Организация учета производственных запасов в местах хранения и в Бухгалтерии организации

- регулярно контролировать правильность ведения учета материальных ценностей на складах и подразделениях организации.

Документальное оформление операций по выбытию материалов. Выбытие  материалов в результате их продажи  оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) на основании договоров или других документов и разрешения руководителя организации или лиц, им на то уполномоченных.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная.

Порядок вывоза и выноса с территории организации материалов, оформления пропусков на вывоз и  вынос, организация контроля за вывозом (выносом) материальных запасов устанавливаются организацией.

Списание материалов может осуществляться в следующих  случаях:

-   материалы пришли  в негодность по истечении  сроков хранения;

-   материалы морально  устарели;

-  при выявлении  недостач, хищений или порчи материалов, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств.

Подготовка необходимой  информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией  с участием материально ответственных лиц.

Комиссией осуществляются следующие функции:

-   непосредственный  осмотр материалов;

-   установление  причин непригодности к использованию  материалов (нарушение условий сроков  хранения, вследствие пожара, стихийных  бедствий и т.д.);

-   выявление лиц, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;

-   определение возможности  использования материалов на  другие цели, или их продажи;

-   составление акта  на списание материалов (акт составляется по каждому подразделению организации по материально ответственным лицам);

-   представление  акта на утверждение руководителю  организации или уполномоченному  им лицу;

-  проведение совместно  с экономическими службами организации  оценки рыночной стоимости материалов при понижении их физических свойств и определение стоимости отходов (утиля, лома и т.п.);

-   осуществление  контроля за утилизацией не  пригодных к дальнейшему использованию  материалов.

В акте на списание материалов указывается:

-  наименование списываемых  материалов и их отличительные  признаки; -количество;

-  фактическая себестоимость;

-  установленный срок  хранения;

-  дата (месяц, год)  поступления материалов;

-  причина списания;

-  информация о взыскании  материального ущерба с виновных лиц.

Списанные материалы, использование  которых возможно в хозяйственных  целях (материалы с пониженными  качественными характеристиками) или  подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т.п.), приходуются на склад (кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.

Списание материалов, передаваемых по договору дарения или  безвозмездно, осуществляется на основании  первичных документов на отпуск материалов (товарно-транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др.).

Документальное оформление и учет материалов в бухгалтерской  службе. Все первичные учетные  документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться  в бухгалтерскую службу в установленные организацией сроки.

Полученные со складов  первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления.

В случаях обнаружения  операций, не соответствующих законодательству РФ и правилам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру.

По недооформленным  документам принимаются меры к их дооформлению, либо такие документы  возвращаются соответствующим складам и подразделениям для надлежащего оформления.

После проверки первичные  документы таксируются (если таксировка ранее не была проведена), т.е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем  умножения количества материалов на учетную цену.

При обработке первичных учетных документов по учету материалов с помощью средств вычислительной техники таксировка может производиться на вычислительном центре или непосредственно на рабочем месте бухгалтера персональными средствами автоматизации учетных работ.

В первом случае склады и  подразделения организации могут  сразу передавать первичные учетные  документы для автоматизированной обработки непосредственно в  вычислительный центр, минуя бухгалтерскую  службу. В этом случае проверка первичных  учетных документов осуществляется работниками вычислительного центра, а бухгалтерская служба осуществляет последующий контроль.

В настоящее время  применяются различные варианты учета материалов в бухгалтерской  службе.

Так, аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) может вестись на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

Аналитический учет ведется  в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а  внутри них - в разрезе каждого  наименования (номенклатурного номера), групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Как правило, применяются  два варианта учета материалов с  использованием оборотных ведомостей:

1) в бухгалтерской  службе ведутся карточки количественно-суммового  учета материалов, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. В карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании первичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями.

Таким образом, в бухгалтерской  службе дублируется складской учет с той лишь разницей, что в бухгалтерской  службе ведется количественный и  суммовой учет, а на складах и  подразделениях - только количественный учет.

В этих карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и  остатки на начало следующего месяца.

