Основные принципы управления ресурсами

Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют тщательной проработки. Приведем ряд основных понятий логической последовательности.

Среда, влияющая на закупки, — сочетание внутренних и внешних сил как по отдельности, так и во взаимодействии друг с другом, которое способствует или препятствует достижению цели закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, экономическими, технологическими или организационными обстоятельствами.

Стратегия закупок по проекту — система методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта.

Взаимосвязь закупок (обеспечения) по проекту со структурой работ по контрактам и стадиям проекта — формализованная структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов.

Планирование закупок по контракту — процесс, в результате которого формируется документация по закупкам, устанавливающая принципы деятельности по закупкам (обеспечению проекта), детализирующая процесс закупок по времени, затратам, исполнителям, поставщикам, контрактам, стадиям проекта и видам ресурсов.

Предварительная оценка возможностей закупок — оценка опыта, производственных показателей (в ретроспективе), возможностей, ресурсов и текущей загруженности работой потенциальных поставщиков.

Выбор источников закупок — процесс выбора организации и /или

индивидов, чьи ресурсы, надежность и производственные показатели, как

предполагается, должны обеспечить достижение целей закупок.

Оценка источников закупок — общее изучение возможных поставщиков для отправки им запроса о предложениях либо для начала переговоров с ними с целью заключения контракта.

Проверка (оценка) поставщиков для закупок по проекту — квалификационные проверки соответствия конкретных поставщиков целям проекта на стадии переговоров на контрактной фазе проекта.

Рассмотрение технической компетентности поставщиков на этапе закупок (обеспечения проекта) — оценка соответствия поставщиков и их продукции (материалов, услуг) техническим требованиям проекта.

Переговоры по закупкам поставкам — этап проекта, включающий оценки поставщиков, обсуждения условий поставок, проекты контрактов по поставкам. Часть системы поддержки процессов закупок.

Рассмотрение стоимости закупок — рассмотрение заказчиком подхода к цене, его реалистичности и разумности, прогнозирование влияния экономических факторов на затраты и риски в отношении стоимости проекта.

Оценка выполнения закупок по проекту — система слежения, оценок процессов закупок (обеспечения) по фазам проекта для ведения статистики и базы информации с целью применения в других проектах[5].

Приведем основополагающие принципы и понятия, необходимые по контексту управления ресурсами. На стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплексов работ и потребляемых ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту является основой формирования во времени потребностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, планирования поставок ресурсов, а также основой распределения уже закупленных ресурсов по работам проекта.

Как основная составляющая управления проектами ресурсное планирование включает ряд составляющих, в том числе:

- разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов,

- направленных на достижение целей проекта;

-разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;

- контроль за ходом работ — сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработку корректирующих воздействий.

Ресурсы выступают как обеспечивающие компоненты работ по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах, рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания сбалансировать соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.

Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта:

- ресурсное планирование при ограничении по времени;

- планирование при ограниченных ресурсах.

Первый подход — ресурсное планирование при ограничении по времени, предполагающей фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.

Второй подход — планирование при ограниченных ресурсах, – предполагающий, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.

В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами — к организации закупок и поставок ресурсов.

На рис. 3 показано место закупок и поставок в жизненном цикле проекта.

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта — обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части:

1) закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;

2) поставки на место производства работ.

На рис. 4  приведена структура системы распределения ресурсов по работам проекта.

Структура этапов материально-технического обеспечения проектов укрупненно сводится к следующим шагам:

- подготовки спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;

-   планировании и организации процесса закупок;

- изучения возможных источников закупки ресурсов и переговоров с возможными поставщиками;

-   предварительного отбора участников торгов;

-   подготовки документов для торгов;

- проведения торгов и принятия решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги;

-   размещения заказа, включая переговоры о поставках;

-  контроля за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений;

-   разрешения конфликтов;

-   взаиморасчетов;

- найма на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов;

-   планирования поставок;

-   организации бухгалтерского учета;

-   доставки, приемки и хранения товара;

-   учета и контроля доставки.

Последние 4 позиции на Западе принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные же работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как закупки осуществляет заказчик, а поставки — подрядчик.

Различают следующие организационные формы закупок:

1) прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;

2) посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т.е. лицом, которое способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами;

3) биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю непосредственно от своего имени и за свой счет или от имени клиента за его счет, или от своего имени за счет клиента, или от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические, физические лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.

Защита нарушенных или оспариваемых прав и интересов предприятия и предпринимателей при осуществлении закупок осуществляется арбитражными судами (как правило) и общими судами (в некоторых случаях).

