Организация учета производственных запасов в местах хранения и в Бухгалтерии организации

Ежемесячно должна составляться сводная ведомость движения материалов, в которую переносятся итоги  из ведомостей движения материалов по складам и подразделениям (местам хранения материалов).

В сводных ведомостях движения материалов приводятся также данные об остатках материальных ценностей на начало и конец месяца (отчетного периода) в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета.

Данные сводной ведомости  движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, т.е. с оборотными ведомостями и сальдовыми ведомостями (книгами).

Кроме сводной ведомости  движения материалов организация может  составлять ведомость распределения (ведомость расхода) материалов, в которой указываются корреспондирующие синтетические счета и субсчета учета расхода материалов в зависимости от направления их использования. Ведомость распределения материалов составляется в стоимостном выражении. Как правило, формирование указанной ведомости осуществляется производственной группой (отделом) бухгалтерской службы.

При бухгалтерском учете  материалов с использованием средств  вычислительной техники данные синтетического бухгалтерского учета, т.е. формирование показателей, отражающих движение материалов в целом по синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета, отражаются непосредственно в результате обработки первичных учетных документов (приемных актов, накладных, требований и т.п.). В этом случае накопительные ведомости по приходу и расходу материалов могут не составляться. Проверку складских помещений и емкостей для хранения материальных ценностей  рекомендуется проводить путем их осмотра в натуре в начале аудита МПЗ. Аудиторы устанавливают техническое состояние тех или иных помещений (наличие исправной крыши, стен, полов, остекленных и огражденных оконных проемов, наружных и внутренних засовов на дверях и воротах, оборудование стеллажными полками), необходимых весов, расчетных таблиц, мерной тары и других измерительных приборов, а также поддержание режима влажности, температуры и освещенности. Необходимо помнить, что материалы по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо-, сорторазмерам должны размещаться таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. В местах хранения каждого вида материала должны быть прикреплены ярлыки, на которых указывается наименование, номенклатурный номер, единица измерения и норма запаса. Для хранения, например,  запасных частей на складах применяют стеллажи, где на каждый вид отводится своя полка или ее часть; отдельные запасные части из-за своего веса, размера хранятся на полу; строительные материалы, пиломатериалы складывают в штабеля; для хранения сыпучих продуктов используют закрома, бункера, траншеи; нефтепродукты хранятся в резервуарах, бочках. Правильность показания весов и других измерительных приборов проверяют путем взвешивания или перевешивания заранее подготовленной партии ценностей, взвешивания гирь или измерения объема емкостей. Результаты такой проверки отражаются в промежуточном акте, который подписывает аудитор, материально-ответственное лицо и другие лица, принимавшие участие в этой проверке. Если выявлены расхождения в показании приборов, то аудитор требует письменное объяснение материально-ответственных лиц и устанавливает причины расхождений и последствия, к которым они могли привести или привели. На практике нередко имеют место случаи совершения хищений и потерь из-за плохо организованной охраны и противопожарной защиты складов. В связи с этим необходимо выяснить, установлены ли замки, сигнализация, освещение подступов к складам, сторожевая охрана, имеются ли в наличии и в исправном состоянии противопожарные средства, соблюдены ли сроки зарядки огнетушителей. Тщательной проверке подлежит состояние работы по приемке и отпуску материальных ценностей на складах, в кладовых и других местах их хранения. Для этого рекомендуется в процессе аудита провести фактический контроль приема и отпуска отдельных видов продуктов и материалов.

2.2.

 

2.3. Совершенствование учета производственных запасов в местах хранения и в бухгалтерии организации

В цехах, имеющих  кладовые, а также в подотчетных  службах и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные  лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета. При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц. Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену). Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которые записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета. При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов. Сальдовый метод учета материалов. Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складского сортового учета ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах. Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляются отчеты по формам государственного статистического наблюдения. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета. Сальдовый метод учета материалов является одним из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета. При использовании компьютеров все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются на машинах. Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением средств вычислительной техники можно осуществлять также посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражениях) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными. Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок. При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского учета и ведением складского хозяйства. В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метол аналитического учета материалов, сочетающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров и поиска ошибок при втором варианте. При комбинированном методе осуществляется постоянный контроль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-сличительные) ведомости. Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Экономика предприятия/ В.Я.  Хрипач, Г.З. Суша, Г.К. Оноприенко; Под ред. В.Я. Хрипача. - Мн.: Экономпресс. 2000. - 464с.

2. Грузинов В.П. и др. Экономика  предприятия: Учебник для вузов/  Под ред. проф. В.П. Грузинова. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. - 535с.

3. «Основные положения по составу  затрат, включаемых в себестоимость  продукции (работ, услуг)// НРПА РБ 12 сентября 2000г. №8/4116.

4. Фрунзе В. Классификация затрат  на производство// Экономика. Финансы.  Управление. 2002. №2. с. 7-13.

5. Зайцев Н.Л. Экономика промышленного  предприятия. Практикум: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 224с.

6. Лесневская Н. Калькуляция:  виды и использование в управлении// Консультант бухгалтера. - 2000. - №10. - С. 62-67

7. Сергеев И.В. Экономика предприятия:  Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 304с.

8. Экономика фирмы: Учебник для вузов/ Под ред. проф. В.Я. Горфинкеля, проф. В.А. Швандара. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 461с.

9. Экономика предприятия: Учеб. пособие/ Л.Н. Нехорошева, Н.Б. Антонова, М.А. Зайцева и др.; Под общ.  ред. Л.Н. Нехорошевой. - Мн.: Выш.  шк., 2003. - 383с.

