выпуска средств вычислительной техники, новых прогрессивных видов материалов, устройств и оборудования, расширения экспорта продукции в том случае, когда они проводят массовую замену изношенной и морально устаревшей техники на новую, более прогрессивную.

Следует проверить, все ли объекты основных средств приняты в расчет при начислении амортизации (износа). Для этого нужно сравнить общую стоимость основных средств, принятых в расчет при начислении амортизации (износа) по состоянию на 1 января текущего года, с сальдо по счету 01 «Основные средства» в Главной книге и данными баланса по состоянию на 1 января.

Нужно проверить, начисляется ли амортизация основных средств с учетом их движения в течение года, т. е. с учетом их поступления и выбытия. В течение года размер амортизации за отчетный месяц определяется исходя из суммы амортизации, начисленной за предыдущий месяц, скорректированной по установленным нормам в связи с изменением в составе основных средств (поступлением, выбытием) за предыдущий месяц, а также в связи с истечением нормативных сроков службы полностью амортизированных основных средств. Следовательно, чтобы получить сумму амортизации (износа), подлежащую начислению в отчетном периоде, нужно взять сумму амортизации, начисленную в предыдущем месяце, и к ней прибавить начисленную сумму амортизации по поступившим основным средствам и вычесть сумму амортизации по выбывшим основным средствам в прошлом месяце, а также вычесть сумму амортизации в связи с истечением нормативных сроков службы полностью амортизированных основных средств. Начисление амортизации без учета движения основных средств приводит к искажению учетных данных об издержках производства и действительном состоянии остаточной стоимости основных средств.

Следует обратить внимание на то, что по полностью амортизированным основным средствам начисление амортизации заканчивается с 1 числа месяца, который является следующим после последнего, в котором стоимость этих объектов была полностью перенесена на стоимость продукции (работ, услуг).

При проверке документов по начислению и учету амортизации (износа) основных средств нужно иметь в виду, что начисление амортизации не производится во время проведения реконструкции и технического перевооружения основных фондов с полной их остановкой, а также в случае их перевода в установленном порядке на консервацию. На время реконструкции и технического перевооружения продлевается нормативный срок службы основных средств. Не прекращается начисление амортизации во время ремонта основных средств.

По всем фактам неправильного начисления амортизации определяются суммы излишне начисленной или недоначисленой амортизации, устанавливается, как это повлияло на себестоимость продукции и финансовые результаты, выявляются причины нарушений и виновных в этом лиц, принимаются меры к недопущению подобных недостатков в будущем. В процессе аудиторской проверки следует рекомендовать администрации предприятия внести соответствующие изменения в бухгалтерском учете и отчетности.

Проверка затрат на текущий и капитальный ремонт основных средств начинается с изучения наличия и выполнения заданий проведения текущего и капитального ремонта основных средств. Необходимо установить правильность размежевания работ и отнесение их к текущему и капитальному ремонту. Это важно потому, что текущий ремонт должен проводиться за счет средств, предусмотренных затрат, а капитальный ремонт - за счет средств амортизационного фонда и других источников. Изучают возможные случаи, когда отсутствие средств амортизационного фонда, стоимость отдельных работ относят к категории текущего ремонта и списывают на затраты, а иногда, чтобы искусственно уменьшить затраты, увеличивают сумму прибыли; стоимость отдельных работ, связанных с текущим ремонтом, списывают за счет амортизационного фонда. Как в первом, так и во втором случае это влияет на правильность определения результатов хозяйственной деятельности. При изучении затрат на текущий и капитальный ремонт необходимо выяснить, имеется ли смета - финансовые расчеты и техническая документация, кем она утверждена, каким способом производился ремонт, когда ремонт производился хозяйственным способом. Аудитор должен изучить по документам (нарядам, актам приемки работ), правильно ли применялись расценки, как проводилось списание материалов в пределах норм. При ремонте подрядным методом следует проверить состояние расчетов с подрядчиками и установить, верно ли выписаны ими расчеты на выполненные работы, имеются ли акты приемки работ и указываются ли в акте недоделки, дефекты и установленные сроки их устранения, каким образом ведется учет ремонта. Обращают внимание на случаи, когда расходы на текущий ремонт неправильно включают в себестоимость продукции вместо их отнесения в уменьшение ремонтного фонда и т.д.

Исследования операций по правильности отображения расходов на капитальный ремонт оборудования и транспортных средств имеют большое значение для предупреждения приписок объема продукции.

Изучение операций по капитальным вложениям проводится на основании утвержденных титульных списков, смет, технической документации и составленных договоров с предприятиями. Аудиторы устанавливают законность и обоснованность расходов по капитальным вложениям, отвечают ли они действующей утвержденной технической документации и источникам финансирования. Во время изучения операций по капитальным вложениям важно разделить их на капитальные вложения, выполняемые подрядным методом, и капитальные вложения, выполняемые хозяйственным методом. Необходимо проверить правильность составления договоров с подрядчиками, правильно ли определяется объем выполненных работ по промежуточным актам и качество этих работ. Устанавливают случаи снижения себестоимости за счет разных недоделок и снижения качества работ, изучают состояние бухгалтерского учета капитальных вложений и правильность поданной отчетности по ним.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

Особенностью основных средств является их многократное использование в процессе производства, сохранение первоначального внешнего вида в течение длительного периода. Под воздействием производственного процесса и внешней среды они снашиваются постепенно и переносят свою первоначальную стоимость на затраты производства в течение нормативного срока их службы путем начисления износа (амортизации) по установленным нормам.

Основные средства всегда играли большую роль в процессе труда, так как они являются основной базой производственного процесса. В наше время, необходимо более серьезно относится к учету основных средств, обеспечивать бережное отношение к ним, рациональное их использование.