Отчет по практике в ОАО АКБ "РОСБАНК"

 

                                     2.3. Организация первичного учета

В соответствии с требованиями организации сплошного и непрерывного бухгалтерского учета в банке все операции подлежат своевременной регистрации в первичных учетных  документах без каких-либо пропусков или изъятий.

Первичные учетные документы (далее первичные документы) — это документы, составленные в момент или непосредственно после завершения банковских или хозяйственных операций, являющиеся первым свидетельством их совершения.

В работе банка используются разнообразные формы первичных документов. В классификаторе выделен специальный раздел "Унифицированная система банковской документации", в котором представлены унифицированные формы банковских документов, имеющие в семизначном кодовом обозначении формы первые две цифры 04. Например, платежное требование и платежное поручение старой формы имеют кодовое обозначение 0401001 и 0401002 соответственно. Новые формы платежных документов начали действовать с 01.01.98 г., что повлекло изменение и кодовых обозначений. Платежное поручение новой формы получило код 0401060, а платежное требование 0401061. В дальнейшем вид этих форм уточнялся без изменения их кодового обозначения.  В настоящее время действуют формы, описанные в положении ЦБ РФ от 03 октября 2002 г. № 2-П "Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации" с последующими изменениями и дополнениями.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Формы первичных документов, применяемых для оформления операций, по которым не предусмотрены типовые формы, могут разрабатываться банком самостоятельно и обязательно должны найти отражение в его учетной политике.

Несмотря на разнообразие форм первичных документов, они должны удовлетворять ряду общих требований, одно из которых — реквизитный состав этих документов. В Федеральном законе "О бухгалтерском учете" приводится следующий перечень обязательных реквизитов, который надо предусматривать при самостоятельной разработке банком форм первичных документов: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, должны обеспечить своевременное и качественное их оформление, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. Этот момент также отражен в упомянутом законе. Отсюда следует, что наличие в АБС только электронных первичных документов, не имеющих подписи, не обеспечивает этого требования закона. Следовательно, электронные первичные документы должны быть распечатаны и заверены необходимыми подписями. В связи с тем, что электронная цифровая подпись (ЭЦП) в настоящее время получила юридическую силу, в АБС можно хранить электронные первичные документы без их распечатки при наличии у каждого из них такой подписи. Однако, в соответствии с тем же Законом банк обязан изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

В процессе оформления первичных документов в них может быть внесена ошибочная запись. Исправления ошибок в уже оформленном первичном документе допускаются с согласия участников хозяйственной операции. На бумажном носителе они подтверждаются подписями тех лиц, которые создавали документ. Исправления в оформленные первичные документы в электронном виде должны также фиксироваться с сохранением копии исправленного документа и данных о лице, внесшем исправления.  Все сделанные исправления должны сопровождаться указанием даты их внесения. Однако, как указывается в законе о бухгалтерском учете, исправления не допускаются в кассовых и банковских документах. Имеются в виду платежные банковские документы.

Первичный учет в банке представляет собой систему, обеспечивающую сбор и регистрацию в первичных документах информации о банковских или хозяйственных операциях. В такой системе прорабатываются методы и технология проведения первичного учета, определяется набор первичных документов, количество экземпляров, порядок их заполнения и движения, т. е. документооборот. Использование АБС позволяет автоматизировать этот процесс, но даже при полной автоматизации всех операций первичного учета в банке всегда существует вероятность поступления в банк клиентских документов и документов других кредитных учреждений на бумажном носителе, что потребует для последующего учетного процесса ввода информации с этого документа в компьютер с клавиатуры. Как уже отмечалось, имеется опыт автоматизации ввода информации с документа на обычном бумажном носителе, например, с помощью сканера. Такой программный комплекс разработан, например, российской фирмой Cognitive Technologies. Он называется Cognitive Forms и предназначен для безклавиатурного ввода печатной и рукописной информации в компьютерные базы данных. Информация может вводиться в компьютер со стандартных форм документов, таких, как платежные поручения.

