Основа учета расчетов с подотчетными лицами

Введение.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций. Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами  являются:

1.  своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы;

2.  документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;    

3.  контроль за экономным  и рациональным использованием  денежных средств на  хозяйственно- операционные цели.           

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, так как эта тема явление довольно-таки редкое и поэтому одной из целей этой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Основа Учета расчетов с подотчетными лицами.

Чтобы избежать обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно назвать подотчетными лицами, а что подотчетными суммами.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам .Порядок выдачи денег под отчет ,размер авансов и сроки на которые они могут быть выданы ,установлены правилами ведения кассовых операций .

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Максимальный размер суточных не ограничен: нижним пределом является норма, установленная для бюджетных организаций (100 рублей).Конкретный размер суточных устанавливается в трудовом договоре либо внутренним положением о командировке или приказом руководителя. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке ,включая выходные дни и время в пути.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие

Под отчет наличные сумму денежных средств на предстоящие операционные ,административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Законодательные и нормативные документы, регулирующие учет и аудит расчетов с подотчетными лицами:

1. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "О бухгалтерском учете" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2014)

2. Гражданский кодекс Российской  Федерации.

3. Трудовой кодекс РФ от 21.12.2001г. Введен в действие с01.02.2002г.

4. Налоговый кодекс РФ части I и II  главы 21 «Налог на добавленную стоимость», гл.23 «Налог на доходы физических лиц», гл.25 « Налог на прибыль», утвержденные законом №117-ФЗ.

5. Федеральный Закон об аудиторской деятельности № 119 ФЗ.

6. Стандарты по аудиторской деятельности.

7. План счетов и инструкция по применению плана- счетов.

8. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации

2.Учет расчетов  с подотчетными лицами.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерацией выдача наличных денег под отчет производится из касс организации. При временном отсутствии у организации кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организации или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному под отчет лицу суммам.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы. С 1января 2002года введена в действие форма авансового отчета №АО-1,утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1августа 2001года №55.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу организации не позднее 3 дней по истечению срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». 

 Таблица 1- Расчеты с  подотчетными лицами

Увеличение задолженности подотчетных лиц	Корреспондирующий счет	Уменьшение задолженности	Корреспондирующий счет
Сальдо-сумма долга подотчетных лиц на начало периода.	-	Сальдо-сумма долга подотчетным лицам  на начало периода	-
Выданы денежные средства на хозяйственные нужды ,командировочные расходы ,в возмещение перерасходов подотчетных сумм.	50	Приобретены материальные ценности за счет подотчетных сумм	07,08,10 41
Перечислены денежные средства по месту нахождения подотчетного лица.	51,52	Использованы подотчетные суммы: На производственные цели	20,23,25,26,28,44
Выданы денежные документы под отчет	50-3	На отгрузку и продажу готовой продукции	44
Положительная курсовая разница по подотчетным суммам	91	НДС по приобретенным материальным ценностям, работам и услугам в установленных законом случаях	19
		Возврат не использованных подотчетных сумм: - В кассу - Удержание из заработной платы	50   70
		Отрицательная курсовая разница по подотчетным суммам	91
		Списание подотчетных сумм в случаи их невозврата	94
Сальдо-сумма долга подотчетных лиц на конец периода	-	Сальдо-сумма долга подотчетным лицам  на конец периода	-

 

Организации выдают наличные деньги подотчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями организации.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавлемаемых организацией. Нормы на командировочные расходы для целей исчисления налога на прибыль регламентируются постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002г, № 93.Данным постановлением установлены нормы по оплате суточных 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются  в издержки производства в фактически произведенном размере. В законе о налоге на доходы физических лиц установлено, что  не облагаются данным налогом суточные в пределах норм, установленных законодательно. В настоящее время такие нормы  законодательно не установлены, и поэтому с превышения суточных не надо начислять налог на доходы физических лиц. Такое решение было принято  Высшим арбитражным судом РФ 26 января 1995г.№16141/04.

НДС по расходам на проезд включается в состав налоговых вычетов в случае его выделения в проездном билете. В настоящее время в проездных билетах( железнодорожных и авиа) НДС не выделяется, и включаться в состав налоговых вычетов не может, поэтому полная стоимость билетов, включающая в себя и НДС, отражается в издержках производства. НДС по расходам на наем жилого помещения включается в состав налоговых вычетов следующим образом: при наличии счета фактуры, выставленного на организацию, в котором выделен НДС; при наличии квитанции гостиницы(бланк строгой отчетности по форме №3 Г)в которой выделена сумма НДС.