Используя данные этих карточек, бухгалтерская служба ежемесячно составляет оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению. В оборотных ведомостях указываются:

-   номенклатурный  номер материала (в случае его  наличия);

-  наименование материала  с указанием отличительных признаков  (сорт, артикул, размер, марка и  т.д.);

-   единица измерения;

-   цена;

-   остаток на  начало месяца — количество и сумма;

-   приход за месяц  - количество и сумма;

-   расход за месяц  - количество и сумма;

-   остаток на  конец месяца - количество и сумма.

В каждой оборотной ведомости  выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению).

Группировка материалов по субсчетам и синтетическим  счетам бухгалтерского учета должна обеспечиваться системой кодирования  номенклатурных номеров материалов, которые должны содержать соответствующие отличительные признаки.

На основе указанных  оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в  которую переносятся итоги оборотных  ведомостей складов и подразделений  по группам, субсчетам, синтетическим  счетам, по складам и подразделениям в целом.

Отдельно учитывается  движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных  расходов.

Сводные оборотные ведомости  сверяются с данными синтетического учета материалов.

Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов и подразделений;

2) карточки аналитического  учета бухгалтерской службой  не ведутся. Все приходные и  расходные документы группируются  по номенклатурным номерам, по  ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

Оборотные ведомости  и сводные оборотные ведомости  составляются так же, как в первом варианте. Остатки в оборотных  ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

При использовании второго  варианта работа по учету материалов является менее трудоемкой, так как  в данном случае не требуется ведение  карточек аналитического учета. Несмотря на это обстоятельство, учет материалов с использованием оборотных ведомостей все равно требует больших затрат времени и труда.

Более целесообразным в  практике учета материалов считается  использование сальдового метода.

Сальдовый метод учета  материалов заключается в том, что  в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и синтетических счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, определяемом, как правило, исходя из учетных цен.

Отдельно учитываются  движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных  расходов.

Материально ответственные лица складов и подразделений ведут количественный учет материалов в карточках или книгах складского учета, а в некоторых случаях и суммовой учет. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу (подразделению), принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета и подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках (книгах). Одновременно проверяется правильность выведения остатков.

Количественные остатки  материалов на первое число каждого  месяца на основании выверенных карточек -(книг) складского учета по каждому  номенклатурному номеру переносятся  в сальдовую ведомость (сальдовую  книгу) сотрудником бухгалтерской  службы или заведующим складом.

По отдельным складам (кладовым, подразделениям) в качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков материалов, представляемых этими складами (кладовыми, подразделениями) вместе с первичными учетными документами.

Остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируются по каждому номенклатурному номеру.

Суммы остатков записываются в следующей графе сальдовой  ведомости. Затем выводятся суммовые итоги остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению) в целом.

Сальдовая ведомость  составляется по той же форме, что  и оборотная ведомость, за исключением  оборотов (прихода и расхода), и  хранится в бухгалтерской службе.

На основании сальдовых  ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость, в которую переносятся итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений (мест хранения) по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и по соответствующим складам, подразделениям (местам хранения) в целом.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.

В организации могут  применяться оба метода аналитического учета материалов, когда по одним  складам и подразделениям применяется  оборотный метод, а по другим - сальдовый.

Оборотный и сальдовый  методы учета применяются, как правило, при ведении учета вручную.

При автоматизированном учете материалов, т.е. обработке  первичных учетных документов с  использованием средств вычислительной техники, все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислительной техники. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах, для бухгалтерской службы и склада (подразделения).

Независимо от принятого  метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской  службе должен вестись синтетический  учет движения материалов в стоимостном  выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри них - по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.

Обобщение и группировка  информации о движении материалов осуществляется в ведомостях движения материалов (накопительных  ведомостях) ежемесячно, отдельно по каждому складу, подразделению, другим местам хранения материалов. Ведомости движения материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов. Указанные ве­домости могут вестись по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. Формы ведомостей движения материалов устанавливаются организацией самостоятельно. В указанных ведомостях подсчитываются (формируются) итоги оборотов за месяц (отчетный период) в разрезе групп материалов по субсчетам, синтетическим счетам по каждому складу (подразделению, месту хранения).