При вводе в АБС внешних первичных документов возможны следующие решения по организации ввода: ввод проводок по первичному документу; ввод первичного документа по сокращенной форме; ввод полной формы первичного документа; ввод пачки первичных документов.

Ввод проводок по первичному документу предусматривает набор на клавиатуре компьютера минимального объема информации, необходимого для организации дальнейших учетных операций. Непосредственное оформление проводки на компьютере позволяет распечатать мемориальный ордер.

Мемориальный ордер — бухгалтерский документ, указывающий на необходимость записи суммы по операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Составление мемориальных ордеров характерно для мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета, используемой в банковской практике. Применение компьютерной техники модернизировало эту форму учета, сохранив мемориальный ордер, как основной документ, оформляющий проводку по счетам. Порядок работы с мемориальными ордерами изложен в указании ЦБ РФ от 29 декабря 2008 г. № 2161-У "О порядке составления и оформления мемориального ордера". Пример формы мемориального ордера показан на рис. 1.

К распечатанным и оформленным подписями мемориальным ордерам прикладываются первичные документы. Мемориальные ордера вместе с соответствующими им первичными документами, подтверждающие совершение операций банком за данный день, составляют документы дня.

Проводка может быть введена в базу данных АБС путем непосредственного заполнения на экране мемориального ордера. При этом по введенной проводке нельзя полностью восстановить содержание первичного документа, так как в компьютер введены только связанные с этой проводкой реквизиты. При необходимости хранения в АБС полного содержания первичного документа должен быть обеспечен ввод всех реквизитов этого документа. Технология работы "от документа" является более прогрессивной и используется в АБС старшего поколения. При этом экранная форма может значительно отличаться от формы самого первичного документа: она может быть сокращена и упрощена. Такое отличие, как правило, связано с достижением простоты ввода. Но полный набор введенных реквизитов позволит получить печатную копию этого документа.

 

Рис. 1. Пример формы мемориального ордера

 

В том случае, если удается разместить на экране точную форму первичного документа, т.е. соблюдается идентичность состава реквизитов и самой формы первичного документа, то обеспечивается простота восприятия документа при вводе.

Внутренние банковские документы формируются непосредственно на компьютере. При этом для внутренних документов характерна та же возможность их формирования, как и для внешних.

С целью ужесточения контроля движения первичных документов и правильности отражения их содержания в учете могут составляться сводные учетные документы. Каждый сводный учетный документ формируется на основании группы первичных документов. При этом могут быть использованы возможности компьютерной техники для автоматизации его получения. Например, сводное платежное поручение, сопровождающее группу платежных поручений, передаваемых банком в расчетно-кассовый центр (РКЦ), может быть составлено на компьютере автоматически путем обработки находящихся в его памяти и подготовленных к отправке платежных поручений.

 

                                  2.4. Аналитический и синтетический учет

Счета в банковском бухгалтерском учете образуют некоторую иерархию, в которой можно выделить два уровня:

·        счета аналитического учета,

·        счета синтетического учета.

Счета аналитического учета — это счета, на которых ведется аналитический учет с целью конкретизации показателей сложного синтетического счета. Счета, на которых ведется синтетический учет, являются счетами синтетического учета. Перечень счетов синтетического учета составляет план счетов, в котором они имеют свой номер.

Помимо выделения этих уровней иерархии счета можно классифицировать и по другим признакам.

Например, по отношению к формируемому в банке балансу счета можно подразделить на две группы:

·        балансовые,

·        внебалансовые.

Сальдо по балансовым счетам участвуют в формировании балансов банка. При занесении оборотов по этим счетам всегда используют метод двойной записи. Для каждой проводки по счетам сумма, записанная по дебету одних счетов, должна быть равна сумме, записанной по кредиту других счетов.