Вопросы управления закупками и поставками взаимоувязаны с вопросами управления запасами ресурсов. После решения вопросов, что нужно купить, следует решить – сколько нужно приобрести, т.е. определяется, какой объем каждого ресурса необходимо иметь в виде определенного запаса с целью:

- минимизации риска приостановки производственного процесса в связи с нехваткой ресурса для производства работ;

- обеспечения ритмичного производства между моментами поставок ресурса.

Задача определения регламента и объемов поставок и запасов относится к классу оптимизационных задач управления ресурсами. В качестве целевой функции в управлении запасами выступают суммарные затраты на содержание запасов, на складские операции, потери от порчи при хранении и пр.

Под управлением запасами понимается контроль за состоянием запасов и принятие решений, нацеленных на экономию времени и средств за счет минимизации затрат по содержанию необходимых запасов, необходимых для эффективной реализации проекта.

Управление запасами осложняется постоянно меняющейся обстановкой, в которой осуществляется планирование закупок, поставок и формирование запасов ресурсов. Цель системы управления запасами – бесперебойное обеспечение процессов выполнения работ по проекту в установленные сроки и с запланированным качеством при минимально возможных затратах на содержание запасов.

Целесообразное и эффективное управление запасами позволяет:

-   уменьшить производственные потери из-за дефицита материалов;

- свести к минимуму излишки запасов ресурсов, которые по сути замораживают денежные средства;

-   снизить риск перебоев в запланированном ходе работ по проекту;

-   снизить затраты на хранение товарно-материальных запасов.

Система управления запасами решает следующие основные задачи:

1) контроль и учет уровня запасов;

2) определение размера резервного запаса для каждого ресурса, зависящего от необходимости непрерывного обеспечения работ проекта;

3) расчет оптимального размера заказа ресурса;

4) определение интервала времени между заказами.

Контроль уровня запасов ведется по всем группам ресурсов и состоит в учете наличия ресурсов и отслеживания момента, когда следует осуществить заказ очередной партии ресурсов.

Одним из наиболее известных методов контроля уровня запасов является АВС-метод – способ учета и контроля за состоянием запасов заключающийся в разбиении номенклатуры ресурсов на три подмножества – А, В и С. Метод АВС-контроля товарно-материальных запасов базируется на разделении запасов сырья и материалов на три категории по степени важности отдельных видов ресурсов в зависимости от их удельной стоимости[6].

К категории А относится ограниченное количество наиболее ценных видов ресурсов, которые требуют постоянного подробного учета и контроля (возможно, ежедневного). Для этих ресурсов обязателен расчет оптимального размера заказа.

К категории В относятся те виды товарно-материальных запасов, которые в меньшей степени важны для проекта и которые оцениваются и проверяются при ежемесячной инвентаризации. Для этой категории ресурсов, как и для категории А, приемлемы методики определения оптимального размера заказа.

К категории С относится широкий ассортимент оставшихся малоценных видов ресурсов, закупаемых обычно в большом количестве.

Из АВС-метода вытекает, в частности, правило 20/80. Установлено, что в большинстве случаев 75% стоимости запасов охватывает около 10 % наименований номенклатуры ресурсов (подмножество А), 20 % стоимости – соответственно 25% наименований (подмножество В), 5 % стоимости – 65 % наименований (подмножество С). Во многих случаях оказывается, что 20 % наиболее потребляемых ресурсов составляют около 80 % стоимости запасов.

Наиболее распространенным инструментом в управлении запасами, направленным на минимизацию суммарных затрат, традиционно признается модель оптимального размера заказа.

Затраты, связанные с запасами, можно разделить на три части.

А Стоимость товара.

Б Организационные издержки. Это расходы, связанные с оформлением товара, его доставкой, разгрузкой и т.д.

В Издержки на хранение товара. Это затраты на аренду склада, амортизацию в процессе хранения и т.д.

Рассмотрим основные величины и предположения относительно них, принятые в рамках основной модели. Мы будем в основном использовать в качестве единицы измерения денежных средств условные единицы (УЕ), это могут быть гривны, доллары и т.д.; в качестве единицы измерения времени – год, хотя можно было бы взять месяц, квартал и т.п.

Цена единицы товара – с УЕ. Цена постоянна, рассматривается один вид товара.

Интенсивность спроса – d единиц товара в год. Будем считать, что спрос постоянный и непрерывный.

Организационные издержки – s УЕ за одну партию товара. Будем считать, что организационные издержки не зависят от размера поставки, т.е. от количества единиц товара в одной партии.