Порядок ведения и отражения в учете кассовых операций

Все приходные и расходные  ордера до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации кассовых ордеров ф.КО-3. Журнал открывают отдельно на приходные и расходные кассовые документы. В конце месяца в журнале подсчитывают  итоги поступления и расхода денег по кассе и сверяют с итогами кассовой книги для контроля  полноты  оприходования  и правильности списания.  Итоговые показатели журнала используют для контроля и использования  денежных средств по целевому назначению (Приложение Е).

 

 

2.2 Организация  синтетического и аналитического  учета кассовых операций

 

 

В связи с тем, что  на предприятии применяется упрощенная система ведения бухгалтерского учета, применение плана счетов не является обязательным для  предприятия. Однако, на предприятии с целью облегчения бухгалтерского, налогового и статистического учета информация о наличии и движении денежных средств в кассе отражается на активном счет 50 «Касса». На счете учитывается движение денежных средств в кассе предприятия в национальной валюте Республики Беларусь (таблица 2.1).

Таблица 2.1 - Журнал регистрации кассовых операций ОАО «Беларусьрезинотехника»

№ п/п	Хозяйственные операции	Сумма, руб.	Дебет	Кредит
1	2	3	4	5
1	Поступили наличные деньги от продажи  продукции, основных средств, прочих активов	160000	50	62,76 90,91
2	Поступили деньги в кассу со счетов в банках	150000	50	51, 55
3	Поступили наличные деньги в погашение  задолженности по материальному  ущербу, кредита	-	50	73
4	Поступили наличные деньги от квартиросъемщиков, по исполнительным листам, родителей  за содержание детей в ДДУ, в счет погашения претензий	-	50	76
5	Возвращены в кассу раннее выданные авансы, излишне выплаченные суммы  заработной платы	-	50	62,70,76
6	Возвращены в кассу неизрасходованные  подотчетные суммы	27000	50	71
7	Поступили штрафы	-	50	92
9	Поступили наличные деньги в счет доходов будущих периодов (арендная плата авансом, плата за коммунальные услуги и т.п.)	1800000	50	98
10	Внесена плата за санаторные путевки	-	50/1	50/2
11	Получены наличными кредиты  банков для выдачи работникам на индивидуальное жилищное строительство, приобретение квартир и т.п.	-	50	66,67
12	Поступили наличные деньги по целевому их использованию	-	50	86
13	Оплачены расходы по приобретению оборудования, требующего монтажа, материалов, объектов основных средств	-	07 08 10	50

Продолжение таблицы 2.1

14	Сданы из кассы деньги для зачисления на расчетный счет, для приобретения санаторных путевок	1800000	51 50/2	50/1
15	Оплачены наличными задолженность  поставщикам, бюджету, по отчислениям  в социальные фонды	- -	60 68,69	50
16	Выдана из кассы заработная плата	-	70	50
17	Выданы из кассы подотчетные  суммы, суммы по исполнительным листам, ссуда рабочим хозяйства	150000	71, 76 73	50
18	Оплачены из кассы некомпенсируемые расходы, связанные со стихийным  бедствием	-	99	50
20	Выданы из кассы суммы единовременной помощи работникам и другие выплаты за счет прибыли организации	-	99	50
21	Оплачены из кассы расходы, осуществленные за счет средств целевого назначения	-	86	50
22	Выдана материальная помощь работникам предприятия	-	84	50
23	Выдано пособие при рождении ребенка	-	69	50

 

Для учета кассовых операций, отражаемых на счете 50 «Касса» в  хозяйстве предназначен мемориал ордер  по счету 50 «Касса» (Приложение Ж). Записи в нем отражаются на основании  отчетов бухгалтера-кассира. В нем  фиксируют записи и обороты по кредиту счету 50 «Касса». Итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносят в главную книгу, а составляющие их суммы по дебетуемым счетам в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Выявленные излишки  наличных денег приходуются с  последующим перечислением их в доход предприятия:  - дебет счета 50 «Касса»,  кредит счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».

В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с  кассира и оформляются записью: - на сумму недостачи: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета50 «Касса»;

-на суммы, отнесенные  в начет кассиру: дебет счета  73 «Расчеты с персоналом по  прочим операциям», кредит счета  94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей».

- на суммы, внесенные  в погашение задолженности по недостаче: дебет счета 50 «Касса» (70 «Расчеты по оплате труда»), кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» [7, С.72].

Для аналитического учета  поступления денег в кассу  и их расходования на предприятии  ведется кассовая книга ф.КО-4 (Приложение И). Она заранее нумеруется, шнуруется и опечатывается печатью. На обратной стороне последней страницы кассовой книги указывается количество прошнурованных страниц, и запись заверяется подписями директора и зам. директора по финансовым вопросам.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах  через копировальную бумагу, второй экземпляр – отрывной  - служит отчетом кассира. Приходные и  расходные кассовые ордера тотчас после  получения или выдачи по ним денег  подписываются кассиром, с указанием дат, что исключает возможность повторного их использования с целью сокрытия фактов хищения денежных средств. Ежедневно, в конце рабочего дня, бухгалтер-кассир подсчитывает в кассовой книге, итоги оборотов приходов и  расходов и выводит остаток денег по кассе на следующий день.

Второй экземпляр отчета вместе с приходными и расходными кассовыми документами передается главному бухгалтеру.