По внебалансовым счетам старого плана счетов каждая запись делалась по одному счету в позиции прихода или расхода. В "Правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации", утвержденных Приказом Банка России от 18 июня 1997 г. № 02-263 и в Плане счетов, введенном в действие с 1 января 1998 г., предусмотрена двойная запись и по внебалансовым счетам.

Центральный банк РФ 25 июля 1996 г. Приказом № 02-259 утвердил "Правила ведения учета депозитарных операций кредитных организаций в Российской Федерации". В соответствии с этими документами в банках появляется еще одна разновидность счетов — счета депо. На них организуется учет депозитарных операций с эмиссионными ценными бумагами. При записи операций по этим счетам также соблюдается метод двойной записи.

В последующем появились еще две группы счетов: счета доверительного управления и срочные сделки. Первая группа счетов появилась в связи с утверждением Приказом ЦБ РФ от 2 июля 1997 г. № 02-287 Инструкции "О порядке осуществления операций доверительного управления и бухгалтерском учете этих операций кредитными организациями Российской Федерации", а вторая группа счетов связана с определением порядка учета срочных сделок и вынесением их на внебалансовые счета в соответствии с Положением № 55, принятым ЦБ РФ 21 марта 1997 г. "О порядке ведения бухгалтерского учета сделок покупки-продажи иностранной валюты, драгоценных металлов и ценных бумаг в кредитных организациях". В связи с принятием Положения ЦБ РФ № 302-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации"[38], Положение № 55 утратило силу. В новом плане счетов рассматриваемые счета были выделены в специальную главу — "Срочные сделки".

Среди балансовых счетов можно выделить:

·         счета первого порядка;

·         счета второго порядка.

Счета первого порядка представляют собой группировку нескольких счетов второго порядка. Они занимают самый верхний уровень иерархии счетов. При этом счета первого и второго порядка, а также внебалансовые счета подразделяются в соответствии с разделами плана счетов. В основу построения разделов плана счетов положено их экономическое содержание.

По валюте, в которой совершаются те или иные операции и в которой ведется аналитический учет, можно выделять:

·        счета в валюте Российской Федерации (рублевые);

·        счета в иностранной валюте (валютные).

Ведение на счетах аналитического учета записей в иностранной валюте предполагает параллельное ведения тех же записей в валюте Российской Федерации. По синтетическим счетам записи делаются только в валюте Российской Федерации.

По назначению счета можно подразделить на следующие виды:

·        расчетные;

·        текущие;

·        бюджетные;

·         корреспондентские;

·        ссудные;

·        депозитные;

·        счета по вкладам (депозитам).

Расчетные счета — счета имеющих самостоятельный баланс юридических лиц, открываемый в учреждении банка и предназначенный для хранения денежных средств и проведения расчетов с другими юридическими и физическими лицами. Эти юридические лица не должны являться кредитными организациями. Такие счета открываются также индивидуальным предпринимателям или физическим лицам, занимающимся частной практикой, для совершения расчетов, связанных с предпринимательской деятельностью или частной практикой. Расчетные счета открываются и представительствам кредитных организаций, а также некоммерческим организациям для совершения расчетов в соответствии с их деятельностью.

Порядок открытия расчетных счетов в коммерческих банках первоначально был определен Инструкцией Госбанка СССР от 30 октября 1986 г. № 28 "О расчетных, текущих и бюджетных счетах, открываемых в учреждениях Госбанка СССР". Сейчас их открытие и ведение регламентируется Инструкцией ЦБ РФ от 14 сентября 2006 г. № 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".

Для открытия расчетного счета юридическому лицу, созданному в соответствии с законодательством Российской Федерации, в банк представляются:

·        свидетельство о государственной регистрации юридического лица;

·        учредительные документы юридического лица;

·        лицензии (разрешения);

·       карточка с образцами подписей и оттиска печати;

·        документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке, на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете;

·    документы, подтверждающие полномочия единоличного исполнительного органа юридического лица;