Рассмотрим пример отражения операции по командировочным расходам на счетах бухгалтерского учета.             

При заграничных командировках работников организации выполняются следующие правила.

Затраты в иностранной валюте на заграничные командировки учитываются аналогично затратам  по  командировкам на территории Российской Федерации. Для целей исчисления  налога на прибыль постановлением Правительства от 8 февраля 2002г. №93 по заграничным командировкам установлены нормы по суточным. Нормы  установлены  по каждой стране в долларах США.

Работникам, направляемым в служебную командировку за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. Суточные выплачиваются при проезде по территории РФ, включая день пересечения границы при въезде в РФ,в российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ,и за время пребывания на иностранной территории-в иностранной валюте.

При направлении  работника в загранкомандировку в две и более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100%  по нормам и в валюте той страны, куда направляется командированный.

Организация вправе без ограничений и специальных разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов.

Для получения иностранной валюты с валютного счета организация до убытия работников в зарубежную командировку представляет в банк заявление, в котором указывает номера и даты приказов по организации о командировании работников за границу. Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации.

Расходы на заграничные командировки  возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов(счета, квитанции, проездные билеты).

При возвращении из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в кассу организации в валюте или рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией  работнику в рублях  или  валюте, полученных путем  перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Командировочные расходы выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции.[3]

На счете 71 задолженность подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБРФ на день выдачи; отчет подотчетного  лица и возврат  неиспользованных сумм- по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета. Таким образом на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».[2]

Рассмотрим пример отражения операций по зарубежной командировке на счетах бухгалтерского учета. Заместителю руководителя организации Смирнову И.И. в соответствии с приказом по организации  по расходному кассовому ордеру № 54 от 15.03.ХХг. выдан аванс в сумме 2280 евро на командировочные расходы в ФРГ для проведения переговоров о закупке импортного оборудования (курс евро на день выдачи -26 руб.,курс доллара США-25 руб. Срок командировки 5 дней. Задолженности по подотчетным суммам у Смирнова И.И. нет. Для обоснования командировки Смирнова И.И.имеются следующие документы:

Приглашение немецкой фирмы»Симпсон и К» для проведения переговоров в Берлине  в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона.

2) приказ руководителя  организации № 8 от  12.05.ХХг. о направлении  в командировку Смирнова И.И. в Берлин в фирму «Симпсон и К « для проведения переговоров сроком на 5 дней.

3)плановая смета командировочных  расходов Смирнова И.И.

Авиабилет (туда-обратно) авиакомпания Люфтганза -600 евро.                                    Гостиница  (5 дней х260 евро)-1300 евро,                                                                          суточные (по норме 5 дней х58 долл.США х25 руб.\дол./26 руб.\евро)-280 евро; оформление визы 100 евро.                                                                                ИТОГО : 2280 евро.

Смирновым И.И. представлен в бухгалтерию авансовый отчет №7 от 22.05.ХХ об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1)авиабилеты компании  Люфтганза-800евро.                                                                   2) счет гостиницы – 1400 евро,                                                                                                      3)квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы-100 евро,     4)распоряжение руководителя об оплате суточных по норме  (5 дней х58 дол.США х 25 руб.\долл.\27 руб./евро.                                                                      ИТОГО: 2569 евро                                                                                                                           Курс евро на дату  утверждения авансового отчета 22.05.ХХ-27 руб/евро;курс доллара США-25 руб/долл.;                                                                                               5)отчет о работе проделанной Смирновым И.И. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке импортного оборудования ;                                                                                                                 6) загранпаспорт Смирнова И.И. с отметками заграничных постов.

По расходному кассовому ордеру №74 от 22.05.ХХг. Смирнову И.И.выдан перерасход подотчетных сумм рублями по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.[4]

1.Составим расчет командировочных расходов Смирнова И.И. по следующей форме ( Расчет расходов по норме необходим для целей налогообложения) :

Таблица 5- Расчет командировочных расходов

Расходы	По норме		Сверх нормы		Итого
	евро	рубли	евро	Руб.	евро	Руб.
Проезд Жилье Суточные Прочие расходы	-     -    269        -	-      - 7263         -	-       -       -     -	-       -       -       -	800 1400 269 100	21600 37800 7263 2700
Итого	-	-	-	-	2569	69363