Главный бухгалтер предприятия  обеспечивает контроль за соблюдением кассовой дисциплины. С этой целью он систематически анализирует записи  в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и проверяет:

- соблюдение установленного лимита остатка наличных денег в кассе и расходование кассовой выручки в пределах установленных норм;

- использование в банке наличных денег по целевому назначению;

- своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств.

 

 

2.3 Совершенствование учета кассовых операций на предприятии

 

 

 

Бухгалтерский учет отличает большая трудоемкость, сложность  и частота выполняемых расчетов, а также высокие требования, предъявляемые к правильности, точности и своевременности его ведения. Облегчить его ведение можно лишь с посредством автоматизации бухгалтерских задач:

- правильно произвести  арифметические расчеты;

- обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;

- осуществлять безошибочный  перенос данных из одной печатной  формы в другую;

- производить накопление  итогов и исчисление процентов  произвольной степени сложности;

- обращаться к данным  и отчетам за прошлые периоды;

- соблюдения законодательства  в учете;

- формировать бухгалтерскую  финансовую отчетность.

Учет денежных средств является трудоемким участком бухгалтерской работы. Этот участок работы должен обеспечить точность и своевременность поступления и расходования денежных средств; правильное отражение операций в регистрах бухгалтерского учета; выдачу причитающихся сумм на руки; составления отчетности.

В целях совершенствования  синтетического, аналитического и первичного учета предлагаем применить автоматизированную форму бухгалтерского учета – это важнейший этап совершенствования учета на предприятии. Она позволит ускорить процесс обработки информации, выйти на более высокий уровень организации бухгалтерского учета, поднять уровень организации рядового бухгалтера до уровня работника высокой квалификации. Эта форма имеет ряд преимуществ перед остальными, обеспечивает высокую скорость, надежность и всеобъемлющий сервис.

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

В условиях использования  ЭВМ необходимая информация о  движении денежных средств и состоянии расчетов обеспечивается путем составления мемориала-ордера - контрольной ведомости оборотов по синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов. Кроме того, выдаются мемориала-ордера аналитического учета по счетам денежных средств и расчетов, которые заменяют соответствующие учетные регистры. Мемориал-ордер применяется для контроля и выверки расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами и др. По данным мемориала-ордера заполняются отдельные статьи баланса предприятия [9, С.75].

Автоматизированная информационная система “Касса” предназначена  для автоматизации учета денежных средств в кассе предприятия. Запуск программы производится командным файлом akacca.bat. После этого необходимо указать пароль, для ограничения возможности несанкционарованного доступа к данным, их корректировки, изменению и удалению. Главное меню программы, состоит из следующих пунктов: конец работы с программой; заполнение ордеров; изменение ордеров; книга регистрации; кассовый отчет; мемориальный ордер; сводка по субсчет [9, С. 76].

Пункт “заполнение ордеров” состоит из подпунктов: выход из меню, ввод приходного ордера, ввод расходного ордера, платежная ведомость. Подпункт “выход из меню” позволяет выйти  в главное меню программы. Подпункт “ввод приходного ордера” предназначен для ввода в базу данных приходного кассового ордера. После запуска подпункта необходимо указать: номер приходного кассового ордера, дату, шифр учреждения, корреспондирующий счет, сумму, шифр целевого назначения (01- бюджетные, 02- внебюджетные), фамилию, имя, отчество лица от которого получены денежные средства, основание, приложение. Сумма прописью проставляется системой автоматически.  После ввода ордера появляется меню состоящее из следующих пунктов: выход в меню, ввод следующего ордера, печать ордера, удаление ордера, изменение ордера. Это меню позволяет ввести следующий ордер, напечатать, удалить или изменить введенный ордер, выйти из режима ввода ордеров.

Подпункт “ввод расходного ордера” предназначен для ввода в базу данных расходного кассового ордера. После запуска подпункта необходимо указать: номер расходного кассового ордера, дату, шифр учреждения, корреспондирующий счет, сумму, шифр целевого назначения (01- бюджетные, 02- внебюджетные), фамилию, имя, отчество лица которому выданы денежные средства, основание выдачи, приложение. Сумма прописью проставляется системой автоматически.  После ввода ордера появляется меню состоящее из следующих пунктов: выход в меню, ввод следующего ордера, печать ордера, удаление ордера, изменение ордера. Это меню позволяет ввести следующий ордер, напечатать, удалить или изменить введенный ордер, выйти из режима ввода ордеров.

Подпункт “платежная ведомость” предназначен для ввода  в базу данных платежной ведомости на выдачу денежных средств из кассы. После запуска подпункта необходимо указать: дату, номер ордера, код учреждения, фамилию, имя, отчество лица, сумму. Итоговую сумму система подсчитывает автоматически. После окончания ввода появляется меню состоящее из следующих пунктов: выход, лист вперед, лист назад, изменить, добавить, удалить, ввод новой платежки, печать. Это меню позволяет просмотреть платежную ведомость, изменить, удалить, продолжит ввод, напечатать на принтере, или выйти из режима ввода платежных ведомостей.

Пункт “изменение ордеров” предназначен для редактирования введенных  в базу данных ордеров. Он состоит  из подпунктов: выход в меню, изменение  приходных ордеров, изменение расходных  ордеров. Подпункт “выход в меню”  предназначен для возврата в главное меню программы. Подпункты “изменение ордеров” имеют дополнительные подпункты: выход в меню, изменение по № ордера, по дате, по счету, по сумме, по коду учреждения, по коду целевого назначения. Они позволяют найти ордер по заданному критерию и отредактировать.