10. Экономика фирмы: Учеб. пособие/ Т.В. Муравьева, Н.В. Зиньковская, Н.А. Волкова, Г.Н. Лиференко; Под ред. Т.В. Муравьевой. - М.: Мастерство, 2002. - 400с.

11. Управление затратами на предприятии:  Учеб. пособие. 2-е изд., перераб. и  доп. - В.Г. Лебедев, Т.Г. Дроздова, В.П. Кустарев, А.Н. Асаул, И.Б. Осорьева; Под общ. ред. Г.А. Краюхина. - СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2003, - 256с.

12. Гончаров В.В. Руководство  для высшего управленческого  персонала в 3-х томах. Том. 2. - М.: МНИИПУ, 2002. - 784с.

13. Ермолович Л.Л., Сивчик Л.Г., Толкач Г.В., Щитникова И.В. Экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учеб.-практ. пособие./ Под общ. ред. Л.Л. Ермолович. - Мн.: БГЭУ, 2000. - 580с.

14. Русель А.Л. Анализ затрат  на практике.// Экономика. Финансы. Управление. - 2003. - №7. - С. 95-101.

15. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной  деятельности предприятия. Табурчак  П.П., Викуленко А.Е., Овчинникова  Л.А. и др.: Учеб. пособие для  вузов/ Под ред. П.П. Табурчака,  В.М. Тумина и М.С. Сапрыкина. - Ростов н/Д: Феникс, 2002. - 352с.

16. . Стражева Н.С., Стражев А.В.  Бухгалтерский учет: Учеб.-метод  пособ. - Мн.: Книжный дом, 2002.

17. Анализ хозяйственной деятельности  предприятия / Под общ. ред.  Л.Л. Ермолович. - Мн.: Интерпрессервис, 2001.

18. Экономика предприятия: Учебное  пособие. В 4 ч. 1. Ресурсы предприятия  / Под общ. ред. А.И. Ильина. - Бобруйск: БФ БГЭУ, 2000.

19. Ладутько Н.И. Учет, контроль  и анализ материальных ресурсов. - Мн.: ИНФРА-М, 1999.

20. Мартынов Н.В. Основы организации  бухгалтерского учёта и аудита. Мн.: БГЭУ, 2003 - 324 с.

21. Булавина Л.Н. Бухгалтерский  учет и аудит материально-производственных  запасов: Учеб. пособ. для вузов  по эконом. спец. - М.: финансы и  статистика, 2001. - 143 с.

22. Пошерстник Е.Б., Мейксин М.С.  Бухгалтерский учет в строительстве, долгосрочные инвестиции и источники финансирования. - СПб.: Изд. Торговый дом «Герда», 1998. - 475 с.

23. Отраслевое приложение к журналу  «Главный бухгалтер» «Строительство», 2003, №2 Шелег Т. стр 35. «Контроль  за использованием материалов в строительстве»

24. .Бухгалтерский учет в строительстве:  Учеб. пособ. / Под общ. ред. Дробышевского  Н.П. - Мн.: БГЭУ, 1999. - 276 с.

25. Кашевская Р.А. Новые правила  аудиторской деятельности // Право  Беларуси - 2003, №38 - с. 50-54.

26. Фалейчик В. Комментарии к Закону “Об аудиторской деятельности” // Финансы, учёт, аудит - 2003, №2 - с. 57.

27. Белый И.Н., Сушкевич А.Н. Организация  бухгалтерского учёта и внутреннего  аудита на предприятии и в  организациях. Мн.: Экаунт, 1996 - 74 с.

28. Тарловская И.Н. Учет затрат на производство и контроль за формированием себестоимости строительства монтажных работ. Дис. экон. наук. - Мн.: БГЭУ, 1997. - 121 с.

29. Хмельницкий В.А. Ревизия и  аудит. Мн.: НО ООО БИП-С, 2003 - 212 с.

30. Шахбазова И.Т. Бухгалтерский учёт и аудит. Мн.: Тетрасистемс, 2002 - 256 с.

31. Кореневский В.С. Совершенствование  отчетности в Республике Беларусь  на основе западного опыта  // Бухгалтерский учет и анализ. - 2002. - № 9. - С. 28-33.

атериальных ресурсов на производство продукции. 28-33.

32. План счетов бухгалтерского  учета финансово-хозяйственной деятельности  предприятий.

33. Пупко Г.М. Аудит и ревизия.  Мн.: Кн. дом, 2004 - 429 с.

34. Бухгалтерский учет в строительстве:  Учеб.-практическое пособие/ Н.  П. Дробышевский. -Мн.: ООО «ФУА-информ».-2004-648с.

30.Анализ хозяйственной деятельности  в промышленности: Учебник / Н.А.  Русак, В. И. Стражев, О.Ф.  Мигун и др.; Под общ. Ред.  В. И. Стражева.- Мн.: Выш. Шк., 1998. - 398с.

31. Бухгалтерский учет в торговле: Учебник / Под общ ред. Кожарского В.В. - Мн.: «Экоперспектива», 1999г.

32. Бухгалтерский учет: Учебное  пособие. - Мн.: Амалфея, 2003г.

33. Анализ хозяйственной деятельности  в промышленности / Под общ. ред.  Стражева В.И. - Мн.: Высшая школа, 1998.

34. Лабынцев Н.Т., Ковалёва О.В.  Аудит: теория и практика. М.: Приор, 2000 - 205 с.

35. Мартынов Н.В. Основы организации  бухгалтерского учёта и аудита. Мн.: БГЭУ, 2003 - 324 с.

36. Основы аудита: Уч. пос. / Под ред.  Я.В. Соколова. М.: Бух.уч., 2000 - 453 с.

37. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятий АПК. Мн.: Новое знание, 2003 - 